Centralisez, automatisez et suivez toutes vos actions de formation avec le TMS Zola : demandes, validations paramétrables, convocations, émargements et budget en temps réel, dans un seul outil connecté à vos entretiens.
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Vous gardez vos organismes, tarifs négociés et contenus internes : la solution rend votre offre visible au bon moment pour les collaborateurs.
Le recueil des besoins ne passe plus par des fichiers dispersés : les demandes arrivent dans l'outil, suivent leur circuit de validation et alimentent le plan.
La gestion des sessions et inscriptions se fait au même endroit : dates, formateurs, lieux, places, convocations et rappels automatiques.
Le budget formation se pilote en continu, pas au bilan annuel. Zola rapproche prévisionnel, engagé et consommé, avec trace de chaque dépense.
Zola est certifié ISO 27001
Comptes-rendus d'entretiens, évaluations de compétences, souhaits de mobilité : vos données sont sensibles. Nous les protégeons avec des standards de niveau entreprise et une conformité totale au RGPD.
Digitalisez vos campagnes d'entretiens annuels et professionnels
Créez des formations e-learning et blended learning
Créez et pilotez des campagnes de revue du personnel (people review)
Un logiciel TMS (Training Management System) est le logiciel de gestion de la formation en entreprise. Il structure tout le processus, du recueil des besoins au bilan : demandes des collaborateurs, arbitrage du plan de formation, organisation des sessions, convocations, émargements, budget et conformité réglementaire. C'est la colonne vertébrale administrative de la formation professionnelle, celle qui remplace les fichiers Excel dispersés et les relances par mail.
Le TMS organise la formation : demandes, plan de formation, sessions, budget, conformité. Le LMS (Learning Management System) gère la création et la diffusion des contenus e-learning, et suit les apprenants dans leurs parcours d'apprentissage. Même logique face à un LXP, centré sur l'expérience d'apprentissage : lui diffuse et recommande, le TMS pilote. Pour bien choisir, partez de votre douleur première : l'organisation (TMS) ou les contenus (LMS). Zola édite les deux modules, connectés entre eux, sans double saisie.
Un logiciel de gestion de la formation automatise les tâches administratives répétitives et remplace les fichiers Excel et les relances par mail. Concrètement : demandes centralisées, automatisation des circuits de validation et des convocations, sessions organisées sans travail manuel, budget suivi en temps réel, reporting réglementaire en quelques clics. Le retour sur investissement est triple : financier (maîtrise des budgets), opérationnel (gain de temps) et stratégique (pilotage des compétences).
Quatre briques : le catalogue de formation (interne et organismes externes, segmenté par métier et par compétence), la gestion du plan (recueil des demandes, circuits de validation paramétrables, arbitrage), les sessions (planification, gestion des inscriptions, convocations, émargements, questionnaires à chaud et à froid) et le pilotage budgétaire et administratif (engagé contre prévisionnel, devis, conventions, factures, tableaux de bord).
Toutes les demandes arrivent dans un espace unique : déposées par le collaborateur depuis le catalogue ou exprimées en entretien, sans ressaisie. Elles suivent ensuite un circuit de validation paramétrable (collaborateur, manager, direction, RH) avec une traçabilité complète. Managers et RH valident, refusent ou priorisent avec l'enveloppe et les priorités sous les yeux.
Parce que c'est là que l'arbitrage change de nature. Chez Zola, le module formation est branché nativement sur les entretiens et sur le référentiel de compétences : un souhait exprimé en entretien annuel devient un besoin qualifié, le besoin passe son circuit de validation, la formation réalisée met à jour les compétences du collaborateur, et cette preuve resurgit à l'entretien suivant. Cette boucle complète, aucun pur player de la formation ne la reconstitue sans ajouter deux logiciels.
Chaque dépense (session, organisme, participant) est reliée à une action du plan de formation. L'outil compare en continu le prévisionnel, l'engagé et le consommé, par service, par site ou par période. Les tableaux de bord donnent aux RH et à la direction une vision en temps réel, et les rapports réglementaires se génèrent automatiquement.
Oui. Le TMS Zola conserve l'historique complet des actions de formation, la traçabilité des heures et les documents associés (conventions, émargements, attestations), et génère les bilans et rapports attendus par la direction et le CSE. En cas de contrôle, les justificatifs sont rattachés à chaque action : la préparation ne se fait plus en urgence.
Zola s'adresse d'abord aux ETI et aux grands groupes, typiquement à partir de plusieurs centaines de salariés : des organisations multi-sites, avec un service formation structuré et un volume de sessions élevé. Pour un responsable formation, le changement est concret : les demandes ne se perdent plus entre les services, l'arbitrage s'appuie sur des priorités alignées sur les objectifs de l'entreprise, et les indicateurs (taux de réalisation, coût moyen, accès à la formation) se lisent en continu.
La mise en place se compte en semaines : cadrage, paramétrage des circuits de validation, import de votre catalogue existant et de l'historique de formation, puis formation des équipes RH et des utilisateurs pour une adoption fluide. Zola ne remplace pas votre SIRH : il s'y connecte, avec vos agendas et vos annuaires, pour éviter la double saisie. Un interlocuteur dédié accompagne chaque étape.
Le coût dépend du nombre de salariés, des modules activés et du niveau d'accompagnement. Comme la plupart des éditeurs, Zola établit un devis sur mesure : le plus simple est une démo de 30 minutes suivie d'une proposition adaptée. Le bon calcul se fait face au coût actuel de la gestion manuelle : temps de reconsolidation, relances, risques de non-conformité.
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