La GPEC, également appelée gestion prévisionnelle des emplois et des compétences, est un outil de stratégie et de développement RH pour l’entreprise. 

La GPEC permet de prévoir et anticiper l’ensemble des modifications, changements et problématiques futures susceptibles d’avoir un impact sur l’entreprise, telles que des évolutions internes ou externes.

L’objectif de la GPEC est de prévoir grâce à plusieurs outils, une adaptation des compétences, des emplois et des effectifs, face à ces évolutions.

‍Bon à savoir : Il est obligatoire pour les entreprises de plus de 300 salariés et les entreprises communautaires d’au moins 150 salariés, de négocier sur la GPEC au moins tous les 3 ans avec les partenaires sociaux.

Quels sont les outils de la GPEC 

Avant de mettre en place une politique de GPEC, il est indispensable de faire un état des lieux de la situation actuelle de l’entreprise. 

Il est nécessaire de connaître la structure de votre entreprise, les compétences présentes par vos collaborateurs, et les besoins à court et moyen terme. 

Pour cela, vous devez vous munir et analyser plusieurs outils de la GPEC, et vous servir de cette base pour développer votre gestion prévisionnelle des emplois et des compétences. Parmi les outils de la GPEC, voici les principaux :

L’organigramme de l’entreprise

Il est important de disposer et de vous servir d’une représentation visuelle de la répartition de vos collaborateurs et des différents services de l’entreprise.

Cet outil de la GPEC permet de visualiser de manière simple et rapide l’ensemble des liens hiérarchiques entre les services et les différents métiers.

C’est également un outil indispensable pour identifier les compétences actuelles et les compétences à acquérir au sein de l’organisation.

Les fiches de postes

La fiche de poste est un outil indispensable de la GPEC qui permet de clarifier les rôles de tous les collaborateurs de l’entreprise. 

Dans ce contexte, la fiche de poste comprend plusieurs éléments clés : 

• La définition de la fonction
• La liste des missions 
• L’ensemble des responsabilités
• La liste des compétences et des aptitudes attendues sur le poste
• Le contexte de la fonction, la hiérarchie.

Le référentiel de compétences

Le référentiel de compétences constitue un inventaire des différentes compétences que requièrent les métiers de l’entreprise. 

Il s’agit d’un outil GPEC essentiel pour décliner les compétences des différentes familles de métiers de l’organisation.

La cartographie des compétences

Pour la gestion prévisionnelle des emplois et des compétences, la cartographie des compétences permet de détailler et définir les compétences clés qui sont utiles à chaque poste présent dans l’entreprise.

Cela vous permettra de savoir quelles compétences chaque salarié à besoin d’acquérir.

L’entretien professionnel

L’entretien professionnel est un entretien qui permet de faire le point tous les deux ans et d’échanger avec le collaborateur sur son évolution professionnelle, ses besoins et ses aspirations.

Dans le cadre de la GPEC, pour pouvoir proposer des formations et un plan d’actions adéquat à vos collaborateurs lors de l’entretien professionnel, il faut tout d’abord identifier l’ensemble des évolutions possibles au sein de l’entreprise : 

• Opportunités de mobilité interne
• Évolution de poste
• Formation…

Ces propositions doivent correspondre aux besoins du collaborateur, mais elles doivent également être alignées avec les besoins organisationnels de l’entreprise.

L’entretien annuel d’évaluation

L’entretien annuel est un levier indispensable pour votre démarche de gestion prévisionnelle des emplois et des compétences. En effet, cet outil de la GPEC permet de vérifier l’adéquation des compétences des salariés avec celles présentes sur leur fiche de poste. 

Cet outil de la GPEC est un moyen de suivre : 

• L’évolution des compétences de chaque salarié
• Les forces et les faiblesses 
• Les axes de progrès
• Faire le point sur les résultats et l’atteinte des objectifs
• Définir de nouveaux objectifs…

Ces informations sont indispensables pour la gestion des compétences, qui fait entièrement partie d’une démarche de GPEC. 

La formation

La formation est un des outils principaux de la GPEC.

En effet, la politique de formation d’une entreprise est établie par le plan de développement des compétences, et permet de : 

• Optimiser et améliorer les performances et les compétences des salariés
• Préparer les salariés et l’entreprise aux évolutions professionnelles
• Adapter les emplois et les compétences
• Anticiper les changements auxquels l’entreprise peut être confrontée…