La digitalisation est un processus que l’on retrouve de plus en plus dans presque tous les corps de métiers et tous les secteurs d’activité. Aujourd’hui indispensable à une bonne gestion des ressources humaines, la digitalisation RH permet une meilleure productivité de l’entreprise.
Les ressources humaines ayant de plus en plus de missions hormis les tâches administratives, la digitalisation est une démarche inévitable à intégrer dans sa politique RH.
Alors quelle est la définition de la digitalisation RH ? Pour quelles raisons digitaliser les ressources humaines ? Zola, outil RH, vous explique à quels besoins répond la digitalisation des RH et quelles sont ses limites.
En quoi consiste la digitalisation RH ?
La digitalisation des RH aussi appelée dématérialisation des RH, se traduit par l’intégration du digital et d’outils numériques dans la stratégie des ressources humaines. Concrètement, il s’agit de la digitalisation des processus RH, de certaines tâches et missions.
Depuis quelques années, la digitalisation RH se manifeste par deux principaux processus :
- La digitalisation, ou numérisation → c'est-à-dire, la conversion en données numériques d’un support (papier, texte, image) accessible en ligne.
- La dématérialisation → soit la production directe d’un format numérique à partir d’un système d’information.
Dans le secteur des ressources humaines, on parle de dématérialisation des documents et des processus RH.
La digitalisation RH permet d'intégrer les technologies numériques dans les activités des ressources humaines. Elle vise à transformer les processus RH en utilisant des outils numériques et en favorisant l'automatisation des tâches administratives.
Les bienfaits de la digitalisation RH : optimisation des ressources humaines
Face à une transformation de plus en plus rapide du marché du travail, la digitalisation des ressources humaines répond à de nombreux enjeux. Enfin digitaliser la fonction RH est un processus qui a de nombreux avantages et permet de répondre à plusieurs besoins de l’entreprise.
Parmi ces avantages de la digitalisation de la fonction RH, on retrouve notamment :
- Une amélioration notable de l’organisation et de la fiabilité de la gestion des ressources humaines : la digitalisation RH permet d’optimiser leur productivité, de renforcer la sécurité des données et de diminuer le risque de perte de document en les conservant de manière plus sûre.
- Un gain de temps précieux : l’automatisation des tâches et des processus grâce à la digitalisation RH permet de gagner un temps précieux et de mobiliser les RH sur d’autres sujets.
- Une meilleure qualité de vie au travail : enfin, dernière raison de digitaliser les RH, et pas des moindres, ce processus permet une meilleure communication et une transmission plus fluide des informations entre les services RH et les collaborateurs de l'entreprise. Cela améliore de manière significative la qualité de vie au travail et raccourcit les délais de traitement des demandes des salariés par exemple. Il s'agit d'un point essentiel de la gestion du personnel et de la gestion du capital humain.
Néanmoins, on peut noter certaines barrières à la digitalisation RH ! En effet, rappelons tout de même que les ressources humaines sont un métier de l'humain, et que le digital ne remplace pas l’humain.
Les limites de la digitalisation RH résident dans le fait que le processus doit être en accord avec la culture d’entreprise. Cette démarche de digitalisation doit prendre en compte la nécessité de garder des relations humaines et de n’être qu’un support.
De plus, la seconde problématique de la digitalisation RH, le digital, la numérisation et la dématérialisation engendre des coûts considérables pour l’entreprise. Il est nécessaire de mettre en place une formation de la digitalisation RH, ainsi qu'une fiche de processus RH.
Les enjeux de la digitalisation RH
- Amélioration de l'expérience employé : La digitalisation des RH permet de proposer aux employés une expérience plus fluide et personnalisée, notamment à travers des portails en ligne où ils peuvent accéder facilement à leurs informations personnelles, demander des congés, accéder à des formations en ligne, etc. Cela renforce leur engagement et leur satisfaction au travail.
- Optimisation des processus de recrutement : La digitalisation des processus de recrutement permet d'automatiser certaines étapes, comme la diffusion des offres d'emploi, la gestion des candidatures, la présélection des candidats, etc. Cela permet de gagner du temps, d'améliorer l'efficacité et de faciliter la recherche de talents.
- Développement des compétences et de la formation : La digitalisation des RH offre de nouvelles opportunités en matière de formation et de développement des compétences. Les plateformes d'apprentissage en ligne, les webinaires, les cours à distance, etc., permettent aux employés d'accéder à des contenus pédagogiques variés et de se former à leur propre rythme.
- Analyse des données RH : La digitalisation des RH permet de collecter et d'analyser des données précieuses sur les employés, telles que les performances, la satisfaction, les compétences, etc. Cela permet de prendre des décisions plus éclairées en matière de gestion des ressources humaines, d'identifier les tendances et les problèmes potentiels, et d'ajuster les politiques et les pratiques en conséquence.
- Collaboration et communication améliorées : Les outils numériques favorisent la collaboration entre les membres de l'équipe RH, ainsi qu'entre les RH et les autres départements de l'entreprise. Les plateformes de gestion des projets, les outils de communication en ligne, les espaces de partage de documents, etc., facilitent le travail d'équipe et la circulation de l'information.
- Veille et adaptation aux évolutions légales et réglementaires : La digitalisation permet de suivre plus facilement les changements législatifs et réglementaires liés aux ressources humaines. Les plateformes numériques peuvent envoyer des alertes, fournir des mises à jour et aider à assurer la conformité aux obligations en matière de RH.
- Réduction des coûts administratifs : La digitalisation des RH permet de réduire les tâches administratives manuelles et les coûts associés, tels que la gestion des documents papier, l'impression, le stockage physique, etc. Cela libère du temps et des ressources pour se concentrer sur des activités à plus forte valeur ajoutée.
- Agilité et adaptabilité face aux changements : La digitalisation des RH permet de mieux s'adapter aux évolutions rapides du marché du travail, aux changements organisationnels et aux besoins changeants des employés. Les processus numériques sont plus flexibles et plus faciles à ajuster en fonction des circonstances.
Il est important de noter que la digitalisation RH ne doit pas être considérée comme une fin en soi, mais comme un moyen d'améliorer les processus et de soutenir les activités des ressources humaines.
La combinaison du digital et de l'humain est essentielle pour garantir une approche équilibrée et efficace des ressources humaines.
