La fin de l'emploi d'un collaborateur dans une entreprise est une étape inévitable et peut être pour différentes raisons : départ volontaire, licenciement, fin de contrat... Cette période de transition, l’offboarding ou le boarding off est souvent sous-estimée par les entreprises, alors qu'elle peut avoir un impact significatif sur l'entreprise elle-même, sur les autres employés et sur l'employé sortant.
Pour restreindre les perturbations pour toutes les parties impliquées, une entreprise doit mettre en place une procédure d'offboarding efficace qui permet de gérer efficacement la transition de l'employé sortant.
Alors, qu’est-ce qu’une procédure d’offboarding ? Pourquoi et comment la mettre en place ? Zola, outil GPEC, vous explique dans cet article !
Procédure d’offboarding : définition
La procédure RH d'offboarding, également connue sous le nom de désengagement, est le processus de gestion de la sortie d'un employé de l'entreprise. Il s'agit d'un processus important pour les entreprises car il permet d'assurer une transition en douceur pour l'employé sortant et pour l'entreprise elle-même.
Le processus d'offboarding peut inclure des étapes telles que :
- La communication claire avec l'employé sur le processus de départ
- La planification à l'avance de la date de départ de l'employé
- Des tâches qui doivent être accomplies avant son départ, (la collecte de tous les équipements appartenant à l'entreprise, la finalisation des projets en cours, la clôture des comptes de l'employé et la collecte des commentaires de l'employé.)
En gérant efficacement le processus d'offboarding, l'entreprise peut s'assurer que les perturbations sont minimisées et que les employés sortants quittent l'entreprise de manière professionnelle et positive.
Pourquoi mettre en place une procédure d’offboarding
Mettre en place une procédure d'offboarding est important pour plusieurs raisons :
- Minimiser les perturbations
Lorsqu'un employé quitte l'entreprise, cela peut entraîner des perturbations pour l'entreprise, en particulier si l'employé occupe un poste clé où travaillait sur un projet important. Une procédure d'offboarding peut aider à minimiser ces perturbations en assurant une transition pour l'entreprise et pour l'employé.
- Protéger les données de l'entreprise
Lorsqu'un employé quitte l'entreprise, il peut emporter avec lui des informations sensibles ou des données de l'entreprise. Une procédure d'offboarding peut aider à protéger les données de l'entreprise en s'assurant que tous les équipements de l'entreprise sont récupérés, les comptes de l'employé sont clôturés, et que les politiques de confidentialité sont respectées.
- Maintenir une bonne image de l'entreprise
La façon dont un employé quitte l'entreprise peut avoir un impact sur l'image de l'entreprise. Si l'employé quitte l'entreprise de manière positive et professionnelle, cela peut renforcer l'image de l'entreprise. Une procédure d'offboarding peut aider à s'assurer que l'employé quitte l'entreprise de manière professionnelle et positive.
- Collecter des commentaires
La fin d'un contrat de travail peut être une occasion pour l'entreprise de collecter des commentaires sur les raisons pour lesquelles l'employé quitte l'entreprise, les points forts et les points faibles de l'entreprise et des suggestions pour améliorer l'expérience des employés. Une procédure d'offboarding peut aider à collecter ces commentaires de manière organisée et efficace.
En mettant en place une procédure d'offboarding, l'entreprise peut s'assurer que les employés sortants quittent l'entreprise de manière professionnelle et positive, tout en minimisant les perturbations pour l'entreprise et en protégeant les données sensibles de l'entreprise.
Comment mettre en place une procédure d’offboarding
Voici les étapes clés pour mettre en place une procédure d'offboarding en entreprise :
- Communication claire :
Communiquez clairement avec l'employé sur le processus de départ, y compris les étapes à suivre et les tâches qui doivent être accomplies avant le départ.
- Planification anticipée :
Planifiez à l'avance la date de départ de l'employé et les tâches qui doivent être accomplies avant son départ. Cela peut inclure la planification des transferts de connaissances, la finalisation des projets en cours, la clôture des comptes de l'employé, la récupération de tous les équipements de l'entreprise, etc.
Afin de ne rien oublier, vous pouvez mettre en place un modèle de fiche de procédure par exemple.
- Réunion de départ :
Organisez une réunion de départ avec l'employé pour discuter des raisons de son départ, des commentaires sur son expérience de travail et des commentaires constructifs sur l'entreprise.
- Planification de la transition :
Planifiez la transition de l'employé avec son équipe ou son successeur. Assurez-vous que toutes les informations et connaissances importantes sont transmises de manière efficace pour minimiser les perturbations pour l'entreprise.
- Clôture des comptes et récupération des équipements :
Assurez-vous que tous les comptes de l'employé sont clôturés et que tous les équipements appartenant à l'entreprise sont récupérés.
- Traitement de la paie et des avantages sociaux :
Assurez-vous que la paie de l'employé est correctement traitée et que tous les avantages sociaux sont correctement traités avant son départ.
- Collecte des commentaires :
Collectez les commentaires de l'employé sur son expérience de travail et sur les raisons de son départ. Utilisez ces commentaires pour améliorer l'expérience des employés et pour minimiser les départs futurs.
- Suivi :
Effectuez un suivi avec l'employé après son départ pour s'assurer que tout est en ordre et pour répondre à toute question ou préoccupation qu'il pourrait avoir.
En mettant en place ces étapes, une entreprise peut s'assurer que le processus d'offboarding est bien organisé et efficace pour minimiser les perturbations et assurer une transition en douceur pour l'employé sortant et pour l'entreprise elle-même.
