Est-ce obligatoire d’envoyer une lettre de convocation à l’entretien professionnel ?

La convocation à l’entretien professionnel est une formalité qu’il est légalement obligatoire de respecter. Cependant, celle-ci ne prévoit pas de règles spécifiques en ce qui concerne la forme que doit prendre cette convocation. 

Quel que soit le type de contrat de votre collaborateur, ou la taille de l’entreprise, vous êtes tenu d’informer vos salariés par l’envoi d’un document - de préférence avec un accusé de réception pour s’assurer que vos salariés l’ont bien reçu.

De plus, le salarié doit être informé dans un délai suffisant afin de lui laisser assez de temps pour préparer cet entretien. Il n’y a pas de délai de convocation obligatoire inscrit dans le Code du Travail, cependant, en pratique, il est recommandé d’envoyer le courrier de convocation à l’entretien professionnel environ 8 à 15 jours avant la date de l’entretien. 

Le format est donc très souple et vous pouvez bien entendu décider d’envoyer une lettre type de convocation à l’entretien professionnel pour informer vos salariés. Vous avez également la possibilité de préférer envoyer un mail de convocation à l'entretien professionnel.

Est-ce qu’il y a des mentions obligatoires à mettre dans le courrier de convocation à l'entretien professionnel ?

Bien que la loi ne prévoie aucun formalisme obligatoire à cette convocation, il y a certaines mentions à inclure dans votre lettre type de convocation à l’entretien professionnel.  

Tout d’abord, une lettre type de convocation à l’entretien professionnel doit contenir à minima la date, l’heure et le lieu de convocation. En pratique, il est aussi recommandé d’inclure le nom et les coordonnées de la personne qui sera chargée de conduire l’entretien professionnel. Généralement, cette personne est soit le responsable des ressources humaines, soit l’employeur, soit le manager.

La lettre type de convocation à l’entretien professionnel obligatoire peut aussi être accompagnée de deux éléments qui serviront aux collaborateurs convoqués : 

• Une notice explicative afin d’informer les salariés de leurs droits ainsi que du cadre de l’échange et des sujets abordés

• Une grille de question à compléter par les salariés → Cela va permettre aux salariés de faire certaines demandes de formations, d’informer l’employeur de leurs souhaits d’évolution et des perspectives professionnelles futures ; 

La lettre type de convocation à l’entretien professionnel est en réalité propre à l’employeur. La convocation est obligatoire, mais en tant qu’employeur, vous êtes libre de choisir de quelle manière vous souhaitez convoquer vos salariés, dans la mesure où vous respectez leurs droits ! 

À quoi ressemble une lettre type de convocation à l’entretien professionnel ?

Une lettre type de convocation à l’entretien professionnel a tout simplement la forme d’une lettre de convocation dans laquelle vous - l’employeur - vous vous adressez individuellement à chacun de vos salariés pour les convoquer et les informer de la tenue des entretiens professionnels. 

Dans cette lettre, vous pouvez leur expliquer en quoi consiste l’entretien professionnel, pourquoi vous souhaitez les convoquer, et précisément quels sujets seront abordés. Il est aussi important d’indiquer une personne qu’ils pourront contacter afin de répondre à leurs éventuelles questions ! 

Vous pouvez utiliser notre modèle de lettre de convocation à l’entretien professionnel et l'adapter aux besoins de votre entreprise.