Quel logiciel RH pour un établissement de santé ou médico-social en 2026 ?

Le marché du logiciel RH pour la santé et le médico-social est difficile à lire : on s'y perd entre les SIRH généralistes qui promettent un module « santé » (Lucca, Eurécia, Kelio, Factorial, Personio), les suites RH des grands comptes et de l'hôpital public (Cegid, Sopra HR, ADP), les acteurs publics de la paie hospitalière (NumIH France, CPage), les éditeurs de dossier usager qui ajoutent un planning (Orisha, CEGI, Malta Informatique) et les plateformes de remplacement qui ajoutent du recrutement. Aucun ne couvre les sept briques dont un établissement a besoin. La sélection ci-dessous retient un seul outil de référence par brique.

Les 7 meilleurs logiciels RH de la santé et du médico-social en 2026, brique par brique

Vue d'ensemble avant le détail. L'ordre est volontaire : nous commençons par les compétences, les habilitations et les entretiens, pas par la paie ni le planning, pour une raison que l'article développe plus bas.

Le prix s'entend hors taxes, et « sur devis » partout où l'éditeur ne publie aucune grille.

1. Zola, les compétences, les habilitations et les entretiens

C'est la brique installée en dernier, quand elle l'est, et la seule qui traite ce qui vide réellement un planning : les personnes, leurs habilitations et leur envie de rester.

Zola est une plateforme française de gestion des talents conçue pour les ETI, les grands groupes et les organisations multi-établissements. Campagnes d'entretiens annuels et professionnels avec des trames par métier, relances jusqu'à complétion, référentiel de compétences par poste, suivi des habilitations et des recyclages avec alertes avant échéance, plan de formation alimenté par les besoins remontés des services, e-learning, people review et sondages sur les conditions de travail et la qualité de vie au travail des collaborateurs.

Un cadre de santé voit qui détient une attestation aux gestes et soins d'urgence en cours de validité et à quelle date elle expire, au même endroit que les entretiens et les parcours. Le module entretiens intègre la cadence de l'entretien de parcours professionnel du secteur privé, avec ses rappels à 1, 4 et 8 ans, et la trame de l'entretien professionnel annuel de la fonction publique hospitalière, compte rendu et voies de recours compris.

Plus de 300 DRH utilisent la plateforme, dont la Fondation Mallet, qui gère dix établissements médico-sociaux et déclare avoir gagné deux à trois mois de travail en digitalisant ses campagnes. Certification ISO 27001, données hébergées en France, connecteurs avec les principaux outils de paie et SIRH. Le détail est sur la page du logiciel RH pour la santé et le médico-social.

• Pour qui : groupes de cliniques, associations gestionnaires et groupes d'EHPAD de 500 salariés et plus, multi-sites et multi-conventions ; les structures de quelques centaines de personnes avec un responsable RH y gagnent dès la première campagne d'entretiens.
• Point fort : une seule chaîne compétences, habilitations, entretiens et formation : une attestation qui arrive à échéance déclenche une inscription au recyclage, un écart repéré en entretien devient une action au plan de formation, un souhait de mobilité remonte en people review.
• Limite : ni paie, ni planning, ni dossier patient : Zola se branche sur ces briques et ne les remplace pas ; pas de contenus de formation clinique sur étagère, le catalogue vient d'un organisme partenaire.
• Tarif : sur devis, démonstration gratuite.

Notre verdict. La brique qui transforme des obligations (habilitations, DPC, entretiens professionnels) en pilotage des équipes et en fidélisation. Transparence : ce comparatif est édité par Zola, qui se classe ici en tête sur sa brique ; les six autres outils ne sont pas ses concurrents, et tout cela se vérifie en démonstration.

2. Octime, le planning, les cycles de travail et les remplacements internes

Un établissement de santé fonctionne en continu, avec des cycles de travail, des nuits, des week-ends et une réglementation du temps de travail différente entre le privé et la fonction publique hospitalière. Le planning est une brique à part entière, distincte de la paie comme du dossier de soins.

