Tout savoir sur la lettre de convocation à l’entretien annuel d’évaluation

29/9/2022
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lettre convocation entretien annuel evaluation
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Convoquer vos collaborateurs à l’entretien annuel est une étape importante dans la réalisation de vos campagnes d’entretien. 

Bien que ça ne soit pas obligatoire, il est important de convoquer chacun de vos collaborateurs de manière formelle pour qu’ils aient le temps de se préparer à leur entretien. Il existe différentes manières de convoquer vos collaborateurs et la lettre de convocation à l’entretien annuel d’évaluation est une option très souvent utilisée par les entreprises.

Alors, que doit contenir cette lettre de convocation ? Comment la rédiger ? Zola vous explique tout.

Est-ce possible d’envoyer une lettre de convocation à l’entretien annuel ?

Lorsque vous souhaitez procéder à la convocation à l’entretien annuel, il est bien entendu tout à fait possible de choisir de convoquer et d'informer vos salariés par le biais d’une lettre de convocation ! C’est même une manière très claire et sérieuse de communiquer sur les entretiens. 

En envoyant un courrier de convocation à l’entretien annuel, vous formalisez l'entretien et vous impliquez d'autant plus vos collaborateurs. Ils seront plus conscients de l’impact et de l’importance de cet entretien sur leur progression et la construction de leur avenir professionnel. 

Bon à savoir - il est également possible d'être un peu moins formel, et de décider de prévenir ses collaborateurs en envoyant un mail de convocation à l'entretien annuel.

La lettre de convocation à l’entretien annuel peut être envoyée dans un délai de 8 jours par exemple, afin de laisser suffisamment de temps à vos collaborateurs pour préparer l’entretien annuel. 

Pour aller plus loin - en savoir plus sur le délai de convocation à l’entretien annuel.

Que doit contenir le courrier de convocation à l’entretien annuel ?

Vous êtes libre de choisir ce que vous souhaitez inscrire dans la lettre de convocation à l’entretien individuel annuel. Il n’y a pas d’obligations, cependant quelques bonnes pratiques sont à respecter.

Inutile de le rappeler, pensez tout d’abord à indiquer le nom, prénom, le poste des collaborateurs.

Ensuite, de manière plus précise, le courrier de convocation à l’entretien annuel peut contenir les éléments suivant : 

  • L’objet de la convocation
  • La personne avec laquelle se déroulera l’entretien 
  • Le lieu et l’heure de l’entretien
  • La grille d’évaluation de l’entretien - il vous faut informer vos collaborateurs des éléments sur lesquels ils seront évalués lors de l’entretien annuel 
  • La personne à contacter s'ils ont des questions au sujet de l’entretien, de son déroulé et de la préparation.

N’oubliez pas que la lettre de convocation à l’entretien annuel d’évaluation n’étant pas un document prédéfini, vous êtes libre d'ajouter toute autre mention qui serait pertinente.

Vous pouvez également joindre un document explicatif de l’entretien annuel par exemple.

Modèle de lettre de convocation à l’entretien annuel d’évaluation

La lettre de convocation à l’entretien annuel d’évaluation peut être utilisée peu importe le nombre d'employés présents dans votre entreprise.

Il s’agit d’une méthode qui a le mérite de garder une trace de la convocation de tous vos collaborateurs à cet entretien.

Afin d'avoir un exemple plus concret de ce que contient ce document, voici un modèle de lettre de convocation à l’entretien annuel pour vos salariés !

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