Les étapes d'une conclusion d'entretien annuel réussie

Est-ce nécessaire de faire un compte rendu pour conclure l'entretien annuel ?

Pour faire la conclusion de l’entretien annuel d’évaluation, il est totalement possible de rédiger un compte rendu d’entretien annuel. Cette méthode, très utilisée en pratique (et même obligatoire pour la conclusion d'entretien professionnel) permet de garder une trace écrite des échanges lors de l’entretien.

Ainsi, lorsque vous terminez l’entretien annuel, il n’est pas obligatoire mais conseillé de dresser un compte rendu.

Ce bilan servira de synthèse à l’entretien annuel pour :

• Avoir un écrit des éléments qui ont été discutés lors de l'entretien
• Connaître les besoins et les souhaits de vos collaborateurs
• Définir les objectifs et évaluer si les précédents ont été réalisés
• Éviter les incompréhensions et les désaccords suite à l'entretien
• Dresser le plan d'action
• Évaluer et apprécier le travail réalisé
• Identifier les axes d'amélioration

D’autre part, la conclusion à l’entretien annuel permet, lors du prochain entretien d’évaluation, de voir quelles actions ont été menées et de constater de manière plus claire l’évolution de vos collaborateurs.

En résumé, le compte rendu n’est pas indispensable pour faire la conclusion de l’entretien annuel étant donné qu’il existe d'autres méthodes. Cependant cette manière de conclure l’entretien reste particulièrement efficace et utile.

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Quelles phrases de conclusion pour un entretien annuel en tant que salarié ?

En tant que salarié, il n'est pas toujours évident de savoir comment conclure un entretien annuel. Cependant, il est important de montrer à votre manager que vous avez compris les sujets abordés et les objectifs fixés, ou de clarifier certains éléments.

Voici quelques exemples de phrase de conclusion de l'entretien annuel d'évaluation, adaptés selon la tournure qu'a pris votre entretien.

L'entretien s'est bien passé, les retours sont positifs

Votre manager est satisfait de votre travail, les objectifs sont atteints, l'échange a été fluide. Dans ce cas, la conclusion sert surtout à verrouiller les engagements et à montrer que vous êtes déjà tourné vers la suite.

• Remerciez votre manager et citez un aspect positif : "J'apprécie vos commentaires sur mon implication sur le projet "...", merci de m'avoir fait confiance."
• Faites un résumé de ce qui a été dit : "Est-ce que cela vous convient si je résume mes objectifs pour l'année afin que nous soyons assurés d'être sur la même longueur d'onde ?"
• Ouvrez la discussion sur vos souhaits d'évolution : "Merci pour cet échange, j'aimerais en profiter pour vous parler de mon envie d'évoluer dans l'entreprise, d'avoir plus de responsabilités."
• Demandez quelles sont les futures étapes : "Votre feedback sur mes performances est très utile pour moi, pourrait-on fixer un point de mi-parcours pour discuter ensemble de l'avancée ?"
• Projetez-vous sur l'année à venir : "Je suis motivé pour le prochain trimestre, notamment sur [projet]. Si vous êtes d'accord, j'aimerais prendre le lead sur cette partie."

Des points d'amélioration ont été soulevés

Votre manager a relevé des axes de progrès sur certains aspects de votre travail. C'est normal et ça arrive à tout le monde. L'enjeu ici est de montrer que vous avez entendu le feedback et que vous êtes dans une démarche constructive, sans vous justifier excessivement.

• Accusez réception du feedback : "Je prends note de vos remarques sur [sujet]. J'aimerais qu'on définisse ensemble les actions concrètes que je peux mettre en place dès le mois prochain."
• Demandez des ressources pour progresser : "Pour progresser sur [compétence], est-ce qu'une formation ou un accompagnement serait envisageable sur le prochain trimestre ?"
• Clarifiez les priorités : "Si je comprends bien, mes deux objectifs prioritaires pour le semestre sont [objectif 1] et [objectif 2]. On se revoit dans trois mois pour faire le point ?"
• Reformulez pour montrer que vous avez compris : "Ce que je retiens, c'est que je dois travailler sur [point]. Je vais m'y mettre dès la semaine prochaine et je vous ferai un retour d'ici un mois."

