Nos 8 conseils pour mener l’entretien annuel avec succès

Préparer l’entretien en amont 

Lors de l’entretien annuel, vos collaborateurs doivent ressentir qu’il ne s’agit pas d’une simple formalité administrative, mais d’un véritable échange qui permet de faire un bilan de leurs compétences et de leur évolution professionnelle.

Pour cela, la phase de préparation de l’entretien est cruciale. En tant que manager, vous devez connaître les objectifs de votre équipe sur les projets précédents et les projets en cours, mais également ceux de chacun de vos collaborateurs, de manière individuelle.

La préparation de l’entretien annuel doit vous permettre de connaître tous les contours des objectifs, des projets et des réalisations des collaborateurs que vous recevrez en entretien. 

Élaborer une trame d’entretien adaptée 

Bien que l’entretien annuel soit un échange individuel entre vous, manager, et votre collaborateur, il est indispensable d’élaborer une trame qui vous servira de fil conducteur à la discussion lors de l’entretien. 

La trame d’entretien annuel d’évaluation est aussi un moyen de préparer l’entretien annuel  et d’aider votre collaborateur à le préparer aussi. Pour cela, vous pouvez évidemment lui transmettre cette trame afin qu’il s’en serve et qu’il connaisse les modalités d’évaluation de l’entretien et les sujets de discussion. 

Voici quelques exemples de questions que vous pouvez intégrer à votre trame d’entretien annuel : 

• Estimez-vous avoir évolué au cours de cette année ? Dans quel contexte ? 
• Quelles sont selon vous les améliorations réalisées par rapport à l’année précédente ? 
• Quels sont vos points forts ? 
• Quelles sont les difficultés rencontrées au cours de cette année ? 
• Avez-vous suivi une formation au cours de l’année ? Si oui, a-t-elle été bénéfique et en quoi ? 
• Quels sont vos 3 moteurs clés de motivation ? 
• Quels sont vos objectifs et vos engagements pour l’année à venir ?

Officialiser et formaliser l’entretien

Pour engager vos collaborateurs et tirer le plus de bénéfices des entretiens annuels, il est important de donner un cadre et une structure à l’entretien afin de le formaliser. Pour cela, vous devez veiller à rédiger une convocation à l’entretien annuel en spécifiant :

• Le lieu de l’entretien
• La date 
• L’heure
• La personne en charge de mener l’entretien

Dresser le bilan de l’existant

Avant de débuter l’entretien annuel, vous devez connaître l’ensemble des objectifs, des projets et des réalisations de chaque collaborateur. Il est crucial de dresser le bilan de l’année écoulée afin de lister les points forts et les axes d’amélioration. 

Pour rendre ce bilan utile et qualitatif, il est important de connaître l’avis de votre collaborateur sur son année écoulée, l’atteinte de ses objectifs, ainsi que les défis qu’il a rencontrés. 

Valoriser les compétences et le travail de vos collaborateurs

L’entretien annuel est un moyen privilégié pour évaluer les compétences et l’évolution de votre collaborateur, mais également pour constater et valoriser ses réalisations et son travail.

Profitez de ce moment pour féliciter votre collaborateur, faire un feedback positif et énumérer clairement les réalisations positives ainsi que les compétences développées.

Laisser la parole à votre collaborateur

Pour bien mener l’entretien annuel en tant que manager, il est important de conduire la conversation sans pour autant tomber dans un monologue. 

Vous devez vous assurer de laisser suffisamment d’espace et de temps à votre collaborateur pour qu’il s’exprime et qu’il puisse donner son opinion tout au long de l’entretien. C’est également un moyen d’identifier de nouveaux objectifs, et de trouver des réponses et des solutions communes aux défis rencontrés.

Fixer de nouveaux objectifs

L’entretien annuel est également l’occasion de fixer de nouveaux objectifs pour l’année à venir. 

Pour cela, vous pouvez par exemple choisir de fixer ces objectifs en coconstruction avec votre collaborateur en vous basant sur l’échange que vous avez eu, les aspirations professionnelles et les axes de progrès. 

Il est important de faire intervenir votre collaborateur dans la mise en place de ces objectifs afin de connaître quels sont selon lui les buts et les challenges pour atteindre les objectifs fixés.

Mettre en place les actions post-entretien annuel

Une fois l’entretien terminé, il ne faut pas s’arrêter à cet échange. En tant que manager, vous devez être un véritable moteur et un accompagnateur dans la mise en place et la concrétisation des actions et des objectifs à développer. 

Pour cela, vous devez commencer par rédiger un compte rendu d’entretien annuel qui servira de feuille de route pour les objectifs du collaborateur et les critères de suivi.

Par la suite, vous pouvez mettre en place des réunions individuelles ou des one-to-one pour suivre l’avancement et connaître les besoins de votre collaborateur concernant ces objectifs.