Vous envisagez de digitaliser vos processus RH mais vous ne savez pas par où commencer ? La rédaction d'un cahier des charges SIRH est l'étape fondatrice de tout projet de transformation. Ce document contractuel formalise l'ensemble des besoins et attentes de l'entreprise en matière de système d'information des ressources humaines. Sans lui, vous risquez de choisir une solution inadaptée à vos besoins réels.
Ce guide vous accompagne pas à pas dans la construction d'un CDC structuré et opérationnel. Vous découvrirez les sept parties essentielles à inclure, une méthode éprouvée pour prioriser vos exigences fonctionnelles et un exemple concret pour vous inspirer. À la clé : un document qui vous permettra de comparer objectivement les offres du marché et de sélectionner le logiciel SIRH adapté à votre organisation.
Comment structurer efficacement votre cahier des charges SIRH ?
La structure du cahier des charges conditionne sa lisibilité et son exploitation par les éditeurs. Un document bien organisé facilite la rédaction des réponses et améliore la qualité des propositions reçues.
Un CDC complet présente plusieurs avantages stratégiques : il clarifie vos besoins réels en vous obligeant à analyser vos processus actuels, il facilite la comparaison des solutions sur des critères identiques, il sécurise le projet sur le plan budgétaire et il constitue une base contractuelle solide en cas de litige. Sans ce document de référence, la communication avec les éditeurs devient approximative et le projet peut dériver en termes de délai et de coûts.
Voici les sept parties essentielles à inclure dans votre CDC.
Présentation de l'entreprise et état des lieux
Cette première section donne le contexte nécessaire à la compréhension de votre projet. Les prestataires doivent cerner rapidement votre environnement pour proposer une solution adaptée.
Présentez votre organisation en quelques paragraphes. Précisez le secteur d'activité, l'effectif total et sa répartition géographique. Indiquez la structure de votre service RH et les grandes lignes de votre politique de gestion des ressources humaines.
Décrivez ensuite l'existant en matière de système d'information. Quels outils utilisez-vous actuellement pour la gestion administrative du personnel ? Disposez-vous d'un logiciel de paie, d'un outil de gestion des temps ou de tableaux Excel ? Cette cartographie de l'existant permet aux éditeurs d'évaluer la complexité de la migration et de l'intégration.
Identifiez clairement les limites et irritants de la situation actuelle. Les données sont-elles dispersées dans plusieurs systèmes ? Les collaborateurs se plaignent-ils de la lourdeur des processus administratifs ? Cette analyse critique justifie le lancement du projet et oriente les priorités fonctionnelles.
Objectifs du projet et gains attendus
Cette partie répond à une question simple : pourquoi lancer ce projet SIRH maintenant ? Les objectifs doivent être formulés de manière claire et si possible mesurable.
Distinguez les objectifs stratégiques des objectifs opérationnels. Au niveau stratégique, vous pouvez viser l'amélioration de l'expérience collaborateur ou l'optimisation de la prise de décision RH grâce à des tableaux de bord fiables. Au niveau opérationnel, vous ciblerez la réduction du temps consacré à la gestion administrative ou l'automatisation des processus récurrents.
Quantifiez les gains attendus lorsque c'est possible. Par exemple : réduire de 50% le temps de traitement des demandes de congé ou atteindre 95% de complétion sur les entretiens annuels. Ces indicateurs serviront de base pour évaluer le retour sur investissement du projet.
Précisez également les enjeux auxquels le futur SIRH doit répondre. Il peut s'agir de la mise en conformité réglementaire, de l'accompagnement de la croissance de l'entreprise ou de l'amélioration de la rétention des talents.
Périmètre fonctionnel et modules ciblés
Le périmètre du projet définit les frontières de votre futur système. Cette section liste les domaines RH couverts et les fonctionnalités attendues pour chacun d'eux.
Commencez par identifier les grandes briques fonctionnelles souhaitées. Un SIRH peut couvrir de nombreux domaines : administration du personnel, gestion de la paie, gestion des temps et activités, recrutement, gestion de la formation, gestion des compétences, entretiens et évaluations, revue du personnel.
Pour chaque module retenu, détaillez les besoins fonctionnels spécifiques. Par exemple, pour la gestion des entretiens, vous pouvez exiger la personnalisation des trames, l'automatisation des convocations, la signature électronique ou l'analyse des résultats par l'intelligence artificielle.
Indiquez clairement ce qui est hors périmètre pour éviter toute ambiguïté. Si vous ne souhaitez pas intégrer la gestion de la paie dans ce projet ou si le recrutement est géré par un outil dédié, précisez-le explicitement.
