Zoo de Beauval, ou comment sécuriser et structurer sa transformation SIRH

Présentation du client

Le Zoo de Beauval a engagé un projet de transformation de sa gestion des talents avec Zola. Les équipes RH et SIRH cherchaient à structurer leurs pratiques, sécuriser leurs processus et mieux accompagner les différentes populations terrain grâce à un outil unique et évolutif.

Contexte & enjeux avant Zola

Avant Zola, plusieurs enjeux ressortent côté RH et SIRH :

• Sécuriser le projet dès le démarrage : la phase de contractualisation a été vécue comme un changement de mode de fonctionnement, parfois plus exigeant, mais finalement bénéfique pour poser un cadre clair et sécurisé.
• Structurer la démarche par étapes : besoin d’une approche méthodique, avec des temps d’analyse par module, de la traçabilité et des supports pour documenter le projet.
• Gagner en autonomie : l’équipe souhaitait à terme comprendre le fonctionnement de l’outil et être capable de le paramétrer elle-même.
• Réussir la conduite du changement : il fallait embarquer les RH, les managers et les populations terrain grâce à des supports adaptés (formation, affiches, vidéos…).
• Sécuriser les interfaces et la reprise de données : SSO, choix techniques (SFTP vs API), imports de données… autant de sujets sensibles à traiter finement.

L’équipe RH ne cherchait pas seulement un logiciel, mais un partenaire capable d’apporter méthode, écoute et réactivité sur l’ensemble du projet.

Pourquoi ils ont choisi Zola

Plusieurs éléments ont fait la différence :

• Une équipe projet très impliquée : une cheffe de projet qui connaît parfaitement son produit et anime des ateliers thématisés par module, avec un outil de suivi dédié pour garder une bonne traçabilité (ex. suivi dans Notion, cahier d’analyse à documenter).
• Une vraie écoute : même sur les sujets complexes (interfaces, choix SFTP vs API, SSO), Zola ne se contente pas de proposer une solution « standard », mais écoute les contraintes internes et ajuste les recommandations.
• Une forte réactivité : considérée comme une des « grosses forces de Zola », avec une disponibilité très forte des équipes tout au long du projet.
• Une solution qui évolue vite et qui écoute ses clients, confirmant la pertinence du choix dans la durée.

Déploiement & accompagnement

Le déploiement a été structuré en plusieurs grandes étapes :

1. Contractualisation

Beaucoup d’attentes sur cette phase, avec un contrat perçu comme « light » au départ, mais retravaillé ensemble. Ce nouveau mode de fonctionnement a ajouté de la charge au début, tout en sécurisant fortement le projet et les engagements réciproques.

2. Analyse & ateliers

Des ateliers thématisés par module, très appréciés, ont permis d’entrer dans le détail des besoins. L’équipe projet a salué la connaissance produit de la cheffe de projet. Des outils de suivi (comme un espace de pilotage dédié et un cahier d’analyse à compléter) ont permis de garder une vision claire de l’avancement.

3. Paramétrage

Les équipes ont d’abord été formées au fonctionnement de l’outil, puis invitées à le paramétrer elles-mêmes, étape par étape. Une façon de sécuriser leur autonomie sur le long terme, en particulier pour l’équipe SIRH.

4. Recette

La phase de recette a mis en lumière un besoin : disposer d’une méthodologie plus cadrée pour les clients. Zola a répondu en proposant un cahier de recette et en créant des supports dédiés, afin de structurer les tests et la validation.

5. Conduite du changement

• Formations en présentiel pour les RH, très appréciées (« rencontrer Marine et Anne-Isabelle c’était trop bien »).
• Trames de formation et supports standard, cohérents avec le fonctionnement de l’entreprise.
• Actions ciblées pour les populations terrain : affiches, vidéos et supports adaptés.

6. Support & pilotage

• Un centre d’aide qui a servi de base pour créer des modes opératoires internes.
• Des comités de pilotage réguliers (COPIL) pour structurer le projet, partager des retours précis et ajuster le déploiement.

7. Interfaces & reprise de données

Les interfaces ont demandé beaucoup d’échanges au démarrage (SSO, choix SFTP vs API), mais les équipes Zola ont su trouver des solutions adaptées. La reprise de données – conséquente – a été réalisée en deux vagues, avec des ateliers de bonnes pratiques et un support très réactif pour corriger rapidement les quelques anomalies détectées.

Usage et adoption

Le projet est considéré en interne comme un succès, avec un taux d’adoption proche de 100 % dès décembre.

Les retours des utilisateurs convergent :

• un outil fluide,
• accessible,
• très simple d’utilisation.

Les points de friction remontés ont été partagés et pris en compte, renforçant la confiance dans la démarche. L’équipe se dit également très contente dès qu’il y a des nouveautés, car elles correspondent à ses besoins.

Résultats & impacts concrets

Depuis la mise en place de Zola :

• Adoption quasi totale de l’outil par les populations concernées.
• Fluidification des usages RH grâce à une interface simple et claire.
• Sécurisation du SIRH sur des sujets critiques : interfaces, SSO, reprise de données.
• Montée en autonomie des équipes RH et SIRH sur le paramétrage.
• Conduite du changement structurée, avec des formations, supports et communications adaptés aux RH et aux populations terrain.
• Amélioration continue de la solution, qui évolue vite et dans le sens des besoins exprimés, confirmant la pertinence du choix initial.

Citation client clé

« Le projet est considéré comme un succès car le taux d’adoption est de presque 100% en décembre. Très bons retours sur l’outil, fluide, accessible et très simple d’utilisation. »

« L’outil évolue assez vite. Qui écoute ses clients. Cette dynamique d’amélioration continue confirme la pertinence du choix de la solution. »

Pourquoi ils recommandent Zola

Le Zoo de Beauval met en avant :

• la réactivité forte et la très grande disponibilité des équipes Zola,
• un accompagnement structuré de bout en bout (contrat, analyse, paramétrage, interfaces, reprise de données, change management),
• une solution qui écoute ses clients et évolue rapidement en fonction de leurs besoins.

Plus qu’un outil, Zola est perçu comme un partenaire SIRH qui sécurise le projet, accompagne les équipes et s’inscrit dans la durée.

Pour sécuriser sa transformation SIRH et structurer sa gestion des talents, le Zoo de Beauval s’appuie sur les modules clés de la plateforme Zola :

• Notre solution d’entretien annuel : structuration des campagnes et accompagnement des populations terrain.
• Notre logiciel TMS : pilotage de la formation au service de la montée en autonomie des équipes.
• Notre logiciel GPEC : gestion structurée des compétences et des parcours collaborateurs.