Mail de convocation à l’entretien professionnel : quelles sont les règles ?

19/10/2022
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mail convocation entretien professionnel
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L’entretien professionnel est un moment important dans la vie professionnelle de vos salariés. Il s’agit d’un moment privilégié pour échanger sur les perspectives professionnelles, les besoins de formation de vos salariés et les éventuelles propositions d’évolution professionnelle que l’entreprise peut proposer. 

En résumé, l’entretien professionnel permet de donner à vos salariés plus de visibilité sur le futur professionnel dans l’entreprise ! À l’approche de cet entretien vous devez, en tant qu'employeur, informer et convoquer vos salariés. 

Alors, est-ce possible d’envoyer un mail de convocation à l’entretien professionnel ? Quelles sont les mentions à insérer dans le mail ? Quelles sont les alternatives au mail pour procéder à la convocation à l’entretien professionnel ? Zola, logiciel d’entretien professionnel, vous explique.

Est-ce possible de procéder à la convocation à l’entretien professionnel par mail ?

Rappelons-le, l’entretien professionnel est un entretien obligatoire par la loi et doit avoir lieu tous les deux ans entre l’employeur et ses salariés pour discuter des perspectives d’évolution professionnelle en termes de qualification, d’emploi et de formation. 

Il est alors obligatoire de procéder à la convocation à l’entretien professionnel. Pour cela, il est tout à fait possible d’envoyer un mail de convocation à l’entretien professionnel pour convoquer vos salariés et leur indiquer la date de leur entretien. 

Afin de leur laisser suffisamment de temps pour préparer leur entretien, veillez à envoyer un mail de convocation à l’entretien professionnel dans un délai raisonnable. Le délai de convocation varie selon les entreprises ; il est recommandé de prévenir vos salariés environ 8 à 15 jours avant l’entretien. 

Quelles sont les mentions à insérer dans le mail ?

Bien que la loi n’impose aucun formalisme spécifique, il est important d’inclure certains éléments dans le mail de convocation à l’entretien professionnel. Voici les principales mentions à insérer dans la convocation à l’entretien professionnel par mail : 

  • La date, l’heure et le lieu de convocation de l'échange
  • La personne qui sera chargée de mener l’entretien
  • Les coordonnées d’une personne à contacter en cas de questions relatives à la tenue de l’entretien
  • Le contenu de l’échange : les perspectives et souhaits d’évolution professionnelle, les besoins de formation… 

Vous pouvez aussi ajouter au mail de convocation à l’entretien professionnel deux éléments : 

  • Une notice explicative sur l’entretien, son contenu et le déroulement de celui-ci.
  • Une grille de questions que le salarié peut compléter et remettre à son employeur avant l’entretien. Cette grille de question permet aux salariés de poser les questions sur son évolution professionnelle et faire des demandes de formation. Ces sujets pourront ensuite être abordés lors de l’entretien. 

Quelles sont les alternatives au mail pour procéder à la convocation à l’entretien professionnel ? 

En tant qu’employeur, différentes alternatives s’offrent à vous pour convoquer vos salariés à l’entretien professionnel. En effet, la manière de convoquer les salariés est libre et reste un choix de l’employeur, vous n’êtes donc pas obligé d’envoyer un mail de convocation à l’entretien professionnel. 

Voici quelques alternatives : 

Vous êtes maintenant prêt à organiser vos entretiens professionnels et à convoquer vos salariés ! 

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