Exigences techniques et contraintes d'intégration
Cette section s'adresse particulièrement à la DSI et aux équipes techniques. Elle décrit l'environnement informatique dans lequel le SIRH doit s'insérer.
Précisez le mode de déploiement souhaité. La grande majorité des solutions actuelles fonctionnent en mode SaaS (Software as a Service). Ce modèle offre flexibilité et mises à jour automatiques. Si vous avez des contraintes spécifiques nécessitant un hébergement on-premise, indiquez-le clairement.
Listez les systèmes existants avec lesquels le SIRH devra communiquer. L'intégration avec le logiciel de paie est souvent prioritaire pour éviter les doubles saisies. La connexion avec l'Active Directory ou l'annuaire d'entreprise facilite la gestion des accès. L'interfaçage avec l'ERP ou les outils métier peut également être nécessaire.
Définissez les exigences en matière d'accessibilité. L'outil doit-il être responsive pour une utilisation sur mobile et tablette ? Certaines populations comme les collaborateurs terrain ou les commerciaux itinérants peuvent avoir des besoins spécifiques d'accès.
Sécurité des données et conformité RGPD
La protection des données RH constitue un enjeu majeur. Les informations traitées sont sensibles : données personnelles, rémunérations, évaluations, informations médicales. Votre futur SIRH doit garantir leur sécurité et leur confidentialité.
Exigez la conformité au RGPD (Règlement Général sur la Protection des Données). Le prestataire doit pouvoir détailler les mesures mises en place : chiffrement des données, gestion des droits d'accès, traçabilité des actions, procédures de suppression des données.
Précisez vos attentes en matière d'hébergement. Pour les entreprises françaises, un hébergement des données en France ou en Europe est souvent privilégié. Certains secteurs réglementés imposent des exigences spécifiques.
Demandez des garanties sur la disponibilité du service. Un taux de disponibilité de 99,9% est un standard du marché. Renseignez-vous sur les procédures de sauvegarde et de reprise d'activité en cas d'incident.
Budget et modèle économique
Cette partie aborde la dimension financière du projet. Elle permet aux éditeurs de calibrer leur proposition et de vous alerter si vos attentes dépassent l'enveloppe budgétaire disponible.
Indiquez l'enveloppe budgétaire globale si vous êtes en mesure de la communiquer. Vous pouvez la présenter sous forme de fourchette pour garder une marge de négociation. Précisez si ce budget inclut les coûts de mise en œuvre ou uniquement l'abonnement récurrent.
Demandez aux éditeurs de détailler leur modèle de tarification. Les solutions SIRH sont généralement facturées sous forme d'abonnement mensuel ou annuel. Le coût dépend souvent du nombre d'utilisateurs ou de collaborateurs gérés. Certains éditeurs proposent des tarifs par module activé.
Identifiez les coûts à prendre en compte au-delà de l'abonnement. Les frais de paramétrage et de configuration initiale peuvent être significatifs. La reprise des données historiques, la formation des utilisateurs et l'accompagnement au démarrage génèrent également des coûts à anticiper.
Planning et modalités de réponse
Cette dernière section organise le processus de consultation et fixe le calendrier du projet.
Définissez les étapes clés du processus de sélection. Une consultation classique comprend l'envoi du dossier aux éditeurs présélectionnés, la réception et l'analyse des réponses écrites, les soutenances orales avec démonstration de l'outil puis la négociation finale avant la décision.
Fixez des dates précises pour chaque étape. Prévoyez un délai suffisant pour que les prestataires puissent rédiger une réponse de qualité. Trois à quatre semaines constituent un minimum pour un projet d'envergure.
Précisez le format attendu pour les réponses. Vous pouvez imposer une structure de réponse alignée sur votre CDC pour faciliter la comparaison. Demandez une annexe tarifaire détaillée et les conditions contractuelles standards de l'éditeur.
Indiquez les critères de sélection qui guideront votre choix. L'adéquation fonctionnelle, l'ergonomie de l'interface, la solidité de l'éditeur, la qualité de l'accompagnement et le coût global sont des critères fréquemment utilisés. Pondérez-les selon vos priorités.
Comment prioriser les fonctionnalités avec la méthode MoSCoW ?
Face à la multitude de fonctionnalités possibles, la priorisation devient essentielle. La méthode MoSCoW offre un cadre simple et efficace pour hiérarchiser vos exigences fonctionnelles.
Que signifie l'acronyme MoSCoW ?
