Comment réussir un offboarding

En quoi consiste l’offboarding ?

Pour réussir un offboarding, il faut comprendre en quoi consiste cette démarche.

Tout d’abord, l’offboarding se traduit par le mot débarquement. En pratique, il s’agit de l’ensemble des procédures et des moyens mis en place pour la gestion des départs des collaborateurs en entreprise.

L’offboarding regroupe tous les processus mis en place par l’employeur et le service RH pour faciliter et gérer de manière efficace le départ d’un ou de plusieurs salariés, quelle que soit la raison du départ. 

Pour que l’offboarding devienne un outil véritablement efficace pour votre entreprise et pour le bien-être de vos salariés, il est indispensable de tenir compte de plusieurs facteurs et plusieurs éléments, notamment : 

• Les besoins du collaborateur avant, pendant et après son départ
• Les contraintes légales et réglementaires
• La partie administrative
• La passation des projets. 

L’offboarding ne doit pas seulement être une check-list à cocher pendant le départ d’un collaborateur, cet outil doit être un facilitateur et un outil de transition pour les projets et les collaborateurs.

9 étapes pour un offboarding réussi

Voici les différentes étapes à intégrer dans votre processus de gestion des départs RH pour réussir vos offboarding ! 

1. Planifier l’organisation de l’offboarding : Pour réussir l’offboarding, il est nécessaire de le prendre au sérieux et d’organiser méticuleusement le départ du collaborateur. Pour cela, dès l’annonce et la confirmation du départ de votre collaborateur, vous devez commencer à mettre en place son départ, à commencer par fixer sa date de départ. 

Une fois cette date fixée, vous devez vous servir du temps imparti pour organiser son départ, prévoir un entretien d’offboarding, répondre à ses besoins et faciliter les démarches administratives ainsi que la transmission des projets.

C’est également le moment de prévenir les services RH pour éventuellement débuter de nouveaux recrutements pour le futur poste vacant.

2. Échanger de manière régulière avec le collaborateur : Pour un offboarding réussi, il ne suffit pas de se concentrer sur la partie administrative et les projets en cours. Il est indispensable de communiquer avec votre collaborateur pour lui expliquer le processus d’offboarding, et d’exposer vos attentes respectives. 

Quelle que soit la raison du départ du collaborateur vous devez maintenir une communication ouverte et transparente afin de fluidifier le processus et conserver le bien-être du collaborateur. 

Gardez en tête que l’offboarding fait partie intégrante de votre marque employeur, mais également de la QVT de vos collaborateurs que vous devez conserver tout au long de leur cycle professionnel au sein de votre entreprise, jusqu’à leur départ. 

Réussir l’offboarding, c’est aussi savoir communiquer et échanger même en cas de désaccord sur certains éléments lors de la gestion du départ du collaborateur ! 

3. Reconnaissance et valorisation : Le processus d’offboarding est aussi un moyen de valoriser les compétences et le travail du collaborateur qui annonce son départ. En effet, le besoin de reconnaissance en entreprise ne se manifeste pas seulement lors des projets professionnels, mais également dans le départ d’un collaborateur qui a besoin de savoir quelle valeur ajoutée il représentait pour l’entreprise.

Cette étape renforce le sentiment d’appartenance du collaborateur qui conservera une bonne image de votre entreprise et de son parcours dans celle-ci.

4. Informer les équipes : Le départ d’un collaborateur ne doit pas passer inaperçu au sein de l’entreprise. Pour réussir l’offboarding d’un collaborateur, vous devez informer grâce à une réunion ou un mail selon la taille de votre entreprise, le départ de votre collaborateur. Vous pouvez également diffuser une note d'information de départ du salarié.

Une fois les équipes informées, il est intéressant d’organiser un pot de départ afin de faire honneur au collaborateur et réunir tous les salariés. 

Informer les équipes est également un moyen de minimiser les incompréhensions et les perturbations au sein de l’entreprise. 

5. Transmission des compétences et des savoir faire : La passation est une étape clé de l’offboarding et permet la rétention des compétences. Il est essentiel de veiller à ce que le départ d’un salarié n’impacte pas l’organisation et les performances de ses collègues. 

La passation peut se faire avec un membre de l’équipe qui accepte de récupérer les anciennes tâches du collaborateur, ou bien, avec une nouvelle recrue qui remplacera ce collaborateur.

Dans les deux cas il est indispensable d’identifier les compétences à conserver au sein de l’entreprise afin de ne pas désorganiser les équipes et leurs performances. 

6. Procéder à l’entretien de départ du salarié : Réussir l’offboarding en tant que manager, c’est également prendre le temps de discuter et de se consacrer au départ du collaborateur. Pour ce faire, il est nécessaire d’organiser un entretien de départ lors d’un échange formel et structuré pour comprendre les raisons du départ du collaborateur s’il est volontaire, et discuter de  son expérience au sein de l’entreprise.

C’est le moment pour vous de prendre des notes et de déterminer les axes d’amélioration de votre offboarding !

7. Collecter les impressions du collaborateur : Lors du processus d’offboarding et de l’entretien de départ, vous devez considérer les impressions, les opinions et les sentiments du collaborateur. 

Vous pouvez lui suggérer de faire des commentaires sur son expérience au sein de l’entreprise, de faire des remarques sur les points qu’il a particulièrement apprécié et sur les éléments qui l’ont poussé à son départ si celui-ci est volontaire ! 

Comme lors d’un onboarding, vous pouvez développer un rapport d’étonnement pour le départ d’un collaborateur.

8. La récupération du matériel et formalités administratives :Cette étape fait partie intégrante de la logistique de l’offboarding. Il est indispensable de considérer les étapes suivantes : 

• Récupération des ordinateurs, téléphones, voiture de fonction
• Redirection des mails vers une adresse alternative
• La suppression des accès du collaborateur aux logiciels de l’entreprise
• Récupération des moyens d’accès au bureau…

9. Maintenir un contact : Cela fait partie intégrante des enjeux de l'offboarding. Il est essentiel de garder un contact avec votre collaborateur après son départ. Si vous avez l’accord du salarié, rien ne vous empêche de prendre de ses nouvelles de temps à autre et de lui envoyer des mails occasionnels. Cela peut aussi être un moyen de l’inviter à des évènements de l’entreprise même après son départ !