Convocation à l’entretien professionnel : délai, obligation et support

Convocation à l’entretien professionnel : obligatoire ?

Aucun article du Code du travail n'impose une convocation écrite. Ce que la loi impose, c'est l'entretien lui-même : l'entretien professionnel est obligatoire pour l'employeur, qui l'organise sur le temps de travail et en remet un compte rendu écrit au salarié. La convocation à l'entretien professionnel est le moyen de prouver que vous l'avez proposé, et de laisser au salarié le temps de préparer l'entretien professionnel.

Côté fréquence, les règles ont changé. Depuis le 26 octobre 2025, l'entretien a lieu dans l'année qui suit l'embauche, puis tous les 4 ans (et non plus tous les 2 ans), avec un état des lieux récapitulatif tous les 8 ans. Les entreprises couvertes par un accord collectif sur le sujet avaient jusqu'au 1er octobre 2026 pour l'adapter : depuis cette date, un accord qui espace les entretiens de plus de 4 ans ne s'applique plus.

Une convocation à l'entretien pro part aussi en dehors de ce calendrier, au retour de certaines absences : congé de maternité, congé parental d'éducation, congé d'adoption, congé sabbatique, congé de proche aidant, arrêt longue maladie. Cet entretien de reprise n'est toutefois plus dû si le salarié a déjà bénéficié d'un entretien dans les 12 mois qui précèdent son retour.

Que doit contenir la convocation ?

La forme est libre. Pour que le salarié arrive préparé et que le document serve de preuve, indiquez-y :

• L'objet de la convocation, en précisant qu'il ne s'agit pas d'un entretien d'évaluation.
• La date, l'heure, le lieu (ou le lien de visioconférence) et la durée prévue.
• Le nom et la fonction de la personne qui mène l'entretien.
• Les coordonnées du contact RH en cas de question ou d'empêchement.
• Les pièces jointes : trame à préparer, dernier compte rendu, fiche de poste.
• Un rappel du conseil en évolution professionnelle (CEP), gratuit, que le salarié peut solliciter pour se préparer.

Quel délai de convocation à l’entretien professionnel faut-il respecter ?

Aucun délai légal ne s'applique. L'article L. 1232-2 du Code du travail, souvent cité à tort, fixe un délai de 5 jours ouvrables entre la convocation et l'entretien préalable à un licenciement : il ne concerne pas l'entretien professionnel. Vérifiez en revanche votre convention collective ou votre accord d'entreprise, qui peuvent prévoir un délai de prévenance.

En l'absence de règle, le bon délai de convocation à l'entretien professionnel est celui qui laisse au salarié le temps de relire son dernier compte rendu, de réfléchir à ses souhaits de formation et de remplir la trame : comptez 10 à 15 jours. En dessous d'une semaine, la préparation est bâclée. Au-delà d'un mois, le rendez-vous sort des agendas et les reports se multiplient.

Le conseil de RaphaëlCo-fondateur de Zola et expert RH

Le délai compte moins que ce que vous joignez. Une convocation envoyée sans trame ni dernier compte rendu donne un entretien où le salarié découvre les questions en séance, et où rien d'utile ne sort sur la formation. Envoyez les deux avec la date, et rappelez que l'entretien ne porte pas sur l'évaluation du travail : c'est la phrase qui fait baisser les refus. Avec un rendez-vous tous les 4 ans seulement, chaque entretien manqué pèse lourd. Prévoyez une date de repli dès l'envoi.

À l'issue de l'échange, un compte rendu d'entretien professionnel est rédigé et une copie remise au salarié.

Quel est le support le plus adapté pour procéder à la convocation à l’entretien professionnel ?

Parmi les supports d'entretien professionnel, deux servent à convoquer : le mail et la lettre.

Le mail de convocation à l'entretien professionnel est le plus utilisé. Ajoutez-y une invitation d'agenda pour que le rendez-vous soit bloqué des deux côtés, et demandez une confirmation par retour : c'est elle qui date la proposition.

La lettre de convocation à l'entretien professionnel, remise en main propre contre décharge, garde son intérêt pour les salariés sans messagerie professionnelle (ateliers, chantiers, magasins). Dans un logiciel de gestion des entretiens, la convocation, les relances et l'accusé de lecture sont horodatés sans intervention.

Exemple de mail de convocation à l'entretien professionnel

Voici un modèle qui reprend les mentions listées plus haut. Copiez-le dans votre messagerie et adaptez les noms, les dates et les coordonnées.

Sources

• Code du travail, article L. 6315-1 (entretien de parcours professionnel) et article L. 1232-2 (entretien préalable au licenciement).
• Loi n° 2025-989 du 24 octobre 2025.
• Ministère du Travail, questions-réponses sur l'entretien de parcours professionnel (mise à jour de février 2026).