Fondation Mallet : 2 à 3 mois de travail gagnés en digitalisant la gestion des talents sur 10 établissements médico-sociaux

Présentation du client

La Fondation Mallet est un acteur du secteur médico-social qui gère 10 établissements et emploie entre 500 et 1 000 collaborateurs. Sa population est essentiellement terrain : des professionnels du soin et de l’accompagnement, pas toujours familiers avec les outils digitaux. Un contexte qui impose une exigence particulière en matière d’ergonomie et de simplicité d’usage.

Contexte & enjeux avant Zola

Avant l’arrivée de Zola, la gestion des talents chez Fondation Mallet reposait sur du papier et des fichiers Excel. Le constat dressé par Fadila Crater, DRH :

• Aucun outil structuré pour gérer les entretiens : chaque établissement fonctionnait avec ses propres supports, sans harmonisation ni centralisation.
• Un nombre considérable de types d’entretiens à gérer : onboarding, intégration, crossboarding, retour d’absence, début et fin de mandat, professionnel, annuel, rapport d’étonnement, entretien de sortie — le tout sur papier.
• Aucun archivage fiable ni suivi du taux de réalisation : impossible de piloter les campagnes ou de produire des indicateurs.
• Les salariés n’avaient pas d’espace pour préparer ou s’exprimer avant leurs entretiens.
• La formation était gérée sans process structuré, sans équité dans le traitement des demandes.

Pourquoi ils ont choisi Zola

Trois critères ont fait la différence dans le choix de Zola :

• L’ergonomie et l’expérience utilisateur : un outil accessible à une population terrain, avec une interface que Fadila décrit comme « agréable et facile d’accès ». Un point non négociable pour embarquer des professionnels du médico-social.
• L’accompagnement humain : une équipe réactive, des sessions de déploiement filmées, des synthèses claires après chaque réunion, une logique de to-do qui donne le sentiment d’avancement.
• La couverture fonctionnelle complète : un seul outil capable de couvrir l’intégralité des types d’entretiens du médico-social, de l’onboarding à l’entretien de sortie, en passant par le crossboarding et les mandats.

« Un bel outil, qui évolue, qui grandit et qui écoute ses clients. »

— Fadila Crater, DRH, Fondation Mallet

Déploiement & accompagnement

Le déploiement s’est fait dans un timing serré, avec une intensité assumée par les deux parties. L’accompagnement de proximité de Zola a permis de tenir le rythme.

1. Cadrage et sessions filmées

Les réunions de cadrage ont été filmées pour permettre à l’équipe RH de revenir sur les échanges à tout moment. Chaque session était suivie d’une synthèse claire et d’une liste de tâches, donnant un sentiment concret d’avancement.

2. Paramétrage de l’ensemble des entretiens

9 types d’entretiens ont été paramétrés dans Zola : onboarding, intégration, crossboarding, retour d’absence, début de mandat, fin de mandat, professionnel, annuel, rapport d’étonnement, entretien de sortie. Chacun avec ses spécificités métier.

3. Déploiement de la formation

Mise en place du catalogue de formations et du système de campagnes de recueil des besoins, garantissant l’équité dans le traitement des demandes sur les 10 établissements.

4. Prise en main par les managers

La prise en main par les managers a été validée : l’interface intuitive et la vue Kanban dédiée aux managers ont facilité l’adoption, même pour des profils terrain peu habitués au digital.

Usage et adoption

L’adoption a été portée par la simplicité de l’interface et la valeur perçue immédiatement par chaque partie prenante :

• Côté salariés : la transparence. Ils peuvent désormais préparer leurs entretiens, s’exprimer, et savoir que leurs mots sont directement portés à la direction RH.
• Côté managers : la vue Kanban leur donne une visibilité immédiate sur les entretiens à réaliser, en cours et terminés.
• Côté directeurs d’établissement : une vue en temps réel sur les campagnes en cours et les entretiens à gérer, sans avoir à relancer ou à compiler des fichiers.
• Côté RH : un produit évolutif, pas figé, qui continue à s’améliorer. L’accès à l’historique et la centralisation de toutes les données sont particulièrement appréciés.
• Les retours des équipes sont très positifs : l’accès à l’historique et la centralisation ont été les premiers éléments soulignés.

Résultats & impacts concrets

• 2 à 3 mois de travail gagnés côté RH en digitalisant 9 types d’entretiens auparavant gérés sur papier et Excel.
• +50 % de gain de temps pour les managers sur la préparation des entretiens.
• Suivi en temps réel du taux de réalisation des campagnes — un pilotage qui n’existait tout simplement pas avant.
• Archivage centralisé et historique accessible : fini les fichiers perdus entre établissements.
• Transparence salariée : les collaborateurs préparent leurs entretiens et leurs mots remontent directement à la DRH.
• Équité formation : un système de campagne qui traite toutes les demandes de la même manière, quel que soit l’établissement.
• 9 types d’entretiens digitalisés sur un seul outil, couvrant l’intégralité du parcours collaborateur.

Citations client clés

« Un bel outil, qui évolue, qui grandit et qui écoute ses clients. »

— Fadila Crater, DRH, Fondation Mallet

« Ce sont les mots des salariés qui sont portés à la direction RH. C’est ça, la transparence. »

— Fadila Crater, DRH, Fondation Mallet

« Ce qui me manquerait le plus si Zola n’existait plus ? L’interface ergonomique et fluide. L’écoute et l’évolution du produit. »

— Fadila Crater, DRH, Fondation Mallet

Pourquoi ils recommandent Zola

La Fondation Mallet illustre un cas d’usage particulièrement parlant : celui du secteur médico-social, avec une population terrain, des établissements multiples et des obligations réglementaires fortes en matière d’entretiens. Zola a permis de passer d’un fonctionnement papier/Excel à un pilotage structuré sur un seul outil, avec un gain de temps massif : 2 à 3 mois de travail RH économisés et +50 % de gain de temps managers sur la préparation.

Mais au-delà de l’efficacité, c’est la transparence qui a transformé la relation entre les salariés et la DRH : pour la première fois, les collaborateurs terrain ont un espace pour préparer, s’exprimer, et savoir que leurs mots sont portés directement. Dans le médico-social, où l’engagement et la fidélisation sont des enjeux critiques, c’est un levier puissant.