Cette méthode classe chaque besoin en quatre catégories :
- Must have (indispensable) : fonctionnalités critiques sans lesquelles la solution ne répond pas aux besoins minimaux de l'entreprise
- Should have (important) : éléments à forte valeur ajoutée, intégrés si budget et planning le permettent
- Could have (souhaitable) : fonctionnalités secondaires qui améliorent l'expérience utilisateur ou couvrent des cas d'usage marginaux
- Won't have (hors périmètre) : éléments explicitement exclus du projet actuel, à intégrer dans une feuille de route d'évolution future
Comment appliquer MoSCoW à votre projet SIRH ?
Prenons l'exemple d'un projet couvrant la gestion des entretiens et le développement des compétences.
Cette priorisation guide les éditeurs dans leur réponse. Elle vous aide également à arbitrer si des compromis s'avèrent nécessaires pour respecter le budget ou le planning.
Exemple concret : à quoi ressemble un cahier des charges SIRH bien rédigé ?
Pour concrétiser les principes évoqués, voici un extrait commenté illustrant les bonnes pratiques de rédaction.
Extrait d'une section "Gestion des entretiens"
Contexte et enjeux
L'entreprise réalise actuellement ses entretiens annuels et professionnels via des documents Word transmis par email. Ce processus présente plusieurs limites : difficulté à suivre l'avancement des campagnes, absence de centralisation des comptes rendus, impossibilité d'exploiter les données pour le pilotage RH.
L'objectif est de disposer d'un outil permettant d'automatiser les campagnes d'entretiens, de centraliser l'ensemble des échanges et d'analyser les résultats pour orienter les décisions en matière de gestion des talents.
Exigences fonctionnelles
Cet extrait illustre la précision attendue dans la formulation des exigences. Chaque besoin est clairement décrit et priorisé selon la méthode MoSCoW.
Quelles erreurs éviter lors de la rédaction de votre CDC ?
La qualité de votre cahier des charges conditionne celle des réponses reçues. Certaines erreurs fréquentes peuvent compromettre la réussite de votre projet de sélection.
Rester trop vague sur les besoins fonctionnels
Un CDC qui se limite à des formulations génériques comme "outil ergonomique" ou "solution complète" ne permet pas aux éditeurs de comprendre vos attentes réelles. Ils proposeront des réponses tout aussi génériques et difficilement comparables.
Soyez précis dans la description de vos besoins. Plutôt que de demander un "module de formation performant", détaillez vos exigences : gestion du catalogue interne et externe, workflow de validation des demandes, suivi budgétaire en temps réel, génération automatique des convocations et attestations.
Négliger l'implication des utilisateurs finaux
Un cahier des charges rédigé uniquement par la direction RH ou la DSI risque de passer à côté des besoins terrain. Les managers et collaborateurs sont les premiers utilisateurs du futur outil. Leur expérience quotidienne révèle des irritants et des attentes que les équipes centrales ne perçoivent pas toujours.
Organisez des ateliers de recueil des besoins avec les différentes populations concernées. Leurs retours enrichiront votre analyse et favoriseront l'adoption de la solution choisie.
Sous-estimer les enjeux d'intégration
L'intégration du SIRH avec les systèmes existants génère souvent des difficultés imprévues. Un CDC qui n'aborde pas ce sujet en détail expose le projet à des surcoûts et des retards.
Cartographiez précisément les flux de données entre le futur SIRH et les autres applications. Identifiez les données maîtres et leur source de vérité. Précisez la fréquence et le sens des échanges attendus.
Fixer un budget irréaliste
Un budget déconnecté des prix du marché génère des frustrations pour toutes les parties. Les éditeurs ne peuvent pas répondre sérieusement. Vous perdez du temps à analyser des propositions qui nécessiteront des compromis majeurs.
Avant de finaliser votre enveloppe budgétaire, renseignez-vous sur les ordres de grandeur du marché. Consultez des études comparatives ou sollicitez des devis préliminaires auprès de quelques éditeurs.
Oublier la conduite du changement
Le meilleur SIRH du marché échouera si les utilisateurs ne se l'approprient pas. Un CDC qui n'aborde pas l'accompagnement au changement néglige une dimension essentielle du projet.
Intégrez dans vos exigences les prestations de formation et d'accompagnement. Demandez aux éditeurs de détailler leur méthodologie de déploiement et les ressources mobilisées pour assurer le succès de la mise en place.
Comment impliquer les parties prenantes tout au long du projet ?
La réussite d'un projet SIRH repose sur l'engagement de multiples acteurs. Chacun apporte une expertise et des attentes spécifiques qu'il convient d'intégrer dès la phase de rédaction du cahier des charges.
