Procédure d’offboarding : définition, objectif et mise en place

Procédure d’offboarding : définition 

La procédure d’offboarding est un processus qui regroupe tous les moyens et toutes les actions mises en place pour engager une démarche de gestion des départs des collaborateurs en entreprise. 

Une procédure d’offboarding efficace permet de faciliter et de fluidifier le déroulement et les étapes liées à la gestion des départs RH.

La mise en place d’une procédure est essentielle pour définir les actions à mettre en place et identifier les étapes incontournables de l’offboarding. 

La procédure d’offboarding n’est pas seulement une check-list du départ d’un salarié, elle doit regrouper l’ensemble des étapes qui favorisent une transition en douceur et qui permettent de :

• Conserver une communication transparente pour parler des attentes de chacun
• Prévoir l’entretien de départ et la date de départ
• L’ensemble des tâches qui doivent être accomplies avant la date de départ du salarié pour réussir l’offboarding. 

La gestion de la procédure d’offboarding implique de communiquer régulièrement avec le salarié concerné et de prévenir le service RH en amont afin que les procédures RH administratives soient effectuées en temps et en heure, et que la procédure réponde aux enjeux de l'offboarding.

Pourquoi mettre en place une procédure d’offboarding ?

1. Éviter les perturbations au sein des équipes : Une mauvaise procédure d’offboarding peut causer des perturbations significatives au sein des équipes. En effet, il est indispensable d’informer les salariés du départ d’un collaborateur afin de les préparer et de ne pas provoquer une désorganisation dans leur travail, et dans leur relation au sein de l’équipe. La procédure d’offboarding permet une transition en douceur sur la partie organisationnelle, relationnelle, technique et administrative ! 

2. Améliorer la marque employeur de l’entreprise : La procédure d’offboarding est un moyen de conserver une communication avec le collaborateur concerné. Organiser un offboarding fluide permet de garder une expérience collaborateur favorable au bien-être et à l’engagement des collaborateurs. 

Dans ce contexte, l’épanouissement des collaborateurs même lors de leur départ permet d’améliorer l’image et la marque employeur de l’entreprise. Le collaborateur parlera probablement de l’entreprise et de son expérience à sa famille, à ses proches et à ses amis ce qui aura un impact direct sur la réputation de cette dernière.

3. Protéger la sécurité et les données de l’entreprise : La procédure d’offboarding permet de ne pas oublier des étapes importantes relatives à la sécurité des données de l’entreprise telles que : 

• La récupération de l’ensemble du matériel mis à disposition du salarié
• Clôturer les comptes et les accès aux logiciels de l’entreprise
• Respecter les règles de confidentialité…

4. Conserver et transmettre les compétences : La transmission des compétences est une étape importante de la procédure d’offboarding. 

Une procédure d’offboarding efficace implique de mettre en œuvre les moyens et le temps nécessaire aux salariés avant son départ pour qu’il puisse transmettre son expérience et ses savoir-faire au salarié qui reprendra ses tâches.

L’objectif est d’éviter une perte de compétences à l’entreprise qui pourrait impliquer une baisse de la productivité et de sa compétitivité sur le marché.

Comment mettre en place une procédure d’offboarding ?

1. Élaborer la procédure : Avant de commencer les étapes de l’offboarding, vous devez élaborer un plan, une feuille de route qui vous permettra de lister les éléments à inclure dans votre offboarding dans la limite de temps imposée.

Dans cette feuille de route, vous établirez les grandes lignes de la procédure en incluant les procédures administratives, la récupération du matériel, la remise des documents de la fin du contrat de travail…

2. Élaborer un rétroplanning : Il peut être intéressant d’élaborer un rétroplanning pour répertorier toutes ces tâches et les planifier dans le temps afin de respecter toutes les étapes avant la date de départ du collaborateur.

3. Conserver une communication transparente : La procédure d’offboarding n’est pas seulement une procédure formalisée et administrative. Vous devez considérer les besoins et les attentes de votre collaborateur avant son départ et conserver une communication transparente sur les raisons de son départ, qu’il soit volontaire ou non, mais également sur les attentes qu’il a concernant son départ. 

Au-delà de la communication avec le salarié concerné, vous devez également communiquer avec ses équipes et les informer en amont de son départ, afin de ne pas créer d’incompréhension ou de mauvaise transmission des informations. Vous pouvez par exemple diffuser une note d'information de départ du salarié.

4. Accompagner le départ : Pour réussir l'offboarding, vous devez apporter de la valeur au départ de vos collaborateurs. Il est important de valoriser le travail effectué par votre collaborateur tout au long de sa carrière professionnelle de l’entreprise, mais il est également important d’organiser le recrutement de son successeur. 

Vous devez identifier les compétences du collaborateur afin de les conserver dans le futur recrutement, et laisser suffisamment de temps pour la passation des projets et la transition au sein de l’entreprise et de l’équipe.

5. Récolter les impressions du collaborateur : Cette étape permettra à l’entreprise : 

• De connaître ses points forts et ses axes d’amélioration

• D’avoir une vision globale des impressions de ses collaborateurs sur plusieurs points
• D’adapter sa stratégie interne face à ces impressions et ces suggestions précieuses.

Quels sont les freins à une procédure d’offboarding réussie ?

Une procédure d’offboarding peut engendrer de nombreux avantages pour l’entreprise, à condition qu’elle soit bien maîtrisée et que le départ d’un salarié soit bien reçu.

Dans le cas contraire, certains facteurs peuvent représenter des freins à une procédure d’offboarding réussie. Parmi ces facteurs, on peut notamment citer deux principaux facteurs : 

• Considérer l’offboarding comme une perte de temps et d’argent : Il s’agit d’une erreur que beaucoup d’entreprises font. Considérer la procédure d’offboarding comme un gaspillage du temps à consacrer à l’entreprise entraîne la négligence des départs. L’offboarding mobilise certes des ressources, mais a une plus-value significative pour l’entreprise, sa marque employeur, et ses collaborateurs. 

• Considérer le départ d’un salarié comme une trahison : Certaines entreprises ont tendance à penser que le départ volontaire d’un collaborateur est un affront. Or, il est nécessaire de considérer que vos salariés ont parfois besoin de nouveauté et de nouvelles opportunités et décide donc de quitter l’entreprise. 

Vous devez vous servir de la procédure d’offboarding pour comprendre les raisons qui le poussent à partir et identifier les axes d’amélioration pour fidéliser les collaborateurs au sein de votre organisation.