L'entretien a été tendu ou vous n'êtes pas d'accord

Il arrive que l'échange soit difficile : un désaccord sur l'évaluation, un sentiment d'injustice, ou un manager qui a été maladroit dans ses retours. Dans ce cas, ne restez pas sur une mauvaise note. La conclusion est le moment de désamorcer et de reprendre le contrôle.

• Demandez un temps de réflexion : "J'ai besoin de prendre du recul sur ce qu'on vient d'échanger. Serait-il possible qu'on se revoie la semaine prochaine pour en rediscuter à froid ?"
• Recentrez sur du factuel : "Je comprends votre point de vue sur [sujet], mais j'aimerais qu'on reprenne les chiffres ensemble, parce que de mon côté j'ai un ressenti différent sur [résultat]."
• Exprimez votre désaccord calmement : "Je ne partage pas complètement cette appréciation, et j'aimerais le noter dans le compte rendu. Est-ce qu'on peut le formuler ensemble ?"
• Gardez la porte ouverte : "Même si on ne voit pas tout de la même manière aujourd'hui, j'apprécie qu'on en ait discuté. Je reste disponible pour continuer cet échange."

Vous souhaitez aborder la rémunération

La conclusion de l'entretien est souvent le bon moment pour poser le sujet de la rémunération. Appuyez-vous sur des éléments factuels et ne vous attendez pas forcément à une réponse immédiate.

• Valorisez vos résultats : "Au vu des objectifs atteints cette année et de la prise en charge de [projet/responsabilité], j'aimerais qu'on échange sur une revalorisation salariale."
• Proposez un cadre : "Je ne m'attends pas à une réponse aujourd'hui, mais je souhaitais poser le sujet pour qu'on puisse en rediscuter lors d'un prochain échange."
• Appuyez-vous sur votre évolution : "Depuis mon dernier entretien, j'ai pris en charge [responsabilité] et mes résultats sur [indicateur] ont progressé de X %. J'aimerais qu'on en tienne compte."

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Quelles phrases de conclusion pour un entretien annuel en tant que manager ?

En tant que manager, vous êtes celui qui dirige l'entretien. Vous devez donc faire en sorte que l'entretien se clôture bien, que vos collaborateurs ne soient pas frustrés ou brusqués d'une quelconque situation ou d'une critique reçue.

La manière de conclure dépend directement de ce qui s'est passé pendant l'entretien. Voici comment adapter votre conclusion selon la situation.

L'entretien s'est bien passé : féliciter et projeter

Quand les résultats sont bons et l'échange fluide, la conclusion sert à valoriser le travail accompli et à fixer le cap pour la suite. Terminez sur un commentaire positif pour que votre collaborateur reparte motivé.

• "Pour terminer, je suis très satisfait du projet que tu as mené et de l'impact qu'il a eu pour l'entreprise ! Continue ainsi !"
• "En conclusion, je te remercie pour les efforts que tu as fournis et les projets que tu as menés avec succès ! Félicitations !"
• "Tu as vraiment progressé sur [compétence] cette année, c'est très visible dans [résultat concret]. On va capitaliser là-dessus pour la suite."
• Proposez un point de mi-parcours : "Nous pouvons fixer un entretien dans quelques mois pour voir l'avancée et avoir tes retours !"

Des axes d'amélioration à poser : recadrer avec bienveillance

Quand l'entretien a abordé des points difficiles, la conclusion est le moment de recentrer l'échange sur l'avenir. L'objectif est que le collaborateur reparte avec un plan d'action clair, pas avec un sentiment d'échec.

• Reconnaissez les difficultés rencontrées : "Je sais que cette année a été compliquée sur [sujet]. Ce qui m'importe, c'est qu'on trouve ensemble les solutions pour que le prochain semestre se passe mieux."
• Recadrez avec un plan concret : "On a identifié des axes d'amélioration sur [compétence]. Je te propose qu'on mette en place [action concrète] et qu'on fasse un point dans deux mois pour voir comment ça avance."
• Réaffirmez la confiance : "Les résultats sur [projet] n'ont pas été à la hauteur de ce qu'on attendait, mais je connais ta capacité à rebondir. On cale les objectifs ensemble et on avance."
• Terminez toujours par du positif : "Au-delà de ces points à travailler, je veux aussi souligner [réalisation ou qualité]. C'est une vraie force sur laquelle on va s'appuyer."