Octime, éditeur français indépendant créé en 1999 et basé dans les Pyrénées-Atlantiques, revendique plus de 25 ans d'accompagnement des établissements de santé et une position de premier plan sur le secteur. La suite couvre la gestion des temps, la gestion des plannings par service avec contrôle des règles légales et conventionnelles, le badgeage, une application mobile pour les équipes, les absences et les congés avec validation par le cadre, et les remplacements internes depuis la fusion de sa plateforme de remplacement dans la suite en juillet 2025.

Le groupe a clôturé 2025 sur 48 millions d'euros de chiffre d'affaires, 7 000 clients dont 3 000 en France et 1,7 million de salariés gérés en France, et a annoncé en janvier 2026 le rachat de Qoia, éditeur de gestion des temps présent dans plus de 130 sites hospitaliers. Les références nommées par l'éditeur vont d'Elsan aux Hôpitaux Paris Saint-Joseph, du Centre hospitalier de Pau à la Fondation Hopale.

• Pour qui : établissements de 200 à plusieurs dizaines de milliers de salariés, sanitaire, EHPAD et handicap, multi-sites et multi-conventions.
• Point fort : les cycles de travail et les règles conventionnelles tenus nativement, du planning jusqu'au report en paie, avec le remplacement interne dans le même outil.
• Limite : paramétrage riche et exigeant en accompagnement, aucun tarif public ni essai, base d'avis publics très mince ; le périmètre s'arrête à la gestion des temps, sans entretiens ni compétences.
• Tarif : sur devis, après démonstration.

3. Silae, la paie et les conventions du secteur

La gestion de la paie d'un établissement cumule les difficultés : nuits, dimanches, astreintes, indemnités liées au Ségur, et trois grandes conventions, la CCN 51 du privé non lucratif, la CCN 66 du médico-social associatif et la convention de l'hospitalisation privée de 2002 avec son annexe EHPAD, sans compter la paie statutaire de la fonction publique hospitalière.

Silae, moteur de paie SaaS d'Aix-en-Provence, est le socle le plus diffusé du marché français. L'éditeur revendique 8 millions de bulletins par mois, plus de 900 conventions collectives mises à jour chaque semaine, dont la CCN 51, et 6 000 cabinets et intégrateurs partenaires, avec la DSN mensuelle et événementielle et un portail salarié pour les congés, le temps de travail et les notes de frais, avec un suivi de la masse salariale par établissement.

À suivre : la fusion de Cegid et Silae annoncée le 9 septembre 2026, avec une clôture attendue au premier semestre 2027. Pour la paie statutaire des hôpitaux publics, le sujet est différent et se traite plus bas, avec les outils métier.

• Pour qui : cliniques, EHPAD et associations de toute taille, en direct avec un intégrateur ou via leur cabinet d'expertise comptable.
• Point fort : la couverture conventionnelle et la conformité DSN, avec des connecteurs vers les principales solutions de gestion des temps.
• Limite : pas de souscription en direct, la qualité dépend du partenaire qui paramètre ; pas de paie statutaire pour la fonction publique hospitalière ; ni recrutement, ni formation, ni entretiens dans le portail salarié.
• Tarif : non publié, facturé au bulletin par le partenaire.

4. Hublo, les remplacements et les renforts de dernière minute

Une absence à 6 heures du matin dans un service de 24 lits ne se règle pas avec un logiciel de paie. La dépense d'intérim paramédical a atteint 825 millions d'euros en 2023 selon la Cour des comptes, dont 472 millions dans les hôpitaux publics, et les EHPAD ont vu leurs charges de personnel extérieur doubler entre 2017 et 2023 selon la CNSA.

Hublo, plateforme française basée à Montreuil, se présente comme « la plateforme RH pensée pour les établissements de santé ». L'établissement publie une mission, les professionnels inscrits sont notifiés, et le contrat de vacation ou de CDD se signe par signature électronique entre l'établissement et le professionnel : Hublo n'est pas une agence d'intérim. L'éditeur chiffre le gain de temps à plus de deux heures par jour et par cadre sur la gestion des remplacements. Autour, un vivier externe, un module de planning issu du rachat de Staffea, une brique de recrutement et de marque employeur, et des connecteurs vers les plannings et la paie.

