Conduire un entretien professionnel en tant que manager en 8 étapes

L’entretien professionnel doit être un outil utilisé à bon escient et, pour cela, il est indispensable de se préparer à l’échange. En effet, la phase de préparation permet de donner une structure et une ligne de conduite à l’entretien professionnel, afin de pouvoir le conduire avec succès. 

Pour en savoir plus sur cette étape cruciale, découvrez notre article qui vous explique comment préparer l’entretien professionnel.

Une fois l’entretien professionnel préparé par votre collaborateur et par vous-même, vous devez considérer les étapes suivantes qui constituent le déroulement de l’échange.

Établir un climat convivial et une relation de confiance

En tant que manager ou responsable RH, vous devez instaurer un climat de confiance et une atmosphère propice à l’échange lors de l’entretien professionnel. 

Il s’agit d’un entretien différent de l’entretien annuel étant donné qu’il est plus personnel et relève des aspirations professionnelles ainsi que des besoins en formation de votre collaborateur. 

Dès le début de l’entretien, pensez à échanger de manière informelle avec votre collaborateur pour le mettre à l’aise et débuter sereinement l’échange. 

L’introduction de l’entretien professionnel

Une fois installé, il est nécessaire de rappeler le ou les objectifs de cet entretien et de lui poser un cadre. Pensez à être clair sur le déroulement de l’entretien et les sujets qui seront abordés. 

L’introduction de l’entretien professionnel est une étape clé pour mettre en situation votre collaborateur et établir la ligne directrice de l’échange, tout en laissant place à des interventions bien évidemment.

La structure et le cadre

Cette étape vous permet de formaliser l’entretien et de compléter l’ensemble des informations relatives à votre collaborateur telles que : 

• Son nom
• Son poste
• Sa date d’entrée dans l’entreprise 
• La date du précédent entretien

Vous pouvez intégrer ces informations dans la trame d’entretien professionnel. 

Le poste du collaborateur et ses compétences

Une fois que vous avez introduit l’entretien et rappelé ses objectifs, vous devez faire un bilan sur : 

• Le poste du salarié
• Ce qu’il en pense
• Ce qu’il apprécie le plus et ce qu’il apprécie le moins
• La cohérence avec la fiche de poste
• Les difficultés rencontrées 
• Son évolution…

L’objectif est de savoir quels sont les besoins spécifiques du collaborateur au sujet de son poste pour se sentir pleinement épanouis.

Définir les actions de formation menées depuis le précédent entretien professionnel

Avant d’aborder les futures actions de formation dont peut avoir besoin votre collaborateur, il est important d’identifier l’ensemble des précédentes actions de formation menées, les bénéfices apportés et l’avis du collaborateur à leur sujet.

Faites un bilan des formations menées et des applications sur le poste du collaborateur au sein de l’entreprise.

Identifier les perspectives professionnelles du collaborateur 

Lorsque vous débutez l'entretien, il est certes important de faire un bilan des formations, des réalisations et des évolutions professionnelles de votre collaborateur, néanmoins, vous devez ensuite le laisser s’exprimer sur ses perspectives professionnelles.

En effet, l’entretien professionnel est un moyen de connaître les perspectives d’avenir du collaborateur, ses nouvelles envies, ses souhaits en matière d’évolution et de développement des compétences. 

Élaborer le plan d’actions et le plan de formation pour mettre en place les aspirations professionnelles

Une fois que vous avez dressé le bilan et échangé sur le projet professionnel du salarié, il est essentiel d’élaborer le plan d’actions et de définir les actions concrètes à développer pour y parvenir. 

C’est le moment d’aborder la mise en place de l’accompagnement et des formations envisagées, ainsi que les différents moyens existants tels que la VAE ou encore le CPF. 

Faire une synthèse de l’entretien

À l’issue de l’entretien professionnel, il est essentiel de rédiger une synthèse ou un compte rendu d’entretien professionnel afin de récapituler les formations envisagées et les perspectives d’évolution professionnelle et de développement pour le collaborateur concerné.