Les entretiens annuels sont un outil de gestion des compétences et de management primordial en entreprise. Souvent jugés fastidieux, longs et source d’anxiété, ils ne sont en vérité pas si terrifiants sous réserve de les avoir bien préparés.
C’est bientôt le moment fatidique et vous ne savez pas encore comment organiser votre campagne d’entretien annuel ? Pas de panique ! Zola, logiciel d’entretien annuel, vous donne ses 8 conseils pour mener avec succès votre campagne d'entretien annuel d’évaluation.
À retenir :
- Il est essentiel de communiquer de manière transparente sur votre campagne d'entretien annuel auprès de vos salariés.
- Informez vos salariés des modalités d'évaluation en leur communiquant la trame d'entretien annuel en amont.
- La formation de vos managers aux campagnes d'entretien annuel est indispensable.
- Équipez-vous d'un logiciel de gestion des entretiens.
Récapitulatif des 8 conseils pour réussir sa campagne d’entretien annuel
Voici les 8 conseils clés pour réussir l'entretien annuel dans son entreprise :
- Communiquez en interne avec transparence
- Élaborez les différentes grilles d’évaluation de votre campagne d’entretien annuel
- Listez les sujets à aborder, les points à améliorer en entretien annuel et communiquez dessus
- Envoyez la trame d’entretien annuel aux collaborateurs en amont
- Planifiez la campagne d’entretien annuel sur une durée relativement courte
- Formez vos managers à préparer l'entretien annuel
- Utilisez un logiciel de digitalisation des entretiens annuels
- Informez les collaborateurs des étapes qui suivront la campagne d’entretien annuel.
Communiquez en interne avec transparence
La communication est sans aucun doute l’un des conseils les plus importants pour que votre campagne d’entretien annuel soit un véritable succès ! Il est indispensable d’informer l’ensemble de vos collaborateurs sur la démarche et de ses enjeux afin qu’ils soient correctement informés et impliqués.
Commencez par communiquer clairement avec un mail de lancement de la campagne d’entretien annuel sur les informations pratiques, à savoir :
- Les dates de début et de fin de la campagne d’entretien annuel
- Le format des entretiens : il peut être discuté et choisis entre les managers et les salariés par exemple
- Le support de l’entretien (papier, Word, Excel, logiciel spécifique…)
- Les actions attendues de la part des salariés : une fois la communication faite, vos collaborateurs doivent savoir ce qu’il est attendu d’eux, ce qu’ils doivent faire et quand ; soyez donc clair et transparent sur les démarches et les actions requises ! De plus, cela pourra réduire leur éventuelle anxiété.
Pour une préparation optimale de leur part, nous vous conseillons d’envoyer ce premier mail environ deux semaines avant le lancement de votre campagne ! En savoir plus sur les règles de convocation à l’entretien annuel.
Par la suite, au-delà des informations pratiques, vous devez aussi communiquer avec pédagogie pour qu’ils se sentent impliqués dans la campagne d’entretien annuel d'évaluation.
Pour cela, vous devez leur montrer qu’il s’agit d’un véritable moment d’échange libre qui participe au développement de leurs compétences et de leurs performances, et non pas d’une simple démarche administrative fastidieuse.
Élaborez les différentes grilles d’évaluation de votre campagne d’entretien annuel
Les grilles d’évaluation des entretiens annuels sont le socle du déroulement des échanges entre les managers et leurs collaborateurs. Pour être véritablement efficaces, ces grilles d’entretien ne doivent pas être génériques, mais adaptées et personnalisées aux différents types de métiers et à vos équipes.
Il est évident que vous devez aussi créer une partie sur des thématiques générales qui concernent tous les métiers de l’entreprise. Cependant, les entretiens et les grilles doivent être adaptés aux compétences et aux compétences de vos effectifs.
Pour cela, vous pouvez en discuter avec les managers de votre entreprise afin d’être informé au mieux de la cohérence et de la représentativité des trames d’entretiens annuels d'évaluation vis-à-vis des collaborateurs et des équipes.
Listez les sujets à aborder et communiquez dessus
Les sujets et thématiques à aborder lors de l’entretien doivent être bien réfléchis. En effet, vous devez à la fois exploiter un large champ de thématiques pour réaliser un véritable bilan annuel, et être suffisamment synthétique pour structurer l’entretien et le rendre actionnable.
Un échange trop long avec trop de sujets risquerait de noyer les informations clés. À l’inverse un entretien lors duquel le collaborateur ou le manager n’est pas en mesure d’aborder les sujets qu’il trouve important ne serait pas efficace.
C’est pourquoi, Zola vous conseille de lister les thématiques puis les sujets importants à aborder en les sélectionnant selon les besoins de l’entreprise et des collaborateurs.
Voici quelques sujets que vous pouvez aborder lors de l’entretien :
- Les objectifs (atteints ou non ) ;
- Les succès et les échecs ;
- Les souhaits d’évolution ;
- Les souhaits et besoins de formation ;
- La charge de travail ;
- Les attentes vis-à-vis du manager ;
- L’évaluation des compétences, etc.
La liste peut être longue, élaborez-la en co-construction avec vos managers ! Vous pouvez aussi questionner certains collaborateurs pour recueillir leur avis, cela vous aidera à savoir quelles questions poser lors de l'entretien annuel.
Envoyez la trame d’entretien annuel aux collaborateurs en amont
Le temps de préparation et d'assimilation des informations est primordial pour vos collaborateurs. C’est aussi un facteur d’implication majeur. Vous devez donc transférer la trame d’entretien à vos salariés peu de temps après le lancement de la campagne entretien annuel !
N’attendez pas trop mais ne laissez pas trop de temps s'écouler non plus ; cela pourrait faire perdre de l’importance à l’information pour vos collaborateurs. Pour assurer un échange véritablement constructif, les réponses doivent être préparées avec soin et donc en amont de la date du jour J !
Vous pouvez envoyer le mail avec la grille d'entretien d'accompagnement environ 8 à 10 jours avant le jour de l’entretien annuel. Voici un exemple de trame d’entretien annuel dont vous pouvez vous inspirer.
Planifiez la campagne d’entretien annuel sur une durée relativement courte
Le temps du déroulement de la campagne est un élément clé. Il a un fort impact sur l’implication des salariés et l’efficacité de la campagne. En effet, bien que cela laisse davantage de temps aux salariés, si votre campagne d’entretien annuel s’étale sur une période trop longue, vous perdrez en efficacité.
Or, si vous faites durer votre campagne sur une durée de 3 semaines à un mois, vos collaborateurs seront plus efficaces et préoccupés sur un temps plus court.
Une courte durée permettra de récolter des informations rapidement et d’impliquer davantage vos collaborateurs ; un processus long peut parfois décourager et faire perdre de sa valeur à la démarche aux yeux des collaborateurs.
Formez et préparez vos managers aux entretiens
Pour que vos managers puissent conduire les entretiens annuels d’évaluation en toute confiance, il faut qu'il soit formé à l’exercice !
Cet échange est crucial et doit suivre une certaine méthode, ils doivent être en mesure de réaliser des feedbacks constructifs lors de l’entretien, d'être à l’écoute et de transmettre les informations importantes.
Pour cela vous pouvez organiser des formations spécifiques afin qu’ils soient à l’aise avec l'exercice et efficace ! Vos managers sont les plus proches de vos collaborateurs et donc les plus à même de les évaluer, mettez donc à disposition tous les outils et formations nécessaires !
Utilisez un logiciel de digitalisation des entretiens annuels
Pour automatiser un maximum de tâches en ce qui concerne vos campagnes d’entretiens annuels, vous pouvez vous munir d’un logiciel de gestion des entretiens !
Cela vous permettra de :
- Créer et diffuser vos trames d’entretiens, vos grilles d'évaluation ;
- Relancer de manière automatique vos collaborateurs sur une action ;
- Récupérer de manière automatique et simple les trames remplies de vos collaborateurs ;
- Obtenir des données et de la data actionnable et exploitable.
Informez les collaborateurs des étapes qui suivront la campagne d’entretien annuel
Pour renforcer l’implication et la reconnaissance personnelle de vos salariés dans ce processus d’entretien annuel, vous devez continuer à communiquer dessus même une fois qu’ils sont terminés.
En effet, une fois toutes les informations et trames récoltées, et une fois les entretiens achevés, veillez à informer vos collaborateurs de l'utilité et de la finalité de toutes ces informations.
Vous pouvez rédiger un mail dans lequel vous précisez :
- L’utilité des informations récoltées
- Les étapes suivantes
- Les conséquences sur leur travail
- Les réponses aux besoins de formations, etc.
Vous êtes maintenant prêt à mener vos campagnes d’entretien annuel d’évaluation avec succès !