L'éditeur affiche plus de 6 000 établissements et plus d'un million de professionnels inscrits, cite les Hospices Civils de Lyon, Ramsay Santé, LNA Santé et la Croix-Rouge, et a levé 20 millions d'euros auprès de Bpifrance en octobre 2025 après avoir racheté Permuteo et Staffea en mai 2025.

• Pour qui : établissements sanitaires et médico-sociaux, publics comme privés, qui remplacent chaque semaine et veulent sortir de l'intérim de dernière minute.
• Point fort : le vivier constitué de professionnels qui connaissent déjà l'établissement, la signature du contrat dans l'outil et l'export vers la paie.
• Limite : densité du réseau variable selon les territoires, aucun tarif public, pas d'intégration documentée avec le planning Octime ; surtout, la vérification des habilitations du remplaçant reste à votre charge, dans votre propre outil de suivi.
• Tarif : sur devis, abonnement selon la taille de l'établissement.

5. Staffsanté, le recrutement médical et paramédical

La santé et l'action sociale sont le premier secteur recruteur de France en 2026 : 322 000 projets de recrutement, dont 54 % jugés difficiles, 62 100 pour les seuls aides-soignants, selon l'enquête Besoins en main-d'œuvre de France Travail. Recruter en continu suppose d'être vu là où les candidats cherchent.

Staffsanté, site emploi du groupe lillois Hospimedia, se présente comme le premier site d'emploi santé, avec ses sites frères Staffsocial et Profil Médecin. Diffusion d'offres, CVthèque filtrée par métier, pages de marque employeur avec photos et témoignages, forfaits recruteurs. Le site affichait près de 35 000 offres fin septembre 2026, alimentées par des groupes de cliniques, des associations et des collectivités.

Le site relève du groupe Hospimedia, qui a cédé sa division de remplacements Permuteo à Hublo en 2025 et s'est recentré sur l'information et l'emploi.

• Pour qui : établissements qui recrutent en volume des infirmiers, des aides-soignants et des médecins, et veulent une audience ciblée plutôt qu'un site emploi généraliste.
• Point fort : une audience spécialisée santé, social et médico-social, et des forfaits sans engagement technique.
• Limite : un site emploi, pas un logiciel de recrutement : pas de gestion des candidatures, d'entretiens ni de vivier structuré, à coupler à un outil de suivi ; audience non publiée.
• Tarif : sur devis, par forfait.

6. Ageval, la qualité, les risques et l'évaluation HAS

Depuis 2022, chaque établissement social ou médico-social est évalué tous les cinq ans sur le référentiel de la Haute Autorité de santé. Au 31 décembre 2025, 37 % des 47 700 structures concernées avaient été évaluées, et 10,5 % seulement satisfaisaient l'ensemble des 18 critères impératifs, selon le bilan publié par la HAS en avril 2026.

Ageval, éditeur d'Angers créé en 2012, se présente comme « le logiciel qualité n°1 des ESSMS ». Sept modules interconnectés : auto-évaluation sur le référentiel HAS mis à jour en continu, plans d'actions, déclaration des événements indésirables, gestion documentaire, enquêtes, indicateurs, et évaluation des risques professionnels avec le document unique. L'éditeur revendique un ESSMS français sur deux et 350 000 utilisateurs, et cite le Groupe SOS, l'Unapei, la Fédération APAJH et le Samusocial de Paris.

Pour la RH, le lien est direct : le document unique, la formation des équipes et les événements indésirables liés au personnel se pilotent dans le même plan d'actions que la démarche qualité.

• Pour qui : associations gestionnaires, groupes d'EHPAD, établissements du handicap et de la protection de l'enfance qui préparent ou suivent leur évaluation HAS.
• Point fort : le référentiel HAS intégré, des utilisateurs illimités et un chef de projet dédié au déploiement.
• Limite : positionnement très médico-social, moins hospitalier ; aucun avis indépendant sur les comparateurs ; pas de gestion des compétences ni des entretiens, le plan de formation qualité reste à relier à celui de la RH.
• Tarif : sur devis, à l'organisation, utilisateurs illimités.

