Les données RH suivent un cycle de vie précis. Le RGPD impose de ne pas conserver plus longtemps que nécessaire, et la CNIL publie des repères utiles pour fixer des durées adaptées aux finalités. C’est l’objectif de ce référentiel pratique : vous aider à décider, tracer et appliquer des durées de conservation réalistes dans votre SIRH. Vous y trouverez les délais phares (candidatures, paie, registre du personnel), des exemples concrets, un tableau synthétique et une checklist opérationnelle. Pour aller plus loin sur les bases juridiques et principes RGPD, consultez aussi notre fiche dédiée : RGPD & RH.
Tableau récapitulatif des durées de conservation des documents RH
Les documents RH à conserver 5 ans
La durée de 5 ans correspond au délai de prescription des actions civiles et englobe les documents essentiels de la relation de travail. Le bulletin de paie représente l'obligation la plus connue : l'employeur doit conserver un double pendant 5 ans selon l'article L3243-4 du Code du travail. Attention à ne pas confondre avec la durée de disponibilité pour le salarié qui atteint 50 ans en cas de bulletin dématérialisé.
Le registre unique du personnel suit une règle particulière. Le délai de 5 ans court à compter de la date de départ du salarié ou du stagiaire et non de la date d'embauche. Les contrats de travail, avenants, soldes de tout compte et documents relatifs aux observations de l'inspection du travail obéissent au même délai.
Les documents RH à conserver 3 ans
Cette durée concerne principalement les documents liés aux cotisations sociales et au contrôle du temps de travail pour certaines catégories de salariés. Les justificatifs de charges sociales doivent pouvoir être présentés pendant 3 ans en cas de contrôle URSSAF. Le suivi des jours de travail des salariés au forfait jours relève de la même logique.
Les sanctions disciplinaires présentent une particularité importante. L'article L1332-5 du Code du travail interdit de sanctionner un salarié pour des faits datant de plus de 3 ans. Les notifications correspondantes perdent donc leur utilité au-delà de ce délai.
Les documents RH à conserver 1 an ou 2 ans
La comptabilisation des horaires classiques ne nécessite qu'une conservation d'un an. Ce délai correspond à la période de référence des contrôles de l'inspection du travail pour le temps de travail.
Les candidatures non retenues suivent une règle différente. La CNIL recommande une durée maximale de 2 ans après le dernier contact avec le candidat. Cette conservation suppose d'avoir informé le candidat et obtenu son accord pour alimenter un vivier.
Ces durées doivent être cohérentes avec votre politique de gestion des accès et traçabilité et l’hébergement sécurisé des données en Europe.
Comprendre les durées de conservation en RH
La gestion des ressources humaines génère un volume important de données à caractère personnel. Chaque document suit un cycle de vie précis qui détermine combien de temps l'entreprise peut le conserver. Cette durée découle de la finalité du traitement et de sa base légale.
Quelle différence entre conservation active et archivage intermédiaire ?
La conservation active correspond à la période où les données sont utilisées au quotidien par les équipes RH. Le dossier du salarié reste accessible dans le SIRH pour traiter la paie, suivre les absences ou préparer les entretiens. Cette phase dure généralement le temps de la relation de travail.
L'archivage intermédiaire intervient ensuite. Les données sont gardées plus longtemps avec un accès restreint. Seules les personnes habilitées peuvent les consulter à des fins de preuve ou pour répondre à une obligation légale. Un archivage électronique bien structuré permet de retrouver rapidement les documents en cas de contrôle de l'inspection du travail ou de contentieux prud'homal.
Comment gérer les données après le départ d'un salarié ?
La fin du contrat ne signifie pas suppression immédiate. Le registre unique du personnel doit être conservé 5 ans à compter du départ du salarié. Les bulletins de paie suivent la même durée. Les contrats de travail et soldes de tout compte restent archivés 5 ans après la fin de la relation contractuelle. Une bonne gestion des départs inclut cette dimension archivage.
Certaines données exigent une conservation plus longue. L'état des lieux de l'entretien professionnel se conserve 6 ans. Les documents comptables liés à la paie peuvent atteindre 10 ans selon les obligations fiscales. À l'inverse, les comptes rendus d'évaluation perdent leur utilité après 3 ans et peuvent être supprimés ou anonymisés.
Comment archiver les documents RH efficacement ?
La mise en place d'une politique d'archivage numérique repose sur trois principes fondamentaux.
Le premier est la minimisation. Seules les données nécessaires à la finalité définie sont conservées. Inutile de garder l'intégralité du dossier de candidature d'un salarié embauché il y a 10 ans. La dématérialisation du dossier du personnel facilite ce tri.
Le deuxième concerne la documentation. Le DPO formalise la politique de conservation dans le registre des traitements RH. Chaque catégorie de document dispose d'une durée précise et d'une justification écrite. Cette documentation doit être intégrée aux contrats avec vos éditeurs SIRH via les DPA.
Le troisième porte sur la traçabilité. Le SIRH doit enregistrer automatiquement les purges effectuées et permettre des exports en cas d'audit. Un journal horodaté prouve que l'entreprise respecte ses engagements en matière de protection des données personnelles.
Comment mettre en place et prouver votre politique de conservation ?
Une démarche structurée garantit la conformité avec le RGPD et facilite les contrôles de la CNIL. Voici la méthode en six étapes pour sécuriser votre gestion des données RH.
- Cartographier vos traitements RH et identifier chaque type de document.
- Distinguer conservation active et archivage intermédiaire selon la finalité du traitement.
- Fixer et documenter les durées en vous appuyant sur les repères CNIL et les obligations légales.
- Paramétrer votre SIRH avec des règles automatiques, des accès restreints et des rappels.
- Anonymiser les données quand c'est suffisant ou supprimer définitivement sinon.
- Tracer chaque purge dans un journal horodaté exportable pour le DPO.
La réussite de cette politique repose sur plusieurs pratiques complémentaires. Programmez des rappels avant chaque échéance pour anticiper les actions de purge. Dans votre SIRH, séparez clairement les pièces légales des documents de gestion quotidienne. Les situations particulières comme un contentieux nécessitent des statuts spécifiques qui suspendent temporairement la suppression.
La formation joue un rôle central. Managers et administrateurs doivent maîtriser les règles de purge applicables à leur périmètre. Enfin, vérifiez la cohérence entre votre politique de conservation et vos démarches de dématérialisation RH. Un archivage électronique bien paramétré facilite le respect des délais tout en réduisant les risques de perte ou d'accès non autorisé aux données personnelles des collaborateurs.
Un référentiel clair de conservation des données protège les personnes, limite les risques et simplifie les audits. Documenté par le DPO, appliqué dans votre SIRH et tracé par des purges régulières, il devient un atout pour votre conformité RGPD.
Pour approfondir :
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