Entretien annuel d'une secrétaire ou assistante administrative : trame, objectifs et questions

Les objectifs de l'entretien annuel d'une secrétaire

Évaluer l'organisation et la fiabilité

Gestion des agendas, des priorités et des échéances : l'entretien apprécie la capacité à tenir le cap dans un poste très sollicité.

Mesurer la polyvalence

Accueil, courriers, dossiers, déplacements, parfois facturation : l'entretien valorise l'étendue réelle des missions, souvent sous-estimée.

Apprécier la communication et l'accueil

Premier contact des visiteurs et des appels, lien entre les services : l'entretien reconnaît la qualité relationnelle et la discrétion.

Préparer l'évolution

Assistante de direction, office manager, gestionnaire administrative : l'entretien aligne le projet de la salariée avec les besoins de la structure.

Exemple de trame d'entretien annuel pour une secrétaire

Informations administratives

• Nom, prénom, service et périmètre
• Date de l'entretien et période évaluée
• Ancienneté et formations suivies

Bilan de l'année écoulée

• Missions marquantes et projets soutenus
• Objectifs de l'an dernier et niveau d'atteinte
• Retours de la hiérarchie et des équipes

Évaluation des compétences

• Organisation et gestion des priorités
• Qualité de l'accueil et de la communication
• Maîtrise des outils bureautiques

Polyvalence et charge

• Étendue réelle des missions
• Pics d'activité et gestion des urgences
• Articulation entre les différentes demandes

Objectifs SMART pour l'année à venir

• 2 à 4 objectifs mesurables
• Formations à programmer (bureautique, logiciels métier)

Synthèse et signatures

• Appréciation générale
• Souhaits d'évolution
• Signatures de la salariée et du responsable

25 questions à poser à une secrétaire en entretien annuel

Questions sur l'organisation

• Arrives-tu à hiérarchiser tes priorités sereinement ?
• Les outils de planification te conviennent-ils ?
• Rencontres-tu des tâches chronophages évitables ?
• Comment gères-tu les demandes urgentes ?
• Que faudrait-il pour mieux t'organiser ?

Questions sur la polyvalence

• Le périmètre de tes missions est-il clair ?
• Certaines missions te semblent-elles hors de ton rôle ?
• Te sens-tu suffisamment formée sur tous tes sujets ?
• Aimerais-tu prendre en charge de nouvelles missions ?

Questions sur les outils

• La suite bureautique répond-elle à tes besoins ?
• Certains process gagneraient-ils à être automatisés ?
• Les logiciels métier sont-ils bien maîtrisés ?
• Quel outil te ferait gagner du temps ?

Questions sur la communication

• Comment se passe le lien avec les autres services ?
• L'accueil des visiteurs et des appels est-il fluide ?
• Te sens-tu bien informée des décisions utiles ?
• Comment gères-tu une demande conflictuelle ?

Questions sur les conditions de travail

• La charge de travail est-elle soutenable ?
• Les pics d'activité sont-ils bien anticipés ?
• Te sens-tu reconnue dans ton rôle ?
• L'équilibre vie pro / vie perso est-il respecté ?

Questions sur l'évolution

• Souhaiterais-tu évoluer vers assistante de direction ou office manager ?
• Une spécialisation t'intéresse-t-elle (RH, comptabilité, juridique) ?
• Quelles formations aimerais-tu suivre ?
• Comment vois-tu ton parcours dans la structure ?

8 exemples d'objectifs SMART pour une secrétaire

• Mettre en place un système de classement partagé avant la fin du trimestre
• Réduire le délai de traitement du courrier entrant de 24h sur le semestre
• Se former à un logiciel métier (RH ou comptable) dans l'année
• Automatiser la prise de rendez-vous récurrents d'ici juin
• Créer un modèle de compte rendu de réunion réutilisable avant la fin du mois
• Atteindre zéro oubli d'échéance agenda sur 6 mois
• Prendre en charge l'organisation complète d'un événement interne dans l'année
• Préparer une formation au poste d'assistante de direction

Erreurs à éviter lors de l'entretien d'une secrétaire

Sous-estimer le poste. Une assistante tient souvent les rouages de l'équipe. Réduire l'entretien à quelques tâches visibles ignore l'essentiel de sa valeur.

Oublier la polyvalence. Le périmètre réel dépasse largement la fiche de poste. L'entretien doit cartographier toutes les missions assumées.

Négliger la charge. Les sollicitations multiples créent une charge mentale forte. Ne pas l'aborder, c'est risquer l'usure silencieuse.

Ignorer le projet d'évolution. Beaucoup d'assistantes visent des postes plus larges. Sans perspective, la motivation s'érode.

Entretien annuel par métier

• Entretien annuel d'un comptable
• Entretien annuel d'un consultant
• Entretien annuel d'un manager