Hébergement des données RH en Europe : comprendre les enjeux et choisir la bonne option

Quelles données RH sont concernées par le RGPD ?

Il est essentiel de comprendre que la donnée RH est une matière vivante : elle évolue constamment au fil du parcours salarié (recrutement, mobilité, départ).

Chaque étape génère de nouvelles informations, parfois très sensibles, qui doivent être intégrées au registre des traitements et protégées avec le même niveau d’attention.

L’enjeu n’est donc pas seulement de classifier les données, mais aussi de mettre en place des processus clairs pour assurer leur mise à jour, leur sécurisation et leur suppression à échéance. Cette vision dynamique permet de rester en conformité avec le RGPD tout en renforçant la confiance des collaborateurs.

Les principales catégories de données RH :

• Données administratives
  
  • Exemples : contrat de travail, coordonnées, numéro de sécurité sociale
  • Obligations RGPD/CNIL : base légale du contrat, minimisation, conservation limitée
  • Rôle & responsabilité : responsable de traitement = employeur (DRH)
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• Données sensibles
  • Exemples : données de santé, handicap, situation familiale
  • Obligations RGPD/CNIL : consentement explicite ou obligation légale ; sécurité renforcée
  • Rôle & responsabilité : DPO + DRH
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• Données de performance & carrière
  • Exemples : entretiens, évaluations, objectifs, formations suivies
  • Obligations RGPD/CNIL : transparence, durée de conservation justifiée
  • Rôle & responsabilité : DRH + manager
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• Données financières
  • Exemples : salaires, primes, avantages, notes de frais
  • Obligations RGPD/CNIL : conservation limitée (5 ans), contrôle CNIL possible
  • Rôle & responsabilité : service paie / comptabilité
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• Données issues d’outils RH (SIRH, LMS, SaaS RH)
  • Exemples : connexions, logs, parcours de carrière, mobilité interne
  • Obligations RGPD/CNIL : journalisation, gestion des droits d’accès, information des salariés
  • Rôle & responsabilité : sous-traitant (éditeur) + responsable de traitement (employeur)

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👉 À retenir : toute donnée identifiant un salarié est couverte par le RGPD. Les DRH doivent documenter les traitements (registre, PIA/DPIA) et s’assurer que leurs prestataires respectent les obligations légales (contrat, audit, sécurité).

Pourquoi héberger les données RH en Europe ?

1. Souveraineté numérique et confiance

Un hébergement en Europe, et idéalement en France, garantit que les données restent sous la juridiction du RGPD et du contrôle de la CNIL.

C’est un gage de transparence et de confiance pour les collaborateurs.

2. Limiter les risques juridiques

Les transferts hors UE posent problème depuis l’invalidation du Privacy Shield par la décision Schrems II.

Les clauses contractuelles types (SCC) sont toujours utilisables, mais elles ne suffisent pas toujours à garantir une protection équivalente.

3. Éviter les lois extraterritoriales

Un hébergement chez un acteur soumis au Cloud Act (fournisseur américain) peut exposer les données RH à des demandes d’accès par des autorités étrangères.

👉 D’où l’importance de privilégier un hébergeur européen (OVHcloud, Scaleway) ou un cloud de confiance.

Hébergement en Europe vs cloud américain : quelles différences ?

Comprendre la différence entre un hébergement en Europe et un cloud américain est crucial, car c’est une décision qui engage directement la responsabilité du DRH en matière de conformité. Une mauvaise évaluation peut exposer l’entreprise à des risques juridiques (sanctions CNIL, litiges avec les salariés) mais aussi réputationnels.

Les collaborateurs sont de plus en plus attentifs à la manière dont leurs données personnelles sont protégées. Choisir une solution d’hébergement adaptée envoie donc un signal fort de transparence et de confiance. Cette question ne relève pas seulement de l’IT : elle touche au cœur de la relation employeur-employé et à la crédibilité de la fonction RH dans sa capacité à garantir sécurité et confidentialité.

