Calculer le ROI d’un outil d’entretiens RH vs Excel : méthode et scénario concret

Méthodologie : comment calculer le ROI d’un outil d’entretiens

Un ROI se calcule en mettant en balance :

1. Les coûts totaux (TCO)
   • Coût du logiciel (licences SaaS, support).
   • Temps RH et managers consacré à la mise en place.
   • Maintenance (intégrations, mises à jour).
2. Les gains mesurables
   • Temps gagné grâce à l’automatisation des relances et reporting.
   • Réduction des erreurs liées à Excel (consolidations, doublons).
   • Amélioration du taux de complétion des entretiens.
   • Conformité (évite sanctions liées aux entretiens professionnels obligatoires).
   • Meilleure exploitation des compétences via analytics (impact indirect sur la performance).
     

👉 Formule simple : ROI = (Gains – Coûts) / Coûts

Excel vs outil d’entretiens RH : le comparatif

Les limites d’Excel

• Risque d’erreurs dans les formules et macros.
• Versions multiples, consolidation chronophage.
• Absence de traçabilité et de contrôle d’accès → non-conformité RGPD.
• Faible taux de complétion car le processus repose sur des fichiers partagés manuellement.
  

Les atouts d’un logiciel d’entretiens

• Automatisation : rappels, relances et validations fluides.
• Grilles préconfigurées (annuel, professionnel, fin d’essai, bilan 6 ans).
• Traçabilité et conformité : contrôle d’accès, journalisation, archivage sécurisé.
• Reporting temps réel : taux de complétion, suivi des objectifs, analytics RH.
• Expérience utilisateur : interface intuitive, intégrations Slack/Teams, SSO.
  

👉 Excel peut suffire pour une TPE avec quelques dizaines de collaborateurs. Mais dès 100 salariés, la complexité croît, et le risque d’erreurs comme de non-conformité devient trop élevé.

Scénario chiffré : PME de 250 collaborateurs

Hypothèses

• 1 entretien annuel et 1 entretien professionnel tous les 2 ans.
• Temps moyen par entretien côté RH : 30 minutes pour lancer, relancer et consolider.
• Temps moyen par entretien côté manager : 20 minutes pour suivi et relance.
• Coût horaire moyen RH : 35 € ; manager : 50 €.
• Outil SaaS : 1 ,3€/mois/collaborateur → 3 900 €/an.
  

Avec Excel

• 250 collaborateurs × 1,5 entretien/an = 375 entretiens/an.
• Temps RH : 375 × 0,5 h = 188 h × 35 € = 6 580 €.
• Temps managers : 375 × 0,33 h = 124 h × 50 € = 6 200 €.
• Consolidations, erreurs, retraitements : + 3 000 €.
• Coût total annuel estimé : 15 780 €.
• Faible taux de complétion (~70 %).
  

Avec un logiciel d’entretiens

• Automatisation → temps RH réduit de 70 % : 56 h × 35 € = 1 960 €.
• Relances automatiques → temps managers réduit de 70 % : 37 h × 50 € = 1 850 €.
• Consolidation automatisée → suppression des coûts liés aux erreurs.
• Ajout du coût logiciel : 3 900 €.
• Coût total annuel estimé : 7 710 €.
• Taux de complétion amélioré : ~95 %.
  

Calcul ROI

• Gains en productivité RH et managers : 8 970 €.
• Coût supplémentaire lié au logiciel : 3 900€.
• ROI direct à court terme : 8 070 €.

Modèle de calcul à télécharger

Pour construire votre propre business case, téléchargez notre modèle Excel de calcul ROI. Vous pourrez y renseigner :

• Le nombre d’entretiens à gérer.
• Le temps moyen RH et managers.
• Le coût horaire moyen.
• Le prix du logiciel.
• Les hypothèses de taux de complétion.
  

Conclusion

Le ROI d’un outil d’entretiens ne se résume pas à une simple équation. Il combine productivité, conformité et qualité de pilotage RH. Excel peut convenir pour une petite structure, mais dès que l’effectif grandit, un logiciel spécialisé s’impose pour éviter erreurs, surcharges et risques réglementaires.

👉 Téléchargez le modèle de calcul ROI et testez le logiciel d’entretiens annuels de Zola pour simuler vos gains en conditions réelles.