Les données RH suivent un cycle de vie précis. Le RGPD impose de ne pas conserver plus longtemps que nécessaire, et la CNIL publie des repères utiles pour fixer des durées adaptées aux finalités. C’est l’objectif de ce référentiel pratique : vous aider à décider, tracer et appliquer des durées de conservation réalistes dans votre SIRH. Vous y trouverez les délais phares (candidatures, paie, registre du personnel), des exemples concrets, un tableau synthétique et une checklist opérationnelle. Pour aller plus loin sur les bases juridiques et principes RGPD, consultez aussi notre fiche dédiée : RGPD & RH.
Comprendre les durées de conservation en RH
Conservation active vs archivage intermédiaire
La durée de conservation découle de la finalité du traitement et de sa base légale. On distingue :
- La conservation active, période où les données sont utilisées au quotidien.
- L’archivage intermédiaire, où les données sont gardées plus longtemps avec accès restreint, à des fins de preuve ou d’obligation légale.
Principes à respecter
- Minimisation : seules les données nécessaires sont gardées.
- Documentation : le DPO formalise la politique de conservation.
- Traçabilité : le SIRH doit enregistrer les purges et permettre des exports en cas d’audit.
Référentiel pratique par grands traitements RH
Recrutement
Les candidatures non retenues se conservent 2 ans maximum, sauf opposition du candidat. En pratique : conservation active durant le processus, puis suppression ou anonymisation au terme des 24 mois. Exemple SIRH : paramétrage “purge automatique après 24 mois sans action”.
Contrat et paie
- Données de paie : archivage intermédiaire 6 ans pour répondre aux obligations comptables.
- Pièces contractuelles : conserver les éléments imposés par la loi, supprimer ou anonymiser les autres à échéance.
Temps de travail et absences
Les justificatifs et historiques servent à la paie et au contrôle. À l’échéance, ils sont archivés si la loi l’impose, sinon supprimés. Bonnes pratiques : distinguer les soldes de congés des pièces justificatives dans le SIRH.
Santé et sécurité au travail
Les informations issues de la médecine du travail et des accidents sont soumises à des durées spécifiques. Elles doivent être cloisonnées avec accès très restreint. Conservation limitée aux obligations légales, puis purge.
Discipline et contentieux
En cas de contentieux, les données peuvent être gardées en archivage intermédiaire jusqu’à 6 ans pour assurer la preuve. Au-delà, elles doivent être supprimées. Exemple : déclencheur automatique dans le SIRH quand un dossier contentieux est créé.
Formation
Les données de formation (sessions, financements, résultats) sont conservées pour le suivi et la preuve. Une fois la finalité atteinte, les résultats individuels peuvent être anonymisés pour garder des statistiques utiles.
Évaluations et entretiens
Les comptes rendus et notes sont conservés pendant 3 ans pour assurer le suivi managérial. Au-delà, les scores sont anonymisés et les documents non nécessaires supprimés.
Fin de contrat et dossiers du personnel
- Registre unique du personnel (RUP) : conservation obligatoire 5 ans après le départ du salarié.
- Dossier du personnel : séparer les pièces à conservation légale (preuves, obligations) et les éléments de gestion courante, qui doivent être purgés plus tôt.
Mettre en place et prouver votre politique de conservation
Méthode en 6 étapes
- Cartographier vos traitements RH.
- Distinguer conservation active et archivage intermédiaire.
- Fixer et documenter les durées (repères CNIL, obligations légales).
- Paramétrer votre SIRH : règles automatiques, accès restreints, rappels.
- Anonymiser quand c’est suffisant, supprimer sinon.
- Tracer chaque purge (journal, horodatage, export DPO).
Bonnes pratiques
- Prévoir des rappels avant échéance.
- Séparer pièces légales et pièces de gestion dans le SIRH.
- Gérer les exceptions (contentieux) avec des statuts spécifiques.
- Former managers et administrateurs aux règles de purge.
- Vérifier la cohérence avec vos démarches de dématérialisation RH.
Conclusion
Un référentiel clair de conservation des données protège les personnes, limite les risques et simplifie les audits. Documenté par le DPO, appliqué dans votre SIRH et tracé par des purges régulières, il devient un atout pour votre conformité RGPD. Découvrez aussi nos conseils pratiques sur la dématérialisation RH.
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