Quelles sont les règles de l’entretien professionnel lors du refus d’un salarié ?

Quelles sont les règles en cas de refus du salarié de réaliser l’entretien professionnel ?

L'entretien professionnel est obligatoire pour l'employeur, qui doit l'organiser. Aucun texte n'oblige le salarié à s'y rendre : un refus de l'entretien professionnel ne peut donc entraîner ni sanction disciplinaire ni retenue sur salaire. La réforme n'a rien changé sur ce point. L'entretien individuel professionnel porte sur le parcours et les projets du salarié, pas sur l'évaluation de son travail, et il reste libre d'y renoncer.

Ce qui a changé, c'est le calendrier que vous devez tenir. Depuis le 26 octobre 2025, l'entretien de parcours professionnel se tient dans l'année qui suit l'embauche, puis tous les 4 ans, avec un état des lieux récapitulatif tous les 8 ans (contre 2 ans et 6 ans auparavant). Le bilan à 8 ans vérifie que chaque entretien a bien été proposé : un refus non documenté y apparaît comme un entretien manquant.

Quelles preuves conserver en cas de refus ?

Le refus du salarié de venir à l'entretien professionnel ne pénalise pas l'employeur qui peut démontrer l'avoir proposé. Trois pièces suffisent :

• La convocation datée (mail, courrier remis contre décharge ou notification de votre outil d'entretiens).
• La réponse du salarié : un simple mail de refus fait l'affaire, une lettre de refus d'entretien professionnel qui en donne les raisons est un plus.
• Une seconde proposition, envoyée après le premier refus.

Cette relance sert deux fois. Elle montre votre volonté d'organiser l'entretien, et elle laisse au salarié la possibilité de changer d'avis si la cause du refus (charge de travail, tension avec le manager, mauvais moment) a été traitée entre-temps.

Et si le salarié ne répond pas ou ne se présente pas ?

Le cas le plus délicat n'est pas le refus écrit, c'est le silence. Le questions-réponses du ministère du Travail sur l'entretien de parcours professionnel, mis à jour en février 2026, ne tranche pas la question : lorsqu'un salarié convoqué est absent à la date prévue, il revient au juge d'apprécier la situation au cas par cas. La convocation seule ne vous couvre donc pas à coup sûr. Reprogrammez l'entretien, gardez la trace de chaque proposition et demandez une réponse écrite.

Le conseil de RaphaëlCo-fondateur de Zola et expert RH

Un refus écrit est une bonne nouvelle pour le dossier : la situation est claire. Ce qui met les entreprises en difficulté le jour de l'état des lieux, ce sont les entretiens « repoussés » d'un commun accord, à l'oral, sans date ni trace. Ma règle : toute proposition d'entretien part par écrit avec une date, et tout report donne lieu à une nouvelle date dans le même message. Si le salarié refuse deux fois, on l'acte, on lui rappelle qu'il peut demander l'entretien quand il le souhaite, et on n'insiste pas.

À défaut de preuve, l'employeur s'expose aux sanctions en cas de non-respect de l'entretien professionnel : dans les entreprises de 50 salariés et plus, un abondement correctif de 3 000 € sur le CPF du salarié qui, sur 8 ans, n'a bénéficié ni des entretiens prévus ni d'une formation non obligatoire.

Quelles sont les règles en cas de refus du salarié de signer l’entretien professionnel ?

Le salarié peut aussi accepter l'entretien, puis refuser d'en signer le compte rendu. Là encore, vous ne pouvez pas l'y contraindre. La signature atteste que l'entretien a eu lieu et que le salarié a reçu son exemplaire ; elle ne vaut pas accord sur le contenu. Il peut signer avec des réserves, ajouter un commentaire, ou ne pas signer du tout.

Un refus de signer l'entretien professionnel ne remet pas en cause la tenue de l'entretien, à condition de pouvoir l'établir autrement. Notez le refus et sa date sur le compte rendu, proposez au salarié d'y inscrire ses raisons, puis remettez-lui sa copie par un canal qui laisse une trace : mail, remise contre décharge, outil avec accusé de lecture. La loi impose un document écrit dont une copie est remise au salarié, et c'est cette remise qu'il faut pouvoir démontrer.

Le même raisonnement vaut pour un entretien d'évolution de carrière organisé à l'initiative de l'entreprise : le proposer est votre responsabilité, y participer et le signer restent le choix du salarié.

FAQ

L'entretien professionnel est-il obligatoire pour le salarié et l'employeur ?

Pour l'employeur, oui : l'article L. 6315-1 du Code du travail impose à toutes les entreprises, quelle que soit leur taille, de proposer un entretien de parcours professionnel dans l'année qui suit l'embauche, puis tous les 4 ans. Pour le salarié, non : il peut le refuser sans s'exposer à une sanction.

Peut-on refuser un entretien professionnel et quel est l'impact pour le salarié ?

Oui, le salarié peut refuser un entretien professionnel sans conséquence disciplinaire. Il se prive en revanche d'un temps d'échange sur sa formation, son CPF et ses perspectives d'évolution. Pour l'entreprise, le refus est sans effet dès lors que la proposition est tracée.

Quel motif de refus d'un entretien professionnel invoquer et existe-t-il un modèle de refus d'entretien professionnel ?

La loi n'impose aucun motif de refus : le salarié n'a pas à se justifier. Indiquer la raison (charge de travail, indisponibilité, désaccord avec le manager) aide toutefois l'entreprise à proposer une autre date ou un autre interlocuteur. Il n'existe pas de modèle officiel : une réponse écrite et datée à la convocation, qui indique clairement le refus, suffit comme preuve.

Que risque le salarié en cas de refus de signer l'entretien professionnel ?

Rien. Le refus de signer ne peut pas être sanctionné : la signature atteste l'échange et la remise du document, pas l'adhésion à son contenu. L'employeur mentionne le refus sur le compte rendu et remet tout de même sa copie au salarié.

Quelles sont les règles en cas de refus de signer un entretien professionnel dans la fonction publique (territoriale ou d'État) ?

Dans la fonction publique, l'entretien professionnel désigne l'évaluation annuelle de l'agent par son supérieur hiérarchique direct : ce n'est pas le même dispositif que dans le secteur privé. Le compte rendu est notifié à l'agent, qui le signe pour attester qu'il en a pris connaissance, sans que cela vaille accord. Un refus de signer n'invalide pas le compte rendu. Dans la fonction publique territoriale (décret n° 2014-1526 du 16 décembre 2014), l'agent peut demander la révision du compte rendu à l'autorité territoriale, puis saisir la commission administrative paritaire. Le mécanisme est comparable dans la fonction publique d'État (décret n° 2010-888 du 28 juillet 2010).

Sources

• Code du travail, article L. 6315-1 (entretien de parcours professionnel) et article L. 6323-13 (abondement correctif).
• Loi n° 2025-989 du 24 octobre 2025.
• Ministère du Travail, questions-réponses sur l'entretien de parcours professionnel (mise à jour de février 2026).