Le collaborateur s'est braqué : désamorcer et redonner confiance

Un collaborateur qui se ferme, qui conteste tout ou qui montre des signes d'émotion forte (colère, larmes, silence) : ça arrive. La pire erreur serait de forcer la conclusion ou de minimiser son ressenti.

Voici comment clôturer l'échange sans aggraver la situation.

• Validez l'émotion sans valider le désaccord : "Je vois que cet échange t'a touché. C'est normal, on a abordé des sujets importants. Ton ressenti est légitime."
• Proposez une pause : "Je te propose qu'on s'arrête ici pour aujourd'hui et qu'on reprenne dans quelques jours, quand on aura tous les deux pris du recul."
• Rappelez le cadre : "L'objectif de cet entretien n'est pas de te mettre en difficulté, c'est de trouver ensemble comment avancer. On est dans le même camp."
• Ne forcez pas la signature : "Tu n'es pas obligé de signer le compte rendu aujourd'hui. Prends le temps de le relire, et on en rediscute si besoin."
• Relancez quelques jours après : "Je voulais revenir sur notre entretien de mardi. Est-ce qu'il y a des choses que tu voudrais clarifier ou compléter ?"

Formaliser les engagements : résumer et planifier

Quelle que soit la tournure de l'entretien, voici les éléments sur lesquels vous pouvez être clairs lors de la conclusion de l'entretien annuel en tant que manager :

• Résumez les objectifs : "Pour résumer, tes trois objectifs pour le prochain semestre sont [1], [2] et [3]. De mon côté, je m'engage à [action manager]. On est alignés ?"
• Fixez le prochain rendez-vous : "Je te propose qu'on se revoie en [mois] pour un point intermédiaire. Comme ça, on ajuste si besoin sans attendre le prochain entretien annuel."
• Ses performances : Exprimez votre satisfaction quant aux réalisations et résultats obtenus. Mettez en avant les domaines où il s'est distingué."Je tenais à souligner tes résultats sur [projet], tu as dépassé les objectifs fixés et ça a eu un vrai impact sur l'équipe."
• Lui demander son avis concernant l'entretien : "Avant de conclure, est-ce qu'il y a quelque chose que tu aurais voulu aborder et qu'on n'a pas eu le temps de traiter ?"

Notez qu'il est possible dans certains cas de contester l'entretien annuel d'évaluation.Il est aussi intéressant de consulter sur l'entretien annuel un exemple de commentaire ! Vous pouvez aussi retrouver de nombreux exemples de commentaire de l'entretien professionnel sur internet.

Recommandations supplémentaires pour conclure un entretien annuel

Voici quelques recommandations supplémentaires pour conclure efficacement un entretien annuel :

• Faites un récapitulatif des principaux points abordés au cours de l'entretien pour s'assurer que toutes les informations importantes ont été évoquées.
• Établissez un plan d'action clair et précis en collaboration avec le salarié, en fixant des objectifs spécifiques et réalisables pour l'année à venir.
• Encouragez le dialogue en invitant le salarié à poser des questions ou à exprimer ses préoccupations. Assurez-vous de prendre le temps d'écouter activement et de fournir des réponses appropriées.
• Exprimez votre appréciation en reconnaissant les réalisations et les progrès du salarié. Félicitez-le pour ses efforts et son engagement.
• Offrez votre soutien et votre disponibilité pour accompagner le salarié dans la réalisation de ses objectifs et pour répondre à ses besoins professionnels.
• Fixez une date pour un suivi ou un prochain entretien intermédiaire afin de discuter de l'avancement des objectifs fixés et d'apporter d'éventuels ajustements si nécessaire.
• Terminez l'entretien sur une note positive en exprimant votre confiance dans les compétences et le potentiel du salarié. Encouragez-le à continuer à se développer et à contribuer au succès de l'entreprise.

N'oubliez pas que chaque entretien annuel est unique et qu'il est important d'adapter votre conclusion en fonction de la personne et de la situation spécifique.

L'objectif principal est de favoriser une communication ouverte, de renforcer la motivation et de créer un environnement propice à la croissance et au développement professionnel.