Trop de RH et de managers conduisent leurs entretiens professionnels sans trame structurée. Les échanges restent flous. Les obligations légales sont mal couvertes. Les comptes rendus manquent de substance.
Pourtant, une trame d'entretien professionnel bien construite change la donne. Elle transforme chaque entretien en un véritable levier de développement du parcours professionnel du salarié. Elle garantit aussi la conformité de l'employeur face aux exigences de la réforme de 2025.
Cet article détaille les sections indispensables d'un modèle conforme à l'entretien de parcours professionnel. Vous y trouverez le contenu obligatoire à couvrir, les questions clés à poser et les erreurs fréquentes à éviter. Formation, perspectives d'évolution, projet professionnel : chaque rubrique est passée en revue.
Avant de télécharger notre modèle gratuit, voyons ce que votre trame doit contenir pour être réellement utile.
Qu'est-ce qu'une trame d'entretien professionnel ?
Une trame d'entretien professionnel est un document structuré qui sert de fil conducteur pendant l'échange entre le salarié et son manager (ou employeur). Elle liste les thématiques à aborder et les questions à poser. Elle ne doit pas être confondue avec le compte rendu, qui est le document de synthèse rédigé après l'entretien.
Son rôle est double. D'abord, elle garantit que l'échange couvre toutes les obligations prévues par l'article L.6315-1 du Code du travail. Ensuite, elle facilite la rédaction du compte rendu dont une copie doit être remise au salarié.
Depuis la loi n° 2025-989 du 24 octobre 2025, l'entretien professionnel est devenu l'entretien de parcours professionnel avec un nouveau cycle de périodicité : 1 an, 4 ans et état des lieux récapitulatif tous les 8 ans.
Pour tout savoir sur le cadre légal, consultez notre fiche pratique sur l'entretien professionnel obligatoire.
Téléchargez notre modèle d'entretien professionnel
Voici un aperçu simplifié de la grille d'entretien professionnel. Ce modèle basique reprend les rubriques essentielles à couvrir lors de l'échange.
Trame simplifiée
Ce modèle donne un cadre de départ. Mais chaque entreprise a ses spécificités : convention collective, accord de branche, politique de formation interne.
Pour disposer d'une trame complète, personnalisable et conforme à la réforme 2025, téléchargez notre modèle détaillé.
Que doit contenir une trame d'entretien professionnel conforme en 2026 ?
Une trame conforme repose sur 7 rubriques essentielles. Certaines sont imposées par le Code du travail. D'autres sont recommandées pour structurer un échange réellement utile.
La première rubrique couvre les informations administratives : date de l'entretien, identité du salarié, poste occupé, ancienneté dans l'entreprise et nom du responsable qui conduit l'échange. Cette section est obligatoire. Elle permet d'identifier précisément le contexte de l'entretien et sert de référence en cas de contrôle.
La deuxième rubrique porte sur le bilan du parcours professionnel. *Elle retrace les évolutions de poste, les formations suivies et les certifications obtenues depuis le dernier entretien. Cette partie est obligatoire. Elle constitue le socle de l'échange sur les perspectives d'évolution du salarié.
Elle retrace les évolutions de poste, les formations suivies et les certifications obtenues depuis le dernier entretien. Cette partie est obligatoire. Elle constitue le socle de l'échange sur les perspectives d'évolution du salarié.
La troisième rubrique concerne l'évaluation des compétences acquises. Il s'agit de recenser les compétences mobilisées dans le poste actuel, les acquis de l'expérience et les éventuelles démarches de validation des acquis (VAE). Cette section est recommandée. Elle enrichit le bilan et prépare la discussion sur le développement des compétences.
La quatrième rubrique recueille les souhaits d'évolution du salarié : projet professionnel, perspectives d'évolution envisagées et mobilité interne souhaitée. Elle est obligatoire. L'entretien doit permettre au salarié d'exprimer ses aspirations.
La cinquième rubrique identifie les besoins en formation professionnelle et en développement. Elle recense les actions de formation identifiées, l'utilisation du CPF (compte personnel de formation) et les priorités du plan de développement des compétences. Cette section est obligatoire pour garantir un suivi concret.
La sixième rubrique concerne les informations obligatoires à communiquer au salarié. L'employeur doit mentionner le conseil en évolution professionnelle (CEP), les modalités d'activation du CPF et les dispositions prévues par la convention collective ou l'accord collectif applicable. Cette rubrique est imposée par la loi.
La septième rubrique clôt l'entretien avec une synthèse et des engagements : actions décidées, calendrier de mise en œuvre et signature des deux parties. Elle est recommandée pour formaliser les décisions et faciliter le suivi. Pour aller plus loin sur la structuration de ces rubriques, consultez notre guide sur le support d'entretien professionnel.
Point important : lors du premier entretien (dans la première année suivant l'embauche selon la réforme), la trame doit être adaptée. Le salarié n'a pas encore de bilan de parcours ni de formations à recenser. L'échange se concentre alors sur la prise de poste, les attentes réciproques et la progression salariale envisagée.
