Prix d’un logiciel d’entretiens professionnels (2025) : fourchettes, TCO et critères de choix

Combien coûte un logiciel d’entretiens professionnels en 2025 ?

1) Modèle SaaS (abonnement par utilisateur/mois)

Sur le marché, les offres “entretiens” en SaaS se positionnent généralement entre 2 et 10 € / utilisateur / mois, selon le périmètre (objectifs, bilans, signatures, analytics) et le niveau de support. On observe des entrées de gamme encore plus basses (ex. dès 0,5–2 €) et, à l’inverse, des packages plus complets au-delà de 10 € dans certaines suites RH.  

À retenir : le SaaS inclut l’hébergement et les mises à jour ; les frais d’utilisation sont dans l’abonnement, mais l’onboarding (paramétrage, formation) peut être facturé à part selon l’éditeur.  

2) Modèle on-premise / licence (achat + maintenance)

Pour une mise en place on-premise, le coût d’installation (licences + intégration + personnalisation) est souvent cité dans une fourchette 25 000 à 40 000 € ; il faut ajouter la maintenance annuelle (pourcentage de la licence) et les mises à jour, donc un TCO plus élevé sur la durée.  

Différences clés SaaS vs on-premise : capex initial vs opex récurrent, gestion des mises à jour, charge infra/sécu et time-to-value plus rapide en cloud.  

Les critères qui font varier le prix (et le TCO)

• Taille & volumétrie : nombre d’utilisateurs, nombre de campagnes/an.
• Modules activés : entretiens annuels/pro, bilan à 6 ans, objectifs & évaluations, feedback 360, relances automatiques, signature électronique, reporting/analytics.
• Intégrations : SIRH (paie, formation), SSO/MFA, Slack/Teams, ATS ; les connecteurs peuvent être inclus ou sur devis.
• Conformité & sécurité : hébergement UE, RGPD, contrôle d’accès, journalisation ; certains éditeurs valorisent la certification (ISO/SOC).  
• Onboarding & support : paramétrage, migration de données, formation ; attention, certains tarifs n’incluent pas le setup.  

Coûts cachés : comment raisonner en TCO

• Onboarding / paramétrage : peut aller de quelques jours (forfait léger) à plusieurs semaines si personnalisation complexe. Certains éditeurs facturent la formation à la journée.  
• Migration de données : dépend de la volumétrie et des contraintes (historique, mapping des grilles).  
• Maintenance & mises à jour (on-premise) : pourcentage de la licence à prévoir chaque année (support, correctifs, évolutions).  
• Intégrations : connecteurs standards (SSO, paie, LMS) vs développements spécifiques.
• Adoption : une mauvaise UX coûte cher (relances manuelles, assistance) ; à l’inverse, une interface simple réduit le coût caché d’usage.

Exemples de budget (SaaS) — ordres de grandeur

Hypothèses : périmètre entretiens annuels + pro, relances, signatures, reporting ; onboarding variant de 0,5 à 2 mois d’abonnement selon niveau d’accompagnement ; intégrations standards SSO/paie incluses ou légères.

• PME 50 salariés
  • Abonnement : 100 à 500 € / mois (2–10 €/utilisateur).
  • Onboarding (one-shot) : 50 à 1 000 €.
  • TCO année 1 : 1 250 à 7 000 € (ordre de grandeur).  
• PME 200 salariés
  • Abonnement : 400 à 2 000 € / mois.
  • Onboarding : 400 à 4 000 €.
  • TCO année 1 : 5 200 à 28 000 €.  
• PME/ETI 500 salariés
  • Abonnement : 1 000 à 5 000 € / mois.
  • Onboarding : 1 000 à 10 000 €.
  • TCO année 1 : 13 000 à 70 000 €.  
    

Pourquoi ces amplitudes ? Le prix bouge surtout avec les modules (objectifs, 360, analytics avancés), le SLA/support, et le niveau d’intégration (SSO, paie, formation, reporting BI).  

Check-list de critères pour comparer (et négocier) une offre

1. Fonctionnalités indispensables : entretiens annuels & pro, bilan à 6 ans, modèles d’entretien, relances automatiques, signature électronique, reporting clair.  
2. Conformité : hébergement UE, RGPD, registres de traitement, journalisation des accès.
3. Intégrations : SIRH, paie, LMS, SSO/MFA, Slack/Teams.
4. Expérience & adoption : UX manager/collaborateur, mobilité, accessibilité.
5. Sécurité : gestion des rôles, chiffrement, sauvegardes, audit.
6. Onboarding & support : paramétrage, formation, CSM, SLA. Vérifiez si le setup est inclus.  
7. TCO & ROI : prix récurrent + setup + intégrations − temps gagné (relances, consolidation) − risques évités (non-conformité).
8. Contrat : engagement, paliers de prix, évolutivité, réversibilité (export des données).

Cas Zola : valeur perçue vs coût

Le module Zola – Logiciel d’entretien annuel et professionnel centralise toutes les campagnes (annuels, professionnels, fin de période d’essai, bilan à 6 ans), automatise rappels/relances, gère les objectifs et fournit un reporting en temps réel. L’interface vise une adoption rapide, ce qui réduit les coûts cachés (moins d’assistance, moins de relances manuelles).  

Pour un panorama RH plus large, voir aussi le guide interne “Quels sont les prix des logiciels RH” (repères TCO, installation vs SaaS).  

Conclusion

Le prix d’un logiciel d’entretiens ne se résume pas à un “€/utilisateur/mois”. Pour décider sereinement, calculez le TCO : abonnement + onboarding + intégrations + maintenance (selon modèle) − gains opérationnels (automatisation, conformité, reporting). En 2025, le SaaS reste le meilleur compromis pour la plupart des PME/ETI : démarrage rapide, mises à jour incluses, coût prévisible — à condition de cadrer les modules, l’onboarding et le support.

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