Savoir comment bien choisir son logiciel RH est indispensable et déterminant dans votre démarche de digitalisation des processus RH.
Dans ce contexte, il est important de connaître les différentes étapes à suivre pour choisir et organiser la mise en place d’un logiciel RH au sein de votre entreprise, en vous focalisant tout d’abord sur les besoins et les objectifs de votre organisation.
Quelles sont les étapes à suivre pour choisir son logiciel RH ? Comment bien choisir un logiciel RH au sein de son entreprise ? Zola, logiciel de gestion de la formation, vous explique dans cet article et vous donne 7 conseils pour savoir comment choisir son logiciel RH ?
Les 5 étapes à suivre pour choisir son logiciel RH
Définir les objectifs du projet de mise en place d’un logiciel RH
Pour savoir comment choisir son logiciel RH, il est nécessaire de connaître les contours précis et les objectifs RH de votre entreprise.
Vous devez être conscient des processus RH répétitifs et chronophages que vous souhaitez automatiser et digitaliser grâce à la mise en place d’un logiciel de gestion RH.
Dans ce contexte il est indispensable de prioriser et lister vos besoins et les attentes que vous avez d’un logiciel RH :
- Gagner en efficacité et en temps
- Automatiser les processus de gestion de la paie, du personnel
- Repérer et optimiser la gestion des talents
- Rendre les indicateurs RH plus fiables et exploitables…
Clarifier les spécificités du logiciel RH
Cette étape dans le choix d’un logiciel RH rejoint la définition des objectifs liés au processus de mise en place d’un logiciel RH au sein de votre entreprise.
Le terme logiciel RH regroupe un certain nombre de spécificités, de paramètres RH et de fonctionnalités différentes que vous devez connaître afin de connaître l’utilité exacte de votre logiciel RH.
Il est donc indispensable de spécifier les fonctionnalités attendues d’un logiciel RH ; ces spécificités sont identifiables grâce à la définition des processus RH à digitaliser. Voici les principaux objectifs et fonctionnalités des différents objectifs RH :
- Les logiciels RH de gestion de la paie et de gestion des notes de frais
- Les logiciels RH de recrutement : Généralement dans les outils et logiciels SIRH intègrent la gestion des recrutements et l’intégration des nouveaux collaborateurs (processus d’onboarding)
- Les logiciels de gestion des compétences : Ce type de logiciel permet de mettre en place la gestion prévisionnelle des emplois et des compétences (aujourd’hui appelé la GEPP), ainsi que tous les outils de gestion des talents
- Les outils RH de suivi de la qualité de vie au travail (QVTC)
- Les logiciels RH de digitalisation de la formation…
Pour plus d’informations sur la sélection des outils des ressources humaines, découvrez notre article sur le Top 10 des logiciels RH !
Identifier les contraintes et les limites liées à l’utilisation d’un logiciel RH
Pour choisir un logiciel RH qui sera efficace et adapté à vos besoins sur le long terme, vous devez lister les limites et les impératifs auxquels doit répondre le futur outil RH.
Par exemple, si vous prévoyez d’étendre votre entreprise à l’international, vous devez vous assurer que le logiciel RH que vous choisirez soit compatible avec cet objectif, mais également vous assurer de la conformité des données RH selon les règles en vigueur.
Identifier la compatibilité des systèmes
Dans la mesure où vous choisissez un logiciel RH avec une fonctionnalité bien spécifique, vous devez vous assurer que ce logiciel est compatible avec les autres systèmes que vous utilisez.
Par exemple, si vous vous munissez d’un logiciel de gestion de la paie, soyez vigilants sur les paramètres et conditions d’intégration possibles avec vos outils actuels.
Comparer les différentes offres des logiciels tech RH
Une fois l’ensemble de vos objectifs, vos besoins et vos attentes identifiés, vous pourrez commencer à choisir votre logiciel RH en mettant en avant ces critères.
Vous pouvez vous doter d’une grille d’analyse et de comparaison des logiciels RH et organiser des démos des différents outils sélectionnés.
Nos 7 conseils pour bien choisir son logiciel RH
Pour choisir son logiciel RH, il est important de vous concentrer sur certains paramètres, et de cette manière de vous poser certaines questions clés :
- Assurez-vous de l’ergonomie et de l’intuitivité de votre logiciel : En tant que RH, pensez-vous que vous pourrez vous connecter de manière rapide et simple au logiciel RH ? Sera-t-il possible de gérer les données RH de manière simple et intuitive ?
- Identifier le mode d’hébergement du logiciel : Mon entreprise et mon équipe ont-elles les ressources internes nécessaires pour organiser l’acquisition et la mise en place du logiciel RH ? L’outil RH sera-t-il hébergé sur le cloud ? Sur mon serveur interne ?
- Assurez-vous de la marge d’évolution du logiciel RH : Est-ce que je serais en mesure d’ajouter ou de modifier les fonctionnalités du logiciel en fonction de l’évolution des besoins au sein de l’entreprise ?
- Pensez à l’expérience collaborateur : Vos salariés seront-ils formés à l’utilisation du logiciel ? De quelle manière ?
- Informez-vous sur la conformité légale de l’utilisation du logiciel : Le logiciel en question me permet-il d’assurer la conformité de données RH de mon entreprise ?
- Assurez-vous de la clarté sur la sécurité des données : Comment et où seront hébergées les données personnelles de mes collaborateurs ?
- Identifier le coût du logiciel et ce qu’il comprend : Quel est le coût total du logiciel RH ? Quels paramètres et fonctionnalités ce prix comprend-il ? Les frais de formation, de maintenance et d’installation sont-ils compris dans le tarif du logiciel RH ?
