Registre des traitements RH : méthode et bonnes pratiques pour le tenir à jour

Étape 1 – Cadrer et cartographier vos traitements RH

Avant d’ouvrir Excel ou un outil SIRH, commencez par dresser une cartographie :

• Paie : obligation légale.
• Recrutement : intérêt légitime, conservation limitée des candidatures.
• Formation : intérêt légitime ou contrat, données sur les compétences.
• Entretiens : intérêt légitime, conservation limitée.
• Notes de frais : obligation légale.

👉 À relier à la durée de conservation des données RH, car chaque traitement doit préciser combien de temps les données sont stockées.

Étape 2 – Créer un modèle de registre RH conforme

Chaque fiche du registre doit contenir :

• Finalité du traitement.
• Base légale.
• Catégories de données (identité, paie, carrière, santé).
• Personnes concernées.
• Destinataires et sous-traitants (SIRH, jobboards, LMS).
• Transferts éventuels hors UE (cf. hébergement des données RH en Europe).
• Durées de conservation.
• Mesures de sécurité (chiffrement des données RH, contrôle d’accès).

Étape 3 – Définir la gouvernance et les rôles

Un registre ne vit pas seul :

• Employeur = responsable de traitement.
• DPO = valide les mises à jour.
• RH = responsables opérationnels.
• IT = sécurité, conservation, traçabilité.
• Managers = informés des règles d’accès.

👉 Pour une gouvernance solide, articulez le registre avec vos bonnes pratiques de gestion des accès et de traçabilité.

Étape 4 – Mettre en place des rituels de mise à jour

Un registre RH doit évoluer avec vos outils et pratiques. Exemple :

• Trimestriel : traitements sensibles (santé, disciplinaire).
• Semestriel : paie, recrutement, formation.
• Annuel : traitements à faible risque.

Cas concrets :

• Nouveau logiciel de paie → mise à jour immédiate.
• Ajout d’un jobboard → inscrire le sous-traitant.
• Intégration d’un LMS → adapter la fiche.

👉 En cas de changement d’éditeur, vérifiez les clauses de votre DPA et assurez-vous qu’il est certifié ISO 27001.

Étape 5 – Contrôler et prouver la conformité

Un registre n’a de valeur que si vous pouvez démontrer la conformité :

• Conservez chaque version (date, auteur, validation).
• Archivez les preuves : captures d’écran, exports, validations DPO.
• Vérifiez que les mesures de sécurité respectent vos engagements de sécurité.

👉 En cas de contrôle, votre registre est la première pièce que la CNIL demandera.

Étape 6 – Former et sensibiliser les équipes

Un registre utile doit être compris et partagé.

• Former les RH et managers sur la base légale et la durée de conservation.
• Sensibiliser les équipes IT sur la traçabilité et la sécurité.
• Organiser une revue annuelle du registre en comité RH/DPO.
  

👉 Ressource interne : Fiche pratique RGPD RH.

En résumé

Le registre RH est un outil vivant qui doit intégrer sécurité, gouvernance et mise à jour régulière. Couplé avec le chiffrement, la gestion des accès et une politique claire de conservation, il devient une véritable assurance conformité.

Pour approfondir, consultez notre guide complet RGPD et RH.

Checklist – Mise à jour du registre RH

Avant de clôturer une mise à jour, vérifiez que vous avez :

• Ajouté les nouveaux traitements RH (outils, modules).
• Mis à jour les bases légales et finalités.
• Adapté les durées de conservation.
• Ajouté les nouveaux sous-traitants et jobboards.
• Consigné la version, date et validateur.
• Archivé les preuves et exports.

Conclusion

Le registre des traitements RH est bien plus qu’une obligation : c’est un outil de gouvernance de la donnée et de transparence.

En le tenant à jour régulièrement, vous réduisez vos risques de sanction, facilitez les audits et renforcez la confiance des collaborateurs.