4NRJ est une entreprise basée à dans lé région de Blois spécialisée dans le développement de solutions innovantes pour les infrastructures ferroviaires. Le cœur de leurs missions ? Concevoir de A à Z des solutions : outils pour la maintenance des caténaires, la signalisation, les voies ferrées…
Lorsque 4NRJ s’est adressé à nous, la problématique centrale qui les préoccupait était celle de la mise en conformité des entretiens et de leurs compte-rendus.
Avec un personnel qui, du fait de leur métier essentiellement sur le terrain, n’était pas acculturé aux outils digitaux, il s’agissait avant tout de proposer un outil efficace et intuitif qui permette d’assurer la conformité réglementaire tout en fournissant une expérience agréable et facile à chaque utilisateur.
L’exercice des entretiens s’inscrit en effet dans un cadre réglementaire qu’il s’agit de ne pas négliger. Préparer des entretiens ne s’improvise pas, et il s’agit de répondre à un certain nombre de règles.
Etre en conformité règlementaire n’est pas forcément si aisé. Préparer des trames d’entretien et des compte-rendu conformes est chronophage. Il s’agit de s’informer sur les réglementations, leurs détails et leurs évolutions.
Notre proposition ? Soulager 4NRJ de ce travail en lui proposant des trames d’entretiens prêtes à l'emploi et un compte-rendu automatiquement préparé à l’issue de chaque entretien.
Zola a mis à disposition de 4NRJ toute sa bibliothèque de trames d’entretiens, préparés avec soin en s’inspirant des templates des plus grandes entreprises. Un catalogue de fiches d’évaluations qui a pu grandement soulager 4NRJ en lui épargnant un travail laborieux et en lui permettant d’envisager sereinement les entretiens ! Il en va de même pour les compte-rendus : il s’agissait d’ôter à 4NRJ une inquiétude centrale : celle de la conformité réglementaire
Autre impératif spécifique à 4NRJ, celui de proposer à ses collaborateurs un outil simple d’utilisation. N’étant pas habitués à l’utilisation d’outils digitaux, leur fournir un logiciel simple était primordial. Il s’agissait aussi de ne pas les rebuter de l’exercice de l’entretien, et de ne pas leur ajouter un fardeau supplémentaire en leur proposant d’utiliser notre solution.
C’est pourquoi la team Zola a travaillé : sa misison ? Proposer la solution la plus intuitive possible.
Du côté de la dirigeante, il lui a suffi d’utiliser l’outil de planification intégré pour organiser sa campagne : les invitations ont pu être automatiquement envoyées via Microsoft. Quant à la préparation des templates, elle n’a eu qu’à utiliser l’un des nombreux modèles prêts à l’emploi proposés par Zola !
Du côté des collaborateurs, rien de plus simple que de compléter la fiche d’évaluation au moment de la réception de la notification. Un travail qui a même pu se faire sur téléphone pour faciliter la vie des collaborateurs.
Les retours sont très positifs ! Il a suffi d’une heure pour la dirigeante pour prendre l’outil en main. Elle a pu rapidement lancer sa campagne et obtenir un taux de complétion de 100% en deux semaines ! Un succès et une vraie satisfaction pour la dirigeante, assurée désormais d’être en règle !
Un succès auprès des collaborateurs également qui se sont rapidement adaptés à l’outil et ont pu préparer et suivre facilement et rapidement les campagnes d’entretiens.
