En quoi consiste la dématérialisation du dossier du personnel ?

La dématérialisation du dossier du personnel consiste en la transformation des documents papiers relatifs aux informations des salariés, en documents numériques. 

Élément essentiel de la tech RH, il s’agit de la mise en place d’une plateforme, d’un système numérique, qui remplace les documents papiers traditionnels.

Dématérialiser les dossiers du personnel RH permet de retrouver et partager les documents de vos salariés de manière simple et rapide, en optimisant le temps de travail des ressources humaines. Le suivi des dossiers administratifs est alors une tâche bien plus intuitive.

Que comprend le dossier du personnel ?

Le dossier du personnel comprend plusieurs documents et éléments relatifs à l’ensemble des informations des collaborateurs, et ce, tout au long de leur parcours professionnel au sein de votre entreprise. 

Ce dossier peut se décomposer en 3 différentes parties : 

• Les informations récoltées au moment du recrutement
• Les informations liées à l'exécution du contrat de travail du collaborateur
• Les informations et documents une fois que le salarié quitte l’entreprise. 

De manière plus précise, le dossier du personnel comprend au moment du recrutement :

• L’état civil du salarié : nom, prénom, date et lieu de naissance, sexe…
• Une copie de sa carte d’identité ou de son passeport (de sa carte de séjour dans certains cas)
• Les coordonnées pour joindre le salarié
• Numéro de sécurité sociale ainsi qu’une copie de son attestation de sécurité sociale
• Bulletins d’adhésion aux régimes de prévoyances et de mutuelle
• Son RIB pour des versements de salaires par virement bancaire
• Les copies de ses diplômes et certifications
• La copie des visites médicales
• Son contrat de travail et ou avenants

• L’extrait du casier judiciaire dans certains cas…

Le dossier du personnel évolue et s’enrichit au fur et à mesure de sa carrière au sein de l’entreprise. Il contient progressivement les éléments suivants : 

• Les différents bulletins de paie
• Les demandes liées à la gestion du temps de travail et des absences : demandes de congés, demandes d’absences exceptionnelles, demandes de journées de télétravail
• Les arrêts de travail
• Les documents relatifs aux formations effectuées par le salariés
• Les comptes rendus d’entretien annuels
• Les comptes rendus d’entretien professionnels
• La fiche de prévention à certains facteurs de risques professionnels…

Une fois que le salarié quitte l’entreprise, l’employeur doit conserver certaines informations et certains documents dans le dossier du personnel, tels que : 

• La lettre de démission
• Les courriers et documents relatifs à la fin ou à la rupture du contrat de travail
• Le solde de tout compte
• Le certificat de travail
• L’attestation Pôle emploi
• Le choix du salarié concernant la portabilité de la prévoyance…

Vous l’aurez compris, le dossier des collaborateurs comprend de nombreux documents et évolue au fil du temps, c’est pourquoi il est indispensable et essentiel d’enclencher un processus de dématérialisation des dossiers du personnel au sein de votre entreprise.

Quels sont les avantages de la dématérialisation des dossiers du personnel ?

La dématérialisation du dossier du personnel est un procédé particulièrement bénéfique étant donné qu’il permet de simplifier et fluidifier de nombreux processus RH directement liés à la gestion du personnel ainsi qu’à la gestion des dossiers administratifs.

Parmi ces avantages, voici les principaux : 

• Un accès aux informations du dossier des salariés simplifié et fluide
• La possibilité d’effectuer des modifications et des mises à jour rapidement, de manière instantanée
• Consulter les dossiers du personnel depuis n’importe quel appareil, sans soucis de distance ou d’accessibilité
• Une réduction des coûts de gestion des données
• Garantir une sécurité des données 
• Garantir la conformité légale avec les réglementations RGPD ; pour en savoir plus, consultez notre article sur le RGPD et les RH.
• L’exportation simple des données pour effectuer des analyses et des suivis précis sur la gestion du personnel (GPEC, données du bilan social…)
• Une vue globale sur les demandes de consultation des documents
• Conserver les documents RH obligatoires 
• Amélioration de la productivité des équipes RH grâce à une plus grande disponibilité sur des tâches et processus à forte valeur ajoutée…