• Cloud souverain européen (ex. OVHcloud, Scaleway)
  
  • Avantages : conformité RGPD, données en France/UE, indépendance
  • Inconvénients / risques : moins d’outils natifs
• Cloud européen (ex. Outscale, Orange Business)
  • Avantages : localisation UE, partenariats sectoriels
  • Inconvénients / risques : coûts supérieurs, moins de services globaux
• Hyperscaler US avec garanties (ex. AWS, Azure, GCP)
  • Avantages : large écosystème, forte scalabilité
  • Inconvénients / risques : risque Cloud Act, transferts hors UE, complexité contractuel
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• On-premise (serveur interne)‍
  
  • Avantages : contrôle total, pas de transfert hors UE
    
  • Inconvénients / risques : coût élevé, maintenance lourde

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👉 Bon à savoir : même avec des SCC, les transferts vers les États-Unis peuvent être fragiles juridiquement. L’hébergement européen reste l’option la plus sécurisée.

Sécuriser un SIRH SaaS : les bonnes pratiques

Un hébergeur conforme ne suffit pas : encore faut-il appliquer les bonnes pratiques de sécurité.

• Chiffrement : AES-256 au repos, TLS en transit.
• Contrôles d’accès : authentification forte (MFA), SSO, gestion fine des droits.
• Journalisation & logs : traçabilité des accès et actions.
• Sauvegardes & PRA/PCA : plans de reprise et de continuité pour éviter la perte de données.
• Certifications : ISO 27001, SOC 2, audits réguliers.

👉 Un SIRH SaaS bien configuré doit aussi offrir de la réversibilité contractuelle : possibilité de récupérer vos données en cas de changement d’éditeur.

Quels critères pour choisir un hébergeur RH ?

Avant de signer, un DRH doit vérifier une série de critères contractuels et techniques.

Checklist des points à exiger

• 📍 Localisation des data centers : France ou UE uniquement.
• ✅ Certifications : ISO 27001, SOC 2, HDS si données sensibles.
• 📑 Clauses contractuelles : réversibilité, audits, limitation des sous-traitants.
• ⏱️ SLA (Service Level Agreement) : disponibilité minimum de 99,9 %.
• 🔒 Sécurité applicative : MFA, chiffrement, journalisation.

Comparatif des options (simplifié)

• RGPD
  
  • Cloud souverain : Conforme
  • Cloud européen : Conforme
  • Hyperscaler US : Risque Cloud Act
  • On-premise : Conforme
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• Scalabilité
  • Cloud souverain : moyenne
  • Cloud européen : bonne
  • Hyperscaler US : excellente
  • On-premise : faible
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• Coûts
  • Cloud souverain : moyens
  • Cloud européen : moyens+
  • Hyperscaler US : variables
  • On-premise : élevés
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• Confiance juridique
  • Cloud souverain : Forte
  • Cloud européen : Forte
  • Hyperscaler US : Moyenne
  • On-premise : Totale
    

Comment prouver la conformité RGPD ?

Pour un DRH, la conformité ne se limite pas à choisir le bon hébergeur : elle se démontre.

• Registre des traitements (article 30 RGPD).
• DPIA/PIA pour tout traitement à risque (ex. données sensibles).
• Durée de rétention clairement définie et respectée.
• Information des salariés et recueil du consentement si nécessaire.
• Exercices des droits (accès, rectification, suppression).

👉 En cas de contrôle CNIL, disposer de ces preuves est aussi important que le choix du prestataire.

Exemple concret : Zola, un SIRH hébergé en Europe

Chez Zola, nous avons fait le choix d’un hébergement en Europe afin de garantir la souveraineté et la conformité RGPD de vos données RH.

• Chiffrement avancé des données au repos et en transit.
• Audits réguliers et respect des normes de sécurité (ISO 27001).
• Data centers européens pour éviter toute exposition au Cloud Act.
• Plans PRA/PCA pour assurer continuité et disponibilité.

👉 Plus d’informations sur notre page dédiée : Sécurité des données RH & conformité RGPD.

Conclusion

Pour un DRH, choisir où héberger les données RH n’est pas une décision purement technique : c’est un enjeu stratégique, juridique et éthique. Entre souveraineté numérique, conformité RGPD et protection des collaborateurs, privilégier un hébergement européen et certifié apparaît comme la voie la plus sûre.

En pratique :

• Évitez les transferts hors UE quand c’est possible.
• Vérifiez systématiquement les garanties contractuelles (SLA, audits, réversibilité).
• Documentez vos traitements pour prouver votre conformité.

👉 Un SIRH comme Zola, hébergé en Europe et aligné avec les meilleures pratiques de sécurité, vous permet de gérer vos talents en toute confiance.