Quel rôle pour l'équipe projet ?
Constituez une équipe projet pluridisciplinaire dès le lancement de la démarche. Elle portera le projet de bout en bout et garantira la cohérence des décisions.
Le chef de projet doit disposer de temps dédié et d'une légitimité reconnue dans l'organisation pour mener à bien sa mission.
Comment associer les managers et collaborateurs ?
Les utilisateurs finaux doivent être consultés même s'ils ne participent pas activement à la rédaction. Leurs retours d'expérience sur les outils actuels révèlent les véritables points de friction quotidiens.
Organisez des entretiens ou des ateliers de travail par population. Les managers ont des besoins spécifiques en matière de pilotage d'équipe et de suivi des objectifs. Les collaborateurs attendent simplicité et autonomie pour leurs démarches administratives.
Communiquez régulièrement sur l'avancement du projet. Cette transparence prépare le terrain pour la conduite du changement et facilite l'acceptation du nouvel outil.
Quelle place pour la direction générale ?
Le sponsor du projet au niveau direction assure l'alignement stratégique. Il valide les orientations majeures et arbitre les éventuels conflits de priorité. Son implication visible renforce la légitimité du projet auprès de l'ensemble de l'organisation.
Présentez-lui les conclusions de l'état des lieux et les recommandations de l'équipe projet. Sollicitez sa validation sur le périmètre fonctionnel et l'enveloppe budgétaire avant de lancer la consultation.
Un cahier des charges SIRH bien construit pose les fondations d'un projet réussi. Il structure votre réflexion, aligne les parties prenantes et guide les éditeurs vers des propositions pertinentes. Investir du temps dans cette phase amont vous fera gagner en efficacité sur l'ensemble du processus de sélection et de déploiement.
La clé réside dans l'équilibre entre exhaustivité et lisibilité. Un document trop succinct laisse place aux interprétations. Un document trop détaillé décourage les lecteurs et noie l'essentiel. Concentrez-vous sur ce qui fait vraiment la différence pour votre organisation et exprimez-le avec précision. Votre futur SIRH n'en sera que mieux adapté à vos enjeux de digitalisation RH.
FAQ
Combien de temps faut-il pour rédiger un cahier des charges SIRH ?
La durée dépend de la complexité du périmètre et de la disponibilité des parties prenantes. Pour un projet couvrant plusieurs modules, comptez entre quatre et huit semaines. Ce délai inclut l'analyse de l'existant, les ateliers de recueil des besoins, la rédaction et la validation du document. Accélérer excessivement cette phase expose le projet à des oublis ou des imprécisions préjudiciables.
Faut-il faire appel à un consultant externe ?
Un consultant spécialisé apporte un regard neuf et une connaissance du marché des éditeurs. Il structure la démarche et challenge les besoins exprimés. Cette aide est particulièrement utile si vous lancez votre premier projet SIRH ou si vos équipes manquent de disponibilité. Le coût de l'accompagnement est généralement compensé par un meilleur choix de solution et une mise en œuvre plus fluide.
Comment évaluer les réponses des éditeurs ?
Construisez une grille d'évaluation reprenant vos critères de sélection pondérés. Analysez chaque réponse selon cette grille pour obtenir une note globale comparable. Au-delà du scoring, organisez des soutenances pour voir l'outil en situation réelle. Demandez des références clients dans votre secteur d'activité et contactez-les pour recueillir leur retour d'expérience.
Le cahier des charges a-t-il une valeur contractuelle ?
Le CDC en tant que tel n'est pas un contrat. En revanche, il est généralement annexé au contrat signé avec l'éditeur retenu. Les engagements pris dans la réponse au CDC deviennent alors opposables. Veillez à ce que le contrat fasse explicitement référence au cahier des charges et aux fonctionnalités promises.
Comment anticiper les évolutions futures ?
Votre SIRH doit pouvoir évoluer avec votre organisation. Interrogez les éditeurs sur leur feuille de route produit et leur capacité à intégrer de nouveaux modules. Vérifiez que l'architecture technique permet des extensions sans remise en cause majeure. Privilégiez les solutions modulaires qui autorisent un déploiement progressif.
Quelle différence entre SIRH et logiciel de paie ?
Le logiciel de paie se concentre sur le calcul et l'édition des bulletins de salaire. Le SIRH couvre un périmètre plus large incluant la gestion administrative, les entretiens, la formation, les compétences ou le recrutement. Certaines solutions intègrent les deux dimensions tandis que d'autres se spécialisent sur l'un ou l'autre domaine. Votre cahier des charges doit clarifier ce choix architectural.
