DBF, ou comment uniformiser son système de gestion des talents, dans un réseau d’agences décentralisé

Conseil
Plus de 200
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Julie Boloix
Responsable RH @DBF Audit
Les objectifs
  • Faciliter le traitement des demandes de formation
  • Se débarrasser d'un tableau excel source d'erreur
  • Etoffer l'offre de formation de DBF
Les résultats
  • Les demandes sont traités 8 fois plus rapidement
  • Le nombre de problèmes de traitement des demandes est à 0
  • Plus de 20 formations créé et diffusés en 1 mois

Qu’est-ce que DBF Audit ?

DBF est un cabinet d’experts comptables et commissaires aux comptes. Malgré une sensibilité particulière pour l’entrepreneuriat, DBF audit concerne tous les types d’entreprises et leur apporte son expertise en fonction de leur besoin

La problématique de DBF Audit

La première difficulté à laquelle s’est heurtée l’équipe RH de DBF Audit est la difficulté à centraliser et traiter efficacement les demandes de formation. Les excels, quoique pratiques, atteignent vite leurs limites quand les demandes se précisent et se multiplient. Surtout quand on gère un périmètre de +250 salariés… Celles-ci ont tendance à se perdre, et bien trop souvent le collaborateur reste sans nouvelles du suivi de sa demande.

Une situation frustrante tant pour le collaborateur que pour l’entreprise qui perd en efficacité sur la montée en compétence de ses salariés et donc de ses équipes. 

Alors que l’importance de la formation en entreprise ne cesse de s’accroître, trouver des solutions pour fluidifier le processus de mise en place des actions de formation devenait essentiel.

En parallèle, DBF Audit voulait faciliter les processus de formation en interne. DBF mettait notamment l’accent sur une problématique : la formation des managers. Ils désiraient construire un track manager unifié, uniformisé, et appliqué à l’ensemble des managers du groupe, quel que soit leur agence.

La question était en effet d’autant plus complexe que DBF s’organise autour de plusieurs agences au sein d’un réseau décentralisé. Un fonctionnement qui rend bien plus difficile l’uniformisation de la formation de tous les collaborateurs. DBF était donc dans la nécessité de trouver une solution pour synchroniser et moderniser la formation dans l’ensemble de ses agences.

Notre solution

Conscients des spécificités de DBF Audit, nous avons proposé à l’entreprise notre brique formation. L’objectif : fournir une plateforme commune à toutes les agences pour y diffuser de façon uniforme les connaissances et les process.

Une seule et unique plateforme pour diffuser les formations

Zola, c’est un logiciel qui a permis à chacun des collaborateurs de DBF Audit de se connecter sur une même plateforme pour accéder à un même contenu. 

Il a ainsi été possible de proposer à tous les managers un parcours de formation unique et uniformisé. Un vrai gain en cohérence et en efficacité pour l’entreprise ! L’ensemble des managers de DBF ont ainsi pu être formés selon les mêmes méthodes, et accéder aux mêmes contenus

Grâce à Zola, il suffit de quelques clics pour diffuser un parcours de formation auprès de tous les collaborateurs. Il en va de même pour les contenus et les ressources : n’importe quel membre de DBF peut désormais partager un contenu qui lui semble pertinent et le mettre à disposition de tous les membres de l’entreprise. Zola a donc aussi permis à DBF de diffuser entre ses différentes agences des ressources et des process, uniformisant ainsi les méthodes et les connaissances.

Un suivi efficace de la formation

Zola a permis de mettre en place un suivi beaucoup plus efficace des demandes de formations et de la complétion de celles-ci. 

Quand un utilisateur souhaite suivre une formation, qu’elle soit interne ou externe, il lui suffit de se connecter à Zola et d’envoyer une demande. Il a alors accès au statut de sa demande. Si celle-ci est refusée, il en est aussitôt notifié et reçoit la justification. Si au contraire elle est acceptée, il a facilement accès à toutes les informations et à tous les documents nécessaires.

Du côté administrateur, les responsables de DBF peuvent désormais piloter facilement le budget formation de leur entreprise ou de leur équipe. Une fois une formation lancée, il leur est également possible de suivre l’avancement de la formation puis, à l’issue de celle-ci, de retrouver facilement les traces et documents nécessaires.

Une solution efficace pour l’entreprise et bien plus valorisante pour le collaborateur.

Des formations créées en interne

Zola a permis à DBF de concevoir en interne des parcours de formation. Créer des ressources, quel que soit leur format, mettre en place des quizzs d’évaluation, construire des parcours complets, voilà un aperçu de ce que Zola a pu proposer à DBF Audit.

Et une fois le parcours de formation et son évaluation mis au point, le manager , les responsables RH peuvent suivre leur niveau de complétion. Des possibilités nouvelles qui ont permis à DBF de proposer des formations sur-mesure vraiment adaptées à leur besoin, et ce suivant des formats plus modernes.

Le tout en donnant bien plus d’autonomie au collaborateur sur sa gestion du temps et de sa formation !, 

Comment se passe la collaboration ?

Le lancement semble s’être très bien passé et les retours sont bons ! DBF a pu adopter une nouvelle approche de la formation et unifier ses programmes. 

Le catalogue de ressources, alimenté par l’ensemble des collaborateurs, a aussi permis de diffuser au sein des différentes agences des savoirs et des process.

Un immense gain de temps et d’efficacité pour DBF qui a pu se synchroniser et s’uniformiser sur les questions de formations malgré son organisation décentralisée.

L’occasion aussi de moderniser les supports et de les enrichir en permettant à tous les experts d’y participer. 

La prochaine étape ? L’installation de la brique entretien et compétence qui permettra de faciliter les rituels et de perfectionner encore la gestion des talents de DBF !