Le départ d’un salarié peut avoir un impact significatif sur le fonctionnement d’une entreprise, sur les collègues, et sur les clients. C’est pourquoi la procédure d'offboarding doit faire l’objet d’une attention particulière pour les employeurs. 

Dans ce contexte, la note d’information de départ d’un salarié est un élément essentiel à mettre en place dans vos processus RH !

Quels sont les objectifs de la note d’information de départ de salariés ? Comment annoncer le départ d’un salarié ? Zola, outil GPEC, répond à ces questions et vous propose un exemple de note d’information de départ d’un salarié.

Note d’information de départ de salarié : définition et objectif 

Au cours de votre carrière, vous serez confronté au départ d’un salarié au sein de votre entreprise, et vous devez rédiger une note d’information de départ de salarié. 

La note d’information de départ d’un salarié est un document RH officiel généralement rédigé par le service des ressources humaines, qui vise à informer l’ensemble des collaborateurs d’une entreprise du départ d’un salarié.

Cet outil de communication n’est pas obligatoire, et peut-être rédigé de manière formelle, ou informelle selon la culture et la communication interne de l’entreprise. 

Les principaux objectifs de la note d’information de départ d’un salarié sont de : 

• Fournir une communication transparente en informant les collaborateurs. Cette étape fait partie des éléments clés des enjeux de l'offboarding (tout en respectant le caractère confidentiel des raisons du départ du salarié)

• Préparer la transition pendant le processus de gestion des départs RH (fournir des informations sur la passation)

• Rassurer les employés en ce qui concerne la stabilité de l’entreprise et la maîtrise des évènements

• Informer de la date de départ pour prévoir un déjeuner ou un dîner d’équipe pour le salarié, selon la culture d’entreprise. 

Comment annoncer le départ d’un salarié ?

La note d’information de départ d’un salarié est indispensable pour garantir le climat social de l’entreprise et le bon fonctionnement organisationnel. 

Pour réussir l'offboarding et annoncer le départ d’un salarié, il est nécessaire de :

• Réunir les personnes concernées : 

Pour annoncer le départ d’un salarié, il faut d’abord organiser une discussion entre toutes les parties prenantes. Il est nécessaire de réunir le salarié sujet au départ, son manager ou supérieur hiérarchique, et le service des ressources humaines. 

Cet échange permet de coordonner les informations à communiquer aux collaborateurs de l’entreprise au sujet du départ du salarié, pour que le processus d’information se fasse en douceur.

• Rédiger la note d’information de départ de salarié : 

La manière la plus adaptée pour annoncer le départ d’un collaborateur est l’envoi d’un mail rédigé avec soin. Celui-ci doit contenir les informations relatives au départ, la raison du départ (seulement si le collaborateur est d’accord pour communiquer cette information), la date de départ et les informations relatives à la transition et à la passation.

Il est nécessaire d’adopter un ton empathique et de mettre en valeur les réalisations et la contribution du collaborateur au sein de l’entreprise tout au long de son parcours.

• Diffuser la note d’information :

Une fois la note d’information rédigée, vous devez la communiquer à l’ensemble des collaborateurs de l’entreprise. Pour ce faire, vous pouvez choisir : 

• D’envoyer un mail ou une lettre 
• De la diffuser lors d’une réunion
• De la communiquer via l’outil de gestion ou le logiciel de l’entreprise. 

Exemple de note d’information de départ d’un salarié 

Voici un exemple de note d’information de départ d’un salarié, que vous pouvez modifier et vous approprier. 

Objet : départ imminent du collaborateur XXX

Chers membres de l’équipe / Cher collègue, 

Nous tenons à vous informer du départ imminent de notre collègue XXX affecté au service XXX de l’entreprise. 

Après 7 belles années au sein de nos équipes, - prénom du salarié - quittera notre entreprise le - date du départ - pour poursuivre de nouvelles aventures, et de nouvelles opportunités. 

Nous tenons à remercier - prénom du salarié - pour sa contribution, son engagement et son dévouement tout au long de sa carrière professionnelle au sein de notre organisation. Ses réalisations et sa créativité a toujours grandement contribué aux performances et à l’amélioration de la compétitivité de l’entreprise. 

Afin de garantir une transition harmonieuse et en douceur, - prénom du salarié - travaillera en étroite collaboration sur la passation de ses projets avec - nom d’un collaborateur de l’équipe - pour assurer la continuité des opérations sans perturber les projets en cours. 

Nous souhaitons à - prénom du salarié - le meilleur dans ses futurs projets et sommes reconnaissants de sa collaboration au sein de notre entreprise. 

Cordialement, 

• L’équipe de direction - 

Vous pouvez également rédiger un message d’au revoir professionnel aux clients proches du collaborateur afin de les informer de son départ de l’entreprise, en indiquant la personne à contacter désormais.