L’entretien professionnel fait partie des entretiens obligatoires, à mettre en place tous les deux ans.
Le compte rendu de l’entretien professionnel permet de garder une trace à la fin de chaque échange pour le département RH et l’entreprise. Une copie est également transmise aux différents parties, le collaborateur, le supérieur hiérarchique ou évaluateur. Cela permet aussi de montrer l’accord, ou non, des deux partis via la signature, ou non, du compte-rendu de l’entretien professionnel.
Mais concrètement, quelles sont les obligations et règles qui encadrent le compte-rendu de l’entretien professionnel ? Quel doit être son contenu et son format ? Zola, logiciel d’entretien professionnel, vous explique.
Est-ce obligatoire de faire le compte-rendu d’un entretien professionnel ?
La réponse est simple, le compte-rendu de l’entretien professionnel est obligatoire.
En effet, à l’inverse de l’entretien annuel où il s’agit alors plutôt d’une recommandation, dans le cadre de l’entretien professionnel il s’agit bien d’une obligation de l’employeur de délivrer un compte-rendu à la suite de l’échange. Il doit ensuite délivrer une copie du compte-rendu de l’entretien professionnel au salarié.
Le document doit donc être créé au minimum en deux exemplaires, pour que le salarié et l’employeur en possède chacun un exemplaire. Bien que le compte-rendu de l’entretien professionnel soit obligatoire, il n’existe pas de format défini par la loi.
Bon à savoir - On entends parfois parler de synthèse d'entretien professionnel, il s'agit de la même chose.
Quelles sont les mentions à insérer dans le compte-rendu de l’entretien professionnel ?
Le compte-rendu de l’entretien professionnel est rédigé par l’employeur, le manager ou les services/départements dédiés, par exemple le service des ressources humaines.
S’il est obligatoire de réaliser ce compte-rendu, aucune obligation n’existe sur le contenu ou les mentions à insérer dans le compte-rendu de l’entretien professionnel.
Alors comment rédiger un compte rendu d’entretien professionnel ? Quelles mentions sont intéressantes à intégrer ?
Si l’entretien a bien été préparé, une trame d’entretien professionnel aura été créée en amont pour structurer l’échange. Cette trame va être utile pour recenser les questions, réponses et remarques faites lors de l’entretien. Toutes ces informations peuvent ensuite être reprises dans la rédaction du compte-rendu de l’entretien professionnel.
Encore une fois, rien d’obligatoire au niveau du contenu mais il est toutefois conseillé de mettre les éléments suivants dans votre compte-rendu d’entretien professionnel :
- Re-préciser le nom, le prénom et le poste du salarié ;
- Re-préciser le nom, le prénom et le poste de l’évaluateur ;
- Re-préciser la date, l’heure et le jour de l’entretien professionnel ;
- Préciser le type d’entretien (entretien professionnel à 2 ans, à 6 ans, d’un retours d'arrêt de longue durée par exemple…) ;
- Un résumé du profil du collaborateur (différents postes, formation suivies, évolutions…).
- Faire une synthèse de l’échange entre salarié et son évaluateur (bilan du parcours professionnel du salarié, aspirations professionnelles, souhaits d'évolution ainsi qu’un point sur les connaissances et besoins d’information du collaborateur la VAE, le CPF et le CEP)
- Le plan d’action futures à déployer suite à l’entretien, en fonction des projets et objectifs du collaborateur.
Tous ces éléments ne sont pas obligatoires, il s’agit ici de “bonnes pratiques” dans la création du compte-rendu d’entretien professionnel.
Quel est le bon format pour faire le compte-rendu de l’entretien professionnel ?
Comme expliqué précédemment, il n’y a pas de format imposé pour faire le compte-rendu d’entretien professionnel. Le choix du format dépendra de l’entreprise, de ses spécificités ou tout simplement des processus internes.
Sachez que la trame remplie et signée correctement, avec un plan d’action détaillé en commentaire de fin peut servir de compte-rendu d’entretien professionnel par exemple.
Vous êtes donc plus ou moins libre du format, tout comme le contenu, l’important étant de délivrer un compte rendu au salarié, qui, si possible, soit complet et constructif. D’où l’intérêt de suivre tout ou partie des bonnes pratiques mentionnées précédemment dans la création de votre compte-rendu d’entretien professionnel.
Et maintenant que vous connaissez tous les secrets du compte-rendu de l’entretien professionnel, c’est à vous de jouer !