7. Santé Académie, les contenus de formation et le DPC

Tout professionnel de santé doit suivre un parcours de développement professionnel continu sur trois ans, la période 2026-2028 étant en cours, et l'attestation aux gestes et soins d'urgence se renouvelle tous les quatre ans. Un plan de formation d'établissement a donc besoin d'un fournisseur de contenus, distinct de l'outil qui pilote le plan.

Santé Académie, organisme lyonnais créé en 2020, propose des formations agréées DPC en e-learning, en classe virtuelle et en présentiel, conçues avec des professeurs hospitaliers et découpées en épisodes courts. Le catalogue compte une cinquantaine de formations pour les établissements de santé, avec des parcours dédiés aux infirmiers, aux cadres et aux aides-soignants, finançables par l'ANFH dans le public et par l'OPCO Santé dans le privé. L'organisme cite le GHU Paris, l'Hôpital Foch et le Service de santé des armées, et a levé 12 millions d'euros en 2023.

Deux limites à connaître : les gestes d'urgence restent une formation pratique délivrée sous l'égide des CESU, qu'aucun catalogue ne couvre à distance, et l'organisme ne documente pas d'export SCORM vers un LMS d'établissement.

• Pour qui : établissements qui veulent industrialiser le DPC de leurs soignants sans immobiliser des journées entières de présentiel.
• Point fort : un catalogue clinique agréé DPC, en formats courts, avec les financements du secteur.
• Limite : catalogue plus clinique que réglementaire, pas de gestes d'urgence à distance, intégration LMS à faire préciser avant de signer.
• Tarif : sur devis pour les établissements.

Pourquoi la brique compétences est celle qui manque en santé

Les comparatifs de logiciels santé parlent de dossier patient, de planning et de facturation. Personne ne parle des personnes qui soignent, alors que ce sont elles qui manquent : en EHPAD, le taux de vacance de postes est passé de 2,1 % en 2017 à 4,1 % en 2023, l'absentéisme atteint 11,4 % et la rotation 25,6 %, selon les tableaux de bord de la performance médico-sociale analysés par la CNSA, pour un encadrement de 29 équivalents temps plein au chevet des résidents pour 100 places (DREES, données 2023).

La raison est d'abord réglementaire. Exercer suppose des habilitations périodiques : l'attestation aux gestes et soins d'urgence, valable quatre ans, le parcours de développement professionnel continu, triennal, et pour l'employeur la preuve que chacun est à jour, vérifiée lors des certifications et des évaluations. Chacune de ces échéances vit le plus souvent dans un fichier, et c'est ce fichier qui prévient, ou ne prévient pas, qu'une aide-soignante n'est plus à jour. La gestion des habilitations devient alors un sujet de continuité des soins, pas un sujet administratif.

Vient ensuite ce qui se joue sur la durée. Le secteur affiche l'indice de fréquence des accidents du travail le plus élevé de France, 39,8 pour 1 000 salariés dans le comité technique qui regroupe santé et action sociale contre 26,4 en moyenne, et l'hébergement médico-social concentre 18,5 % des accidents liés aux affections psychiques, selon le rapport 2024 de l'Assurance Maladie. Un entretien annuel d'aide-soignante qui porte sur les gestes réels du poste, un entretien d'infirmier qui parle de charge et de projet, un entretien d'agent de service hospitalier mené par un cadre qui a le temps : ce sont les rares moments où un établissement sait qui veut passer cadre, qui veut une spécialisation et qui s'apprête à partir.

Encore faut-il que ces échanges laissent une trace exploitable, ce qu'un référentiel de compétences par poste rend possible. Dans la fonction publique hospitalière, c'est la logique de la gestion prévisionnelle des métiers et des compétences ; dans le privé, celle du plan de développement des compétences que l'entretien annuel sous convention 66 ou sous CCN 51 alimente.

Les outils métier auxquels votre SIRH doit se connecter

Vos outils RH ne vivent pas seuls. Trois familles d'outils de l'établissement produisent ou consomment des données qui touchent aux équipes, et le panorama serait incomplet sans elles.

