Présentation du client
La Fondation Mallet est un acteur du secteur médico-social et sanitaires qui gère 11 établissements et emploie près de 500 collaborateurs. Sa population est essentiellement terrain : des professionnels du soin et de l’accompagnement.
Contexte & enjeux avant Zola
Avant l’arrivée de Zola, la gestion des talents à la Fondation Mallet reposait sur du papier et des fichiers Excel. Le constat dressé par Fadila Crater, DRH :
- Aucun outil structuré pour gérer les entretiens : chaque établissement fonctionnait avec ses propres supports de pilotage, sans harmonisation ni centralisation.
- Un nombre considérable de types d’entretiens à gérer sur papier : entretien professionnel, annuel, forfait jour avec une nécessité de gérer de nouvelles formes d'entretiens (onboarding, intégration, crossboarding, retour d'absence, début et fin de mandat) rapport d’étonnement, entretien d'offboarding.
- Les salariés n’avaient pas d’espace pour préparer ou s’exprimer avant leurs entretiens.
- La formation était gérée sans outil structuré.
Pourquoi ils ont choisi Zola?
Trois critères ont fait la différence dans le choix de Zola :
- L’ergonomie et l’expérience utilisateur : un outil accessible à des professionnels de terrain, avec une interface que Fadila décrit comme « agréable et facile d’accès ». Un point non négociable pour embarquer des professionnels du médico-social.
- L’accompagnement humain : une équipe réactive, des sessions de formation des équipes RH filmées, des synthèses claires après chaque réunion, une logique de to-do qui donne le sentiment d’avancement.
- La couverture fonctionnelle complète : un outil capable de couvrir le parcours du collaborateur avec différentes formes d'entretiens : de l’onboarding à l’entretien de sortie, en passant par le crossboarding et le suivi des mandats.
"Un bel outil, qui évolue selon les besoins des clients."
— Fadila Crater, DRH, Fondation Mallet
Déploiement & accompagnement
Le déploiement s’est fait dans un timing serré, avec une intensité assumée par les deux parties. L’accompagnement de proximité de Zola a permis de tenir le rythme.
1. Cadrage et sessions filmées
Les réunions de cadrage ont été enregistrées afin de garantir à l'équipe RH un accès continu aux échanges. Chaque session était suivie d’une synthèse claire et d’une liste de tâches, donnant un sentiment concret d’avancement.
2. Paramétrage de l’ensemble des entretiens
9 types d’entretiens ont été paramétrés dans Zola : onboarding, intégration, crossboarding, retour d’absence, début de mandat, fin de mandat, professionnel, annuel, rapport d’étonnement, entretien de sortie.
3. Déploiement de la formation
Mise en place du catalogue de formations et du système de campagnes de recueil des besoins, garantissant une harmonisation dans le traitement des demandes sur les 11 établissements.
4. Prise en main par les managers
La prise en main par les managers a été validée : l’interface intuitive et la vue Kanban dédiée aux managers ont facilité l’adoption.
Usage et adoption
L’adoption a été portée par la simplicité de l’interface et la valeur perçue immédiatement par chaque partie prenante :
- Côté salariés : la transparence. Ils peuvent désormais préparer leurs entretiens et avoir accès aux entretiens précédemment réalisés.
- Côté managers : la vue Kanban leur donne une visibilité immédiate sur les entretiens à réaliser, en cours et terminés.
- Côté directeurs de pôle : une vue en temps réel sur les campagnes en cours et les entretiens à gérer, sans avoir à relancer ou à compiler des fichiers.
- Côté RH : un produit évolutif, non figé, qui continue à s’améliorer. L’accès à l’historique et la centralisation de toutes les données sont particulièrement appréciés.
- Les retours des équipes sont très positifs : l’accès à l’historique et la centralisation ont été les premiers éléments soulignés.
Résultats & impacts concrets estimés
- 2 mois de travail gagnés côté RH en digitalisant 9 types d’entretiens dont une partie était gérée sur papier et Excel.
- +50 % de gain de temps pour les managers sur la préparation des entretiens.
- Suivi en temps réel du taux de réalisation des campagnes — un pilotage qui n’existait tout simplement pas avant.
- Archivage centralisé et historique accessible.
- Harmonisation des demandes de formation : un système de campagne centralisé et harmonisé pour tous les établissements.
- 9 types d’entretiens digitalisés sur un seul outil, couvrant l’intégralité du parcours collaborateur.
Citations client clés
"Un bel outil, qui évolue selon les besoins des clients."
— Fadila Crater, DRH, Fondation Mallet
"Une interface ergonomique et fluide. L'écoule et l'évolution du produit."
— Fadila Crater, DRH, Fondation Mallet
Pourquoi ils recommandent Zola
La Fondation Mallet illustre un cas d’usage particulièrement parlant : celui du secteur médico-social et sanitaire, avec une population terrain, des établissements multiples et un besoin fort de piloter différentes typologies d'entretiens. Zola a permis de passer d’un fonctionnement papier/Excel à un pilotage structuré sur un seul outil, avec un gain de temps estimé : 2 mois de travail RH économisés et +50 % de gain de temps managers sur la préparation.
Pour digitaliser sa gestion des talents sur 11 établissements médico-sociaux, la Fondation Mallet s’appuie sur deux modules clés de la plateforme Zola :
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