Réunion hebdomadaire : définition, préparation et mise en place

13/12/2022
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réunion hebdomadaire
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En entreprise les outils managériaux participatifs sont la clé d’un management efficace et performant. 

Ainsi, véritable outil de management, la réunion hebdomadaire est un moyen de suivre les projets en cours tout en ayant une communication régulière avec vos collaborateurs.

Alors qu’est-ce qu’une réunion hebdomadaire ? Comment préparer cette réunion ? Zola, outil de gestion des compétences, vous explique et vous donne les 3 étapes pour conduire une réunion hebdomadaire.

Qu’est-ce qu’une réunion hebdomadaire ?

La réunion hebdomadaire c’est quoi ? 

La réunion hebdomadaire, également appelée point hebdomadaire, est un moment d’échange essentiel, une réunion lors de laquelle le manager fait un bilan, répartit les tâches à ses collaborateurs et définit les objectifs à atteindre. 

La réunion hebdomadaire en entreprise a pour objectif principal de partager les éléments clés de la semaine, et de faire le point sur la ou les semaines précédentes. 

Cet échange fait partie des rituels managériaux indispensables pour conserver une bonne communication au sein de l’équipe, et entre le manager et ses collaborateurs.

Comment préparer une réunion hebdomadaire ?

Pour bien préparer votre réunion hebdomadaire avec votre collaborateur, vous devez être attentif et maîtriser certains points. En effet, pour que cet échange se déroule bien, vous devez préparer et encadrer la réunion notamment grâce à trois éléments indispensables : 

  • La fréquence : vous pouvez définir la fréquence avec vos collaborateurs, celle qui vous semble être la plus pertinente. La réunion hebdomadaire peut être hebdomadaire comme son nom l’indique, ou bimensuelle par exemple, selon les besoins. 
  • La durée de la réunion : La durée d’une réunion hebdomadaire peut varier selon les sujets à aborder. Néanmoins, la plupart du temps, elle dure entre 30 et 45 minutes.
  • L’ordre du jour : veillez à informer vos collaborateurs de l’ordre du jour, cela vous permettra d’avoir une structure, d’avoir un document à remplir en amont de la réunion et donc de garder un cadre. C’est aussi de cette manière que vous allez d’autant plus impliquer vos équipes.

En ce qui concerne la mise en place et le déroulement, il n’y a pas de modèle réunion hebdomadaire fixe. Vous pouvez par exemple organiser une réunion hebdomadaire d’équipe dans une salle de réunion, ou autour d’un café.

En revanche, le point hebdomadaire individuel doit mettre en confiance le collaborateur et lui permettre de discuter librement, choisissez donc un endroit calme à l'abri des regards ! 

Les 3 étapes pour conduire une réunion hebdomadaire 

  1. Faire le bilan de la charge de travail des collaborateurs.

Tout d’abord, avant de rentrer dans le vif du sujet et d’aborder les sujets opérationnels, questionnez vos collaborateurs, demandez-leur comment ils se sentent et comment s’est passée leur semaine. L’atteinte des objectifs repose certes sur les compétences mais aussi sur la santé mentale des salariés. 

D’une part cela renforce votre lien avec vos collaborateurs, et d’autre part, cela vous permet d’être empathiques et compréhensifs.

Par la suite, demandez à vos collaborateurs ce qu’ils pensent de leur charge de travail. En est-il satisfait ? Est-il débordé ? A-t’il le temps de s’occuper de nouveaux projets ? 

  1. Faire le bilan sur les projets en cours et futurs.

Par la suite, il est nécessaire de faire le point sur l’avancement des projets en cours, et de détailler les éléments suivants : 

  • Le projet en détail
  • Un éventuel besoin d’accompagnement et d’aide 
  • Les prochaines étapes du projet 
  • Les problématiques rencontrées et les challenges 
  • La revue des objectifs 
  • Les priorités de la semaine et les deadlines à respecter.

N’hésitez pas à rappeler à vos collaborateurs que vous restez disponibles même en dehors des moments d’échanges comme les one to one, les réunions d’équipes ou les réunions trimestrielles pour qu’ils se sentent accompagnés. 

Pour vous aider et faciliter la mise en place, vous pouvez réaliser une trame de point hebdomadaire ! 

  1. Faire un feedback et les sujets libres ou administratifs. 

En tant que manager, il est indispensable de fournir un feedback constructif à vos collaborateurs pour qu’ils soient pleinement conscients de ce que vous attendez d’eux. Par la suite, accordez un temps pour les laisser s’exprimer et parler de leurs requêtes. 

Par exemple, ils peuvent aborder des sujets sur leurs congés, des besoins en formation, des absences et des besoins RH ou administratifs.

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