Un salarié peut demander à accéder à l’ensemble de ses données personnelles traitées par son employeur. Ce droit, prévu à l’article 15 du RGPD, oblige les RH à répondre dans des délais précis et avec une méthodologie documentée.
Pour un DRH ou un responsable SIRH, la difficulté n’est pas de comprendre le principe, mais d’organiser un processus opérationnel conforme, traçable et reproductible, en lien avec les obligations RGPD en RH.
Comprendre le droit d’accès des salariés
L’article 15 du RGPD donne le droit à chaque salarié (ou ex-salarié) de :
- savoir si ses données personnelles sont traitées,
- obtenir une copie lisible de ces données,
- comprendre à quoi elles servent et combien de temps elles sont conservées.
👉 Attention : il ne s’agit pas d’un “accès libre” au SIRH ou aux serveurs, mais d’une copie intelligible et sécurisée des données pertinentes.
Qui peut faire la demande et sous quelle forme ?
- Salariés en poste : via email, courrier ou formulaire interne.
- Anciens salariés : mêmes droits, réponse à leur adresse personnelle.
- Représentants (avocats, syndicats) : si mandatés.
L’entreprise doit vérifier l’identité du demandeur :
- pièce d’identité si nécessaire,
- ou authentification via l’intranet.
👉 Cette vérification s’inscrit dans une politique globale de gestion des accès et traçabilité RH.
Quels délais respecter ?
Le RGPD est strict :
- 1 mois maximum pour répondre.
- Prolongation possible de 2 mois en cas de complexité, à condition de prévenir avant la fin du premier mois.
Exemple :
- Demande reçue le 5 avril → réponse au plus tard le 5 mai.
- Si prolongation → notifier avant le 5 mai et répondre avant le 5 juillet.
👉 L’enregistrement dans le registre des traitements RH facilite la traçabilité des délais et des réponses.
Quelles données fournir (et lesquelles exclure) ?
À inclure :
- Données administratives (contrat, paie).
- Données de carrière (entretiens, formations, objectifs).
- Données issues des outils RH (absences, parcours).
À exclure :
- Informations sur des tiers.
- Données couvertes par le secret des affaires.
- Documents non personnels.
Cas particulier : les emails professionnels, qui peuvent être transmis s’ils concernent directement le salarié, avec occultation des mentions liées à d’autres personnes.
Gratuité, limites et refus possibles
- Gratuit : la première copie.
- Payant : copies supplémentaires (frais raisonnables).
- Refus possible : uniquement si abusif (trop fréquent, disproportionné), avec justification écrite.
Comment organiser la réponse côté RH ?
Pour rester conforme et efficace :
- Réception et enregistrement dans un registre.
- Vérification d’identité.
- Définition du périmètre de la demande.
- Extraction des données (paie, SIRH, entretiens, LMS).
- Occultation des tiers.
- Transmission sécurisée (courrier AR, fichier chiffré).
👉 Ce processus doit être intégré aux politiques de sécurité RH, en cohérence avec les clauses DPA des éditeurs et les engagements d’hébergement des données en Europe.
En résumé
Les droits d’accès des salariés exigent rigueur et anticipation. Bien gérés, ils deviennent un outil de transparence et de confiance.
👉 Pour un panorama complet, découvrez notre guide RGPD et RH et nos engagements sécurité.
Cas concrets et erreurs fréquentes
- Ex-salarié : il peut toujours demander ses données, même plusieurs années après son départ.
- Demande trop vague : demander des précisions (“données de formation entre 2019 et 2022 ?”).
- Emails professionnels : attention à ne pas transmettre des conversations complètes avec d’autres salariés sans occultation.
- Erreur courante : oublier de notifier la prolongation du délai → sanction possible de la CNIL.
Outils et bonnes pratiques
- Centraliser les demandes dans un registre RGPD.
- Former les équipes RH pour adopter les bons réflexes.
- Utiliser un SIRH qui facilite l’extraction et le suivi des délais.
- Prévoir des modèles de courriers (accusé de réception, réponse).
Exemple de courrier d’accusé de réception
Bonjour [Nom],
Nous accusons réception de votre demande du [date]. Conformément à l’article 15 du RGPD, nous vous répondrons dans un délai d’un mois.
Si le traitement de votre demande nécessite un délai supplémentaire (maximum deux mois), nous vous en informerons avant l’échéance initiale.
Cordialement,
[L’employeur / DPO]
Conclusion
Le droit d’accès des salariés est une obligation légale, mais il peut aussi être vu comme une opportunité de renforcer la confiance entre collaborateurs et employeur.
Avec un processus documenté, des délais respectés et des outils adaptés, les RH transforment cette contrainte en levier de transparence et de crédibilité.
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