Le dossier de l'usager ou du patient d'abord, avec NETSoins d'Orisha Socialcare en EHPAD, présent dans plus de 4 600 établissements selon l'éditeur, ou TITAN de Malta Informatique dans le médico-social. Référencés au Ségur du numérique, ils portent les transmissions, les prescriptions et le planning des soins ; c'est là que se voit la charge réelle d'une unité, une donnée que la RH devrait regarder avant de dimensionner une équipe. Le programme ESMS numérique a financé plus de 30 000 dossiers usagers depuis 2022 et sa deuxième vague, lancée le 3 mars 2026, court jusqu'en mars 2029.

La paie statutaire de la fonction publique hospitalière ensuite, portée par des acteurs publics : NumIH France, ex-MiPih, qui accompagne 1 000 établissements et 123 groupements hospitaliers de territoire, et le GIP CPage avec sa suite de gestion des ressources humaines pour les centres hospitaliers. Le coffre-fort numérique enfin, Digiposte de Docaposte ou l'espace numérique sécurisé de l'agent public, pour la remise des bulletins.

Le flux qui compte le plus pour la RH va du terrain vers la paie : les heures et les cycles tenus dans Octime doivent arriver dans le moteur de paie avec leurs majorations, sans ressaisie. Le second flux va des compétences vers le planning : une attestation aux gestes d'urgence qui expire devrait empêcher l'affectation sur un poste qui l'exige, que le salarié soit permanent, remplaçant ou intérimaire. Ce trajet-là, aucun éditeur ne le documente complètement, et c'est précisément ce qu'il faut tester en démonstration.

Dans quel ordre équiper vos RH ?

Commencez par ce qui est obligatoire, poursuivez par ce qui vous fait tenir les effectifs, terminez par ce qui protège la marge, dans un secteur où les charges de personnel pèsent 68,4 % des charges d'un EHPAD et où 68,3 % d'entre eux étaient en déficit en 2023 selon la CNSA.

Dès le premier salarié, la paie conventionnelle est le socle, et le suivi des habilitations devient obligatoire dès le premier soignant. Le planning s'impose dès qu'il y a des cycles et des nuits, c'est-à-dire immédiatement en établissement.

La plateforme de remplacement devient rentable dès que les absences imprévues se comptent chaque semaine, le site emploi spécialisé quand les offres restent ouvertes plus d'un mois, le logiciel qualité dès que la date de l'évaluation HAS est connue, et le catalogue DPC quand le plan de formation dépasse quelques dizaines de parcours par an.

Pour les entretiens, les compétences et les habilitations, la bonne question n'est pas le volume traité mais le nombre de personnes et d'établissements. À partir de quelques centaines de salariés répartis sur plusieurs sites, le suivi des échéances, les campagnes d'entretiens et le plan de formation ne tiennent plus dans des fichiers. Beaucoup d'établissements s'en aperçoivent à la préparation d'une certification ou d'une évaluation, rarement avant.

Comment choisir son logiciel RH santé : profils et critères

Les pages produit finissent toutes par se ressembler, et les fonctionnalités clés varient avec la taille de l'établissement, son statut et le nombre de conventions. Quatre profils et cinq critères de choix départagent vraiment les solutions.

• EHPAD ou structure isolée de moins de 100 salariés : la paie via le cabinet, un planning et un suivi rigoureux des habilitations suffisent ; le reste attendra.
• Clinique ou association de 100 à 500 salariés : ajoutez la plateforme de remplacement et le logiciel qualité, et structurez les entretiens professionnels avant la bascule du 1er octobre 2026 pour les branches à accord.
• Établissement public de santé : la paie statutaire et le planning passent par les acteurs publics ; l'entretien professionnel annuel des agents et la gestion prévisionnelle des métiers et des compétences sont les briques à outiller.
• Groupe multi-établissements au-delà de 500 salariés : Zola en colonne vertébrale des compétences, des habilitations et des entretiens, Staffsanté et Hublo sur le flux d'entrée et de remplacement.

La prise en main dans les services

Un aide-soignant ou un cadre de nuit n'ouvrira pas une interface compliquée entre deux tournées. Exigez un essai et testez sur mobile avec ceux qui pointeront, consulteront leur planning et rempliront leur entretien.

Vérifiez ce que l'outil fait pour un salarié qui n'a pas d'adresse professionnelle ni de poste de travail attitré, ce qui est le cas de la majorité des soignants.

