Quelles modalités respecter lors de l’envoi d’un mail de convocation à l’entretien annuel?

30/9/2022
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mail convocation entretien annuel
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La convocation à l’entretien annuel n’est pas une étape à négliger ! En tant qu’employeur, vous devez vous assurer que tous vos collaborateurs sont bien informés de la mise en place des entretiens annuels. 

Pour cela, il faut utiliser des méthodes de communication claires et transparentes pour que vos salariés aient le temps de se préparer pour cet entretien ! 

Un mail de convocation à l’entretien annuel peut être envoyé à vos collaborateurs pour plus de fluidité et de rapidité dans la communication de l'information. Quelles sont alors les modalités à respecter ? Est-ce possible de s’inspirer d’un modèle ? Zola, logiciel d'entretien annuel, vous répond. 

Est-ce possible d’envoyer un mail de convocation à l’entretien annuel ? 

Il est totalement possible de décider de procéder à la convocation à l’entretien annuel en envoyant un mail. Cette pratique est même très souvent utilisée pour informer ses collaborateurs de l’organisation des entretiens. 

Le mail, outil principal de communication en entreprise est un moyen de communication simple et rapide qui permet d’informer vos collaborateurs de manière formelle tout en gardant une trace de cet échange.

Il est donc possible et même recommandé d’utiliser cette méthode pour communiquer à vos collaborateurs la convocation à l’entretien annuel. 

Le fait de décider d’envoyer un mail de convocation à l'entretien annuel est un moyen moins formel que la lettre de convocation à l’entretien annuel d’évaluation, même si ce moyen est également utilisé dans un certain nombre d’entreprises.

Que doit contenir le mail de convocation à l’entretien annuel ?

Il n’y a pas de format spécifique ou d’obligations à respecter dans le mail de convocation à l’entretien annuel. Néanmoins certains éléments peuvent être intéressants et utiles à intégrer ! 

Veillez à y inclure suffisamment d’informations - sans pour autant noyer vos collaborateurs dans trop de formalités - pour répondre à un maximum de questions. 

Voici quelques éléments qui peuvent être présents dans le mail de convocation à l’entretien annuel : 

  • L’objet de la convocation
  • L’objectif de l’entretien
  • La personne qui sera en charge de conduire l’entretien
  • Le lieu et l’heure de l’entretien - à ce sujet il est conseillé de respecter un délai de convocation à l’entretien annuel.
  • La grille d’évaluation de l’entretien (en tant qu’employeur, lorsque vous mettez en place un entretien annuel, vous êtes tenu d’informer vos salariés des modalités d’évaluation) 
  • La personne à contacter s'ils ont des questions au sujet de l’entretien

Modèle de mail de convocation à l’entretien annuel d’évaluation

Vous pouvez utiliser le mail de convocation à l’entretien annuel d’évaluation peu importe la taille de votre entreprise et le nombre de salariés que vous avez. 

Étant donné que c’est un document qui répond à très peu d’obligations juridiques, vous êtes très libre sur le format et le contenu. Pour autant il peut être rassurant de s’inspirer dans un modèle de convocation à l’entretien annuel, ne serait-ce que pour avoir un exemple un peu plus concret de ce que contient ce document.

C’est la raison pour laquelle chez Zola nous avons construit un modèle de mail de convocation à l’entretien annuel que nous sommes ravis de mettre à votre disposition.

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