Convocation à l’entretien professionnel : délai, obligation et support

Convocation à l’entretien professionnel : obligatoire ?

Le principe est simple, la convocation à l’entretien professionnel est obligatoire. L’employeur doit prendre le temps de convoquer officiellement ses salariés, notamment pour leur laisser le temps de préparer l'entretien professionnel. 

En termes de fréquence, la convocation à l’entretien pro intervient tous les deux ans au moment du lancement des campagnes d’entretien professionnel.

Bon à savoir - Il y a des cas particuliers où la convocation à l’entretien professionnel va être faite en dehors de cette fréquence des deux ans, notamment lors du retour de congé maternité, congé d'adoption, congé sabbatique, congé d’éducation, arrêt maladie long, etc.

Retenez que la convocation à l’entretien professionnel ne répond pas à un formalisme obligatoire, la seule obligation est de les créer et les envoyer aux salariés. Il y a en revanche des “bonnes pratiques” à suivre pour procéder à une convocation à l’entretien professionnel optimale. La convocation à l'entretien pro est une étape incontournable, même si sa forme reste libre.

Concernant le contenu de la convocation à l’entretien professionnel, il est fortement conseillé d’y indiquer les informations suivantes :

• L'objet de la convocation
• Date, heure et lieu de l’entretien
• Le nom, prénom, intitulé du poste et service/département de l’évalué
• Le nom, prénom et poste de l’évaluateur
• Le nom et les coordonnées du responsable RH
• Les détails des documents joints (trame, notice d’information sur l’entretien professionnel et la fiche de poste du salarié)

Quel délai de convocation à l’entretien professionnel faut-il respecter ? 

D’après l’article L.1232-2 du Code du travail, la convocation à l’entretien professionnel doit être envoyée au plus tard 5 jours ouvrables avant l’entretien.

Ce délai de convocation à l’entretien professionnel a été mis en place pour laisser le temps au salarié et à l’évaluateur de s’organiser et de préparer l’entretien. Concrètement, un délai de 5 à 15 jours avant l'entretien pro est la norme dans la plupart des entreprises.

Toutefois, il n’y a pas de maximum indiqué dans le texte de loi. Vous pouvez très bien envoyer la convocation à l’entretien professionnel très en amont. Faites simplement attention à ne pas laisser trop de temps, ce qui peut avoir l'effet inverse de ce que vous espériez.

A l'issu de l'échange, un compte rendu d'entretien professionnel est rédigé.

Quel est le support le plus adapté pour procéder à la convocation à l’entretien professionnel ?

Les supports d'entretien professionnel qu’on retrouve le plus souvent pour procéder à la convocation à l’entretien professionnel sont principalement le mail et la lettre papier.

Le mail de convocation à l’entretien professionnel est le format le plus utilisé pour convoquer à l'entretien pro aujourd'hui. Il est conseillé d’inclure le lien de l’invitation (google, teams..) pour être sûr que l'événement est enregistré dans les calendriers respectifs du salarié et de l’évaluateur.

Pour la lettre de convocation à l’entretien professionnel, il peut être intéressant de demander la confirmation des deux partis pour s’assurer qu’ils sont d’accord pour y participer et pour être sûr que le message à bien été transmis.

Exemple de mail de convocation à l'entretien professionnel

Reprenez ci-dessous un modèle clef en main intégrant les éléments évoqués plus haut (objet, date, lieu, contenu de l'entretien, pièces jointes, demande de confirmation). Copiez-collez-le dans votre client mail et adaptez les noms, dates et coordonnées à votre contexte.