Trame d’entretien professionnel : comment s’y prendre ?

17/10/2022
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Pour rappel, l'entretien professionnel est un rendez-vous obligatoire depuis le 5 mars 2014 et doit avoir lieu tous les 2 ans. Cet échange entre un RH ou un manager et son collaborateur a pour objectif de faire le point sur le développement professionnel de ce dernier, ses opportunités et ses compétences personnelles. Le but est de co-construire un projet professionnel qui réponde aux attentes et aux besoins du collaborateur pour assurer son employabilité et lui donner des perspectives d'évolution salariale et professionnelle au sein de l'entreprise.

Pour ce faire, vous devez vous engager dans une campagne d'entretien. En pratique, manque de temps, d'outils, ou encore d'idées, il n'est pas toujours évident de prendre le temps de créer une trame d'entretien professionnel avant de lancer sa campagne.

Quelle est l’utilité d'une trame d’entretien professionnel ? Comment créer cette trame ? Zola, logiciel d’entretien professionnel, vous explique.

Quelle est l’utilité d’avoir une trame d’entretien professionnel ?

Avant toute chose, on entend très souvent parler de trame d’entretien professionnel annuel. Sachez qu’il n'existe pas “d’entretien professionnel annuel”. On distingue : 

  • L’entretien annuel - qui est un entretien qui se concentre sur les performances et qui a lieu tous les ans
  • L’entretien professionnel - qui est un entretien qui se concentre sur le projet professionnel et qui a lieu tous les 2 ans 

Véritable outil RH, la trame d’entretien professionnel est indispensable et constitue un fil conducteur. Cette grille d’évaluation, créée par l’employeur, le RH ou le manager, permet de faire un bilan sur les formations professionnelles qui ont été faites, mais pas seulement. 

Cet entretien a pour objectif d’évaluer le ressenti des collaborateurs au sujet de leur qualité de vie au travail, et d’exprimer leurs souhaits futurs de formations et nouvelles compétences à acquérir. 

La trame d’entretien professionnel permet de structurer l’échange afin d’être le plus opérationnel possible tout en étant certain d’aborder tous les sujets importants. La trame est également utile dans au moment de préparer l’entretien professionnel, puisque le manager et le collaborateur vont pouvoir s’en servir du support.

Le fait d’utiliser une trame d’entretien professionnel permet aussi de garder une trace de l’échange, qui servira pour les prochains entretiens, afin de toujours connaître les formations effectuées et les souhaits d’évolution du collaborateur.

Quelles sont les grandes parties d’une trame d’entretien professionnel ?

Bien qu’il soit légalement obligatoire, l’entretien professionnel reste un échange assez libre. Pour autant, pour qu’il soit le plus constructif et utile possible, veillez à aborder ces 3 grands sujets : 

  • Un bilan sur le parcours professionnel : tout d’abord, cette étape permet de faire un point sur le parcours et sur le poste actuel du salarié. Ici, vous pouvez aborder des sujets comme : les missions de votre collaborateur, les difficultés qu’il peut rencontrer, son ressenti au quotidien dans l’entreprise, les actions de formations effectuées, ou encore les missions qu’il aime entreprendre afin de lui en déléguer plus. 
  • Nouvelles aspirations professionnelles : après avoir fait ce bilan, il est intéressant de se concentrer sur ses souhaits d’évolution professionnelle. Votre collaborateur peut exprimer un souhait de mobilité interne ou une progression salariale. Cette étape est la clé de votre trame d’entretien professionnel ; elle vous permettra de comprendre les besoins de vos collaborateurs.
  • Les souhaits d'évolution : lors de cet échange, vous pouvez lui faire part des éventuelles perspectives d’évolutions offertes par l’entreprise ainsi que les actions de formation à mettre en place. Il s’agit ici de définir précisément les évolutions à venir, les missions du poste afin de mettre en œuvre un plan d’action pour activer cette démarche d’évolution professionnelle en interne. 

Soyez vigilant, certains sujets restent obligatoires à aborder dans une trame d’entretien individuel professionnel comme par exemple : 

  • Les perspectives d’évolution professionnelle du salarié 
  • Information du salarié sur les points suivants : VAE, CPF, abondements CPF par l’employeur, CEP (Conseil en évolution professionnelle)

Vous l’aurez compris, une trame d’entretien professionnel reste assez modulable à chaque situation. Par exemple, si une de vos employés revient de son congé maternité, vous pouvez mettre en place une trame d’entretien professionnel de retour congé maternité. Cela vous permettra d’adapter le contenu de la trame d’entretien professionnel afin de répondre au mieux aux besoins de vos collaborateurs. 

Vous pouvez aussi retrouver des grilles d’évaluation propres à certains secteurs d’activité comme des trames d’entretien professionnel du BTP. 

Exemple de trame d’entretien professionnel 2022

Il est possible de trouver de nombreux exemples en fonction du support, par exemple une trame d’entretien professionnel au format Word, ou encore en fonction du nombre de salariés de votre entreprise, comme par exemple une trame d’entretien professionnel pour TPE. 

Zola vous propose un exemple de trame d’entretien professionnel que vous pouvez télécharger, modifier et utiliser lors de vos échanges avec vos collaborateurs ! 

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