Le déploiement et la reprise de données

Une gestion des temps se déploie en plusieurs mois avec de la prestation de paramétrage par convention et par cycle ; une plateforme de remplacement en quelques semaines.

Faites préciser qui reprend vos cycles, vos compteurs, vos habilitations avec leurs dates d'échéance et vos historiques d'entretiens, sous quel délai et à quel prix.

Les intégrations réellement actives

Une liste de connecteurs ne dit rien de la qualité des flux. Testez de bout en bout, pendant l'essai, le trajet des heures du planning jusqu'au bulletin, et celui d'une attestation qui expire jusqu'au blocage de l'affectation.

Les tableaux de bord

Un bon outil restitue : habilitations à échéance à 90 jours, taux d'absentéisme et de vacance par service, part de remplacement et d'intérim dans les effectifs, taux de départ dans les trois premiers mois, entretiens professionnels réalisés dans les délais, heures de formation réalisées. Ce sont aussi les indicateurs que les EHPAD publient désormais dans le tableau de bord de la performance médico-sociale.

Ce que vous payez vraiment

Le prix d'appel n'est jamais la facture : comptez les badgeuses, les utilisateurs supplémentaires, la mise en service, le paramétrage par convention, la durée d'engagement souvent reconduite tacitement, et pour le remplacement le coût par mission comparé au coût d'une journée d'intérim, plafonnée dans le public depuis le 1er juillet 2025.

FAQ

Quel logiciel RH pour un établissement de santé ou un EHPAD ?

Il n'existe pas un logiciel RH EHPAD ou clinique unique mais un outil de référence par brique : Octime pour le planning et les cycles de travail, Silae pour la paie conventionnelle, Hublo pour les remplacements, Staffsanté pour le recrutement, Ageval pour la qualité et l'évaluation HAS, Santé Académie pour les contenus de formation et Zola pour les entretiens, les habilitations et les compétences. Le bon choix dépend du statut de l'établissement, du nombre de sites et de conventions, et de la part de remplacement dans vos effectifs.

Comment suivre les habilitations et le DPC de ses soignants ?

Dans un outil qui relie trois choses : la liste des professionnels avec leurs attestations et leur parcours triennal en cours, la date d'échéance de chacun, et le plan de formation qui déclenche le recyclage. Un fichier donne la première, oublie la deuxième et ne fait jamais la troisième. Une plateforme de gestion des talents comme Zola alerte avant l'échéance et inscrit directement le salarié à la session.

L'entretien de parcours professionnel s'applique-t-il aux établissements de santé ?

Oui pour les employeurs de droit privé : cliniques, EHPAD privés, associations sous CCN 51, CCN 66 ou convention de l'hospitalisation privée. La loi du 24 octobre 2025 fixe la cadence à un entretien dans l'année suivant l'embauche, puis tous les quatre ans, avec un bilan tous les huit ans, et la bascule intervient le 1er octobre 2026 pour les entreprises couvertes par un accord de branche sur la périodicité. Les agents de la fonction publique hospitalière relèvent d'un autre texte, le décret du 12 juin 2020, qui impose un entretien professionnel annuel.

Un SIRH généraliste suffit-il en santé ?

Rarement. Un SIRH généraliste gère les congés, les absences et la gestion administrative du personnel, mais il ignore trois réalités du secteur : les cycles de travail en continu, les habilitations périodiques des soignants, et la part de remplacement et d'intérim qui n'apparaît dans aucun effectif permanent. Il faut donc un socle complété par ces briques métier.

Combien coûte un logiciel RH en santé ?

Aucun éditeur du panel ne publie de grille complète : la paie se facture au bulletin par le partenaire, le planning, le remplacement, la qualité et la gestion des talents fonctionnent sur devis, et les contenus de formation se financent par l'ANFH ou l'OPCO Santé. Le budget réel dépend surtout du nombre d'établissements, de conventions et de cycles de travail à paramétrer.

Pour approfondir votre benchmark

• Choisir son logiciel RH en 7 étapes : la méthode avant de comparer
• Les logiciels RH d'une entreprise du BTP : la même approche brique par brique sur les chantiers
• Les logiciels RH de la logistique : habilitations et temps de travail dans un autre secteur en continu