Quelles questions poser dans la trame d'entretien professionnel ?
Le choix des questions détermine la qualité de l'échange. Pour préparer au mieux votre entretien, organisez-les en quatre blocs thématiques.
Sur le bilan du parcours et des missions, demandez par exemple : "Quelles missions vous ont le plus apporté depuis notre dernier entretien ?" ou "Quelles compétences avez-vous développées sur cette période ?" ou encore "Avez-vous rencontré des difficultés particulières dans vos fonctions ?".
Sur le projet professionnel et les souhaits d'évolution : "Comment voyez-vous l'évolution de votre poste dans les 4 prochaines années ?" / "Avez-vous un souhait de mobilité interne ?" / "Quel type de responsabilités aimeriez-vous exercer à terme ?".
Sur les besoins en formation : "Quelles formations vous aideraient à atteindre vos objectifs professionnels ?" / "Avez-vous déjà mobilisé votre CPF ?" / "Souhaitez-vous engager une démarche de certification ?".
Sur les conditions de travail : "Vos conditions de travail actuelles vous permettent-elles de mener vos missions correctement ?" / "Avez-vous besoin d'un aménagement particulier ?".
Rappel essentiel : l'entretien professionnel n'est pas une évaluation de la performance. Les questions ne doivent pas porter sur l'atteinte des objectifs. C'est le rôle de l'entretien annuel d'évaluation. Retrouvez notre liste complète dans notre fiche pratique dédiée aux questions d'entretien professionnel.
Comment adapter la trame à la réforme de l'entretien de parcours professionnel ?
La loi n° 2025-989 du 24 octobre 2025 a transformé l'entretien professionnel en entretien de parcours professionnel. Plusieurs changements impactent directement la structure de votre trame.
La périodicité a changé. L'entretien initial doit désormais se tenir dans la première année suivant l'embauche. Les entretiens suivants ont lieu tous les 4 ans (contre 2 auparavant). L'état des lieux récapitulatif du parcours intervient tous les 8 ans (contre 6 ans avant la réforme).
Le contenu de l'entretien s'est enrichi. La loi introduit de nouvelles mentions obligatoires, notamment un focus sur les salariés expérimentés et la gestion de fin de carrière. À 45 ans, un entretien de mi-carrière renforcé doit aborder la seconde partie de carrière du salarié. Votre trame doit intégrer une section spécifique pour ce public. Pour approfondir ce sujet, consultez notre fiche sur l'entretien de fin de carrière.
Pensez aussi à ajouter une section dédiée à l'état des lieux récapitulatif dans votre trame. Tous les 8 ans, l'employeur doit vérifier que le salarié a bien bénéficié des entretiens prévus et d'au moins une action de formation. Il doit aussi constater si le salarié a connu une progression salariale ou professionnelle.
En cas de manquement, la sanction reste dissuasive : un abondement correctif de 3 000 € versé au CPF du salarié pour les entreprises de 50 salariés et plus. Adapter votre trame à ces nouvelles exigences n'est pas optionnel. C'est une obligation légale avec des conséquences financières directes.
FAQ
Quelle différence entre la trame d'entretien professionnel et la trame d'entretien annuel ?
L'entretien professionnel porte sur le parcours, la formation et les perspectives d'évolution. Il est obligatoire. L'entretien annuel d'évaluation porte sur la performance et l'atteinte des objectifs. Il n'est pas obligatoire sauf disposition de la convention collective.
Les trames sont donc différentes. L'une aborde le CPF, le projet professionnel et les besoins en formation. L'autre se concentre sur les objectifs, la grille d'évaluation et le feedback du manager. Les deux peuvent se tenir le même jour, mais sur des supports distincts et des temps d'échange séparés.
Pour en savoir plus, consultez notre comparatif différence entre entretien annuel et professionnel. Vous pouvez aussi consulter notre modèle de trame d'entretien annuel.
Quels outils pour créer et gérer sa trame d'entretien professionnel ?
Trois approches existent. Le format Word ou PDF est simple à mettre en place. Mais il ne permet pas de suivi centralisé et expose à des pertes de documents. Excel offre un suivi basique adapté aux petites structures, sans possibilité d'analyse transversale.
Un logiciel d'entretien dédié change la donne : trames personnalisables, envoi automatique, signature électronique, historique complet et alertes de conformité. Les retours clients montrent un gain de temps de 60 à 80% et un taux de complétion supérieur à 95%. Le reporting est automatisé. La conformité est assurée à chaque étape.
Construire une trame d'entretien professionnel solide, c'est sécuriser chaque échange et transformer une obligation légale en outil de développement concret. Avec la réforme de l'entretien de parcours professionnel, les exigences se renforcent. Mieux vaut anticiper dès maintenant en adoptant un modèle structuré, conforme et adapté